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Stilvoll geschäftliche Anrufe annehmen

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Von Astrid Engel,

Bei Geschäfts-Telefonaten will der Anrufer sicher sein, bei der richtigen Firma gelandet zu sein. Nennen Sie also zuerst den Firmennamen, dann eventuell die Abteilung und erst zum Schluss Ihren eigenen Namen.

Bei Geschäfts-Telefonaten will der Anrufer sicher sein, bei der richtigen Firma gelandet zu sein. Nennen Sie also zuerst den Firmennamen, dann eventuell die Abteilung und erst zum Schluss Ihren eigenen Namen.
Jeder kennt Meldungen wie diese: "Guten Tag, Firma Mustermann, Abteilung Muster, Sie sprechen mit Gabriele Musterfrau. Was kann ich für Sie tun?"
Diese Meldung ist ohne Frage sehr höflich. Allerdings klingt sie so abgedroschen, dass Ihnen Anrufer Ihre Freundlichkeit häufig nicht ganz abnehmen.
Wollen Sie eine solche Formulierung verwenden wenn Sie Anrufe annehmen, sollten Sie zumindest auf eine gute Betonung achten und nicht nur einfach Ihr Sprüchlein aufsagen.
Überraschen Sie Ihre Anrufer doch einmal mit einer schnörkellosen Meldung, wenn Sie Anrufe annehmen:
"Firma Mustermann, Gabriele Musterfrau." Freundlich gesprochen mit einer kleinen Stimmanhebung am Ende erwecken Sie mit dieser Meldung in der Regel mehr Vertrauen als mit einem Standardspruch.

Melden Sie sich nicht sofort, wenn Sie Anrufe annehmen

Beginnen Sie erst, nachdem die Sprechmuschel in Position gebracht ist. Halten Sie einen kurzen Moment inne und sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell. Der Anrufer hört oft sonst nur noch den letzten Teil von dem, was Sie sagen.

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Anrufe annehmen und nur den Nachnamen nennen: Ist das unhöflich?

Nein, unhöflich ist das nicht. Trotzdem gibt es gute Gründe, seinen Vor- und Nachnamen zu nennen:

  • Es klingt persönlicher.
  • Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Nachname besser verstanden und behalten wird. Gerade die ersten gesprochenen Worte kommen beim Hörer häufig nicht richtig an. Wenn Sie vorab Ihren Vornamen nennen, rückt Ihr Nachname "hörbar" nach hinten.

Sind unter einer Nummer mehrere Personen mit gleichem Nachnamen erreichbar, weiß der Gesprächspartner sofort, ob er den Richtigen in der Leitung hat.
Wer sich aber lieber nur mit seinem Nachnamen meldet, darf dies auch heute noch tun. Wichtig ist - gerade im Berufsleben - dass Ihre Stimme "wach" und freundlich klingt. Wenn Sie mit einem gelangweilten oder gar entnervten "Kniel (Meier, Müller ...)" Ihren Anruf entgegennehmen, wird sich ein Anrufer nicht wohl und willkommen fühlen.

Lassen Sie Ihren Doktortitel weg, wenn Sie Anrufe annehmen

Auch am Telefon werten es viele als überheblich und unhöflich, wenn jemand bei der Selbstvorstellung, hier also beim Melden, seinen akademischen Titel nennt.
Lassen Sie ihn also weg, sofern diese Information nicht erforderlich ist (z. B. im Krankenhaus). Setzen Sie auf Understatement.

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