Ausschreibungen: 9 goldene Regeln für Logistiker

Regel 1: Bleiben Sie immer Herr des Verfahrens

Um wirklich vergleichbare Angebote zu erhalten, müssen die Bewerber Ihre Spielregeln und Ihr Ausschreibungskonzept akzeptieren. Lassen Sie sich nicht auf individuelle Sonderwege der Anbieter bei den Ausschreibungsunterlagen ein.

Regel 2: Geben Sie die Kommunikationswege vor

Verlangen Sie einen Ansprechpartner von jedem Unternehmen, das sich um den Auftrag bemüht. Der Kontakt mit mehreren Personen und Stellen auf der Dienstleisterseite führt zwangsweise zu Kommunikationsproblemen!

Regel 3: Achten Sie auf die Form der Angebote

Dass ein mit Tippfehlern durchsetztes und von der äußeren Form her mangelhaftes Angebot keine gute Visitenkarte des potenziellen Dienstleisters ist, versteht sich von selbst. Hier drängt sich der Verdacht einer mangelnden Kundenorientiertheit geradezu auf. Aber auch bei allzu aufwendigen Präsentationen sollten Sie misstrauisch sein!

Regel 4: Geben Sie Termine vor und achten Sie auf deren Einhaltung

Termintreue ist oberstes Gebot! Schließlich soll die Übertragung an einen Dienstleister Ihr Unternehmen entlasten. Hält ein Bewerber zugesagte Milestones schon in der Ausschreibung nicht ein, können Sie davon ausgehen, dass er es im täglichen Betrieb ähnlich hält.

Regel 5: Achten Sie auf Genauigkeit und Vollständigkeit

Wenn Sie einen Partner suchen, möchten Sie Sicherheit, ob dieser den geforderten Leistungsumfang auch bewältigen kann. Bestehen Sie auf vollständigen Informationen zu Kalkulationen sowie detaillierten Rechnungen zu Personalbedarfs- und Kosten ermittlungen.

Lassen Sie sich nicht überrollen. Wenn ein Anbieter schon bei der Erstanfrage mit einem kompletten Angebot auftaucht, reagieren

Sie vorsichtig! Stellen Sie sich dann immer folgende Fragen:

• Ist dieses Angebot wirklich auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse abgestimmt?
• Versucht der Betreffende, das Angebotsverfahren hiermit zu umgehen?

Sie werden diese Fragen meist schnell mit „Ja“ beantworten können. Die Konsequenz ist klar: Das betreffende Unternehmen kommt nicht infrage!

Regel 6: Achten Sie auf Vertraulichkeit

Im Verlauf der Ausschreibung geben Sie wichtige Informationen an Dritte weiter! Diese wollen Sie sicher nicht bei den Mit bewerbern sehen. Deshalb sind Vertraulichkeitsvereinbarungen absolute Pflicht!

Regel 7: Bevorzugen Sie Partner mit Erfahrung in Ihrer Branche

Fordern Sie Referenzen an! Ein Dienstleister mit entsprechender Erfahrung sollte keine Probleme haben, entsprechende Referenzprojekte und Firmen vorzuweisen. Hierbei ist zumindest der Name des Kunden, der Umfang der Dienstleistung, der genaue Ort und der Zeitraum zu nennen.

Regel 8: Der Dienstleister muss sich Ihnen anpassen und nicht umgekehrt

Lassen Sie sich nicht dazu überreden, bei den einzelnen Posten Preisangaben zu akzeptieren, die nicht zu Ihrer internen Systematik passen! Wenn ein Anbieter sich ohne nähere Begründung nicht an Ihre Nomenklatur hält, legen Sie sein Angebot besser beiseite.

Regel 9: Organisieren Sie eine Ortsbesichtigung

Ortsbesichtigungen sind Arbeitstermine und dienen obendrein der Schaffung eines Grundvertrauens! Wenn die Bewerber zu einer Vor-Ort-Begehung in Ihr Unternehmen kommen, sollten alle wichtigen Mitarbeiter, die mit dem Outsourcing zu tun haben, für Fragen zur Verfügung stehen.