„Müssen wir unseren Fahrern Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeiten aushändigen?“
Diese Frage lässt sich sowohl mit Ja wie auch mit Nein beantworten.
- Ja, Ihre Fahrer haben Anspruch auf Ihre Aufzeichnungen über deren Arbeitszeiten.
- Nein, die Aufzeichnungen über die Lenk- und Ruhezeiten müssen Sie nicht herausgeben, wenn Sie andere Aufzeichnungen zur Verfügung stellen können (siehe unten).
Der rechtlicher Hintergrund
Sie sind gemäß dem Arbeitszeitgesetz (§ 21a Abs. 7) verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Fahrer aufzuzeichnen, mindestens 2 Jahre aufzubewahren und auf Verlangen Ihren Fahrern eine Kopie auszuhändigen. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob Ihr Fahrer mit diesen Daten seine Vergütungs- und Spesenabrechnungen überprüfen will oder damit einen anderen Zweck verfolgt. So entschied z. B. das LAG Hessen bereits 2011 (12.10.2011, Az. 18 Sa 563/11).
Das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln kommt in einem analogen Fall zu einem ähnlichen Tenor. Es führte zwar aus, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, seinem Arbeitnehmer über den gesetzlichen Mindestanspruch hinaus die Fakten zu liefern, die diesen in den Stand setzen, etwaige Ansprüche geltend zu machen. Aber letztendlich wurde der Arbeitgeber zur Herausgabe der Unterlagen verpflichtet, für den Zeitraum von 2 Jahren (Mindestaufbewahrungsfrist) ausgehend von dem Zeitpunkt der gerichtlichen Verurteilung. In diesem Fall immerhin noch 9 Monate (LAG Köln, 19.6.2012, Az. 11 Sa 148/12).
Ihre Aufzeichnungspflichten
§ 21a Abs. 7 ArbZG verpflichtet Sie zwar zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten Ihrer Fahrer, hier sind aber keine Vorschriften über die Art und Weise der Aufzeichnungspflicht festgelegt. Dies bedeutet für Sie, dass Sie nicht die Daten der Lenk- und Ruhezeiten für diese Pflicht heranziehen müssen, sondern Sie erfüllen die Pflicht auch mit anderen Aufzeichnungen. Schließlich geht es um die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten und nicht um die Lenk- und Ruhezeiten.
Gemäß dem Arbeitszeitgesetz beträgt die Arbeitszeit für Arbeitnehmer 8 Stunden täglich und 48 Stunden in der Woche. Sie kann auf 10 Stunden täglich ausgedehnt werden, bis zu maximal 60 Stunden in der Woche. Wenn Ihre Fahrer hin und wieder oder die ganze Woche 10 Stunden täglich arbeiten, müssen Sie diese Zeiten durch Freizeit ausgleichen. Der Ausgleich muss innerhalb von 4 Monaten oder 16 Wochen erfolgen.
