Gefahrstoffkataster erstellen: Pflicht, Inhalte, Aufbau & Checkliste

Was ist ein Gefahrstoffkataster?

Unter einem Gefahrstoffkataster (auch Gefahrstoffverzeichnis genannt) versteht man das zentrale Verzeichnis aller im Unternehmen eingesetzten, gelagerten oder produzierten Gefahrstoffe. Es dient als obligatorische Datenbasis für den betrieblichen Arbeitsschutz und umfasst detaillierte Informationen zu:

• Identität: Stoffname und Einstufung (GHS-Piktogramme).
• Einsatz: Mengen, Lagerorte und betroffene Arbeitsbereiche.
• Schutz: Verweise auf Sicherheitsdatenblätter und notwendige Schutzmaßnahmen.

Das strategische Ziel: Über die reine Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hinaus ist das Gefahrstoffkataster Ihr wichtigstes Werkzeug, um die Haftungsrisiken der Geschäftsführung zu minimieren. Nur wer seine Gefahrstoffe kennt, kann rechtskonforme Gefährdungsbeurteilungen erstellen und ein Organisationsverschulden im Falle eines Arbeitsunfalls ausschließen.

Muster-Vorlage: Erweitertes Gefahrstoffverzeichnis (Standard 2026)

Was diese Spalten für Sie leisten (Erklärungen für die Praxis)

• SDB-Stand: Dokumentiert, dass Sie die aktuellste Version vom Lieferanten vorliegen haben. Im Jahr 2026 schauen Auditoren besonders auf das Datum – ist das SDB älter als 2-3 Jahre, wird oft eine Neuabfrage gefordert.
• Betriebsanweisung (BA): Das Kataster dient hier als Kontrollinstanz. Wenn ein Stoff im Kataster steht, muss es eine BA geben. Die Spalte zeigt sofort Dokumentationslücken auf.
• WGK / LGK (Wassergefährdungsklasse): WGK: Wichtig für die Versicherung (Umweltschadenhaftpflicht). LGK: Schließt aus, dass Sie Stoffe nebeneinander lagern, die im Brandfall gefährlich reagieren (z. B. Säuren und Laugen).
• Substitutionsprüfung: Dies ist Ihre „Lebensversicherung“ bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft. §7 GefStoffV verpflichtet Sie, regelmäßig zu prüfen, ob es weniger gefährliche Ersatzstoffe gibt. Wenn Sie dieses Datum im Kataster führen, beweisen Sie Ihre Sorgfaltspflicht.

Was versteht man unter Gefahrstoffen und was gehört zwingend ins Kataster?

Generell gelten alle Substanzen als Gefahrstoffe, die ein chemisches oder physikalisches Gefährdungspotenzial aufweisen. Im Sinne der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und der europäischen CLP-Verordnung sind dies Stoffe, Gemische und Erzeugnisse mit gefährlichen Eigenschaften.

Welche Substanzen müssen Sie erfassen?

1. Kennzeichnungspflichtige Stoffe: Alle Substanzen mit GHS-Gefahrenpiktogrammen (z. B. entzündlich, ätzend, giftig, umweltgefährdend).
2. Stoffe mit Arbeitsplatzgrenzwerten (AGW): Auch wenn sie kein Piktogramm tragen, müssen Stoffe gelistet werden, für die offizielle Grenzwerte gelten (z. B. bestimmte Öle oder Lösungsmittel).
3. Produzierte Gefahrstoffe: Stoffe, die erst im Arbeitsprozess entstehen (z. B. Stäube, Dämpfe, Schweißrauche oder Abgase).
4. Biozide und Reinigungsmittel: Klassische Betriebshilfsstoffe, die oft im Einkauf „durchrutschen“, aber voll erfassungspflichtig sind.
5. Explosivstoffe und Druckgase: Alles, was brandfördernd oder unter Druck stehend ist.

Ist ein Gefahrstoffkataster Pflicht?

Ja, ohne Ausnahme. Gemäß § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) ist jedes Unternehmen verpflichtet, ein Verzeichnis der verwendeten Gefahrstoffe zu führen.

Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass der Kataster kein „Nice-to-have“ ist, sondern eine Bringschuld. Ein fehlendes oder unvollständiges Verzeichnis gilt als Organisationsverschulden. Im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit kann dies zu Regressforderungen der Berufsgenossenschaften und empfindlichen Bußgeldern führen.

Wer darf ein Gefahrstoffkataster erstellen?

Die Gesamtverantwortung verbleibt immer beim Arbeitgeber. Da die Erstellung jedoch tiefgehende Fachkenntnisse erfordert, regelt die GefStoffV, dass der Ersteller fachkundig sein muss.

• Delegation: Sie können die Aufgabe an eine „beauftragte Person“ delegieren (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Gefahrstoffbeauftragter oder externe Berater).
• Voraussetzung: Die Person muss über die notwendige Expertise verfügen, um Sicherheitsdatenblätter korrekt zu interpretieren und Gefahrenpotenziale einzustufen.

Was sind die Mindest-Pflichtangaben im Gefahrstoffkataster?

Die Mindestangaben bzw. Pflichtangaben eines Gefahrstoffkatasters finden sich im § 6 Abs. 12 GefStoffV. Demnach sind folgende Angaben im Gefahrstoffverzeichnis festzuhalten:

• Gefahrstoffbezeichnung: Der eindeutige Name (Handelsname), wie er auch auf dem Etikett und im Sicherheitsdatenblatt steht.
• Einstufung: Die gefährlichen Merkmale des Stoffs (z. B. „entzündbar“, „toxisch“) inkl. der entsprechenden GHS-Piktogramme.
• Mengenbereiche: Angaben über die im Unternehmen vorkommenden Mengen (z. B. maximale Lagerkapazität oder Jahresverbrauch).
• Arbeitsbereiche: Nennung der Bereiche im Betrieb, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können.

Aufbau eines Gefahrstoffkatasters

Grundsätzlich kann ein Gefahrstoffregister unterschiedlich und individuell aufgebaut sein und geführt werden, insofern die Mindestangaben der Gefahrstoffverordnung (§ 6 Abs. 12 GefStoffV) erfüllt werden. Diese Fachinformationen sollten im Kataster direkt hinterlegt sein:

• Detaillierte GHS-Angaben: Vollständige H- und P-Sätze sowie die Gefahrenpiktogramme.
• Sicherheitsdatenblatt (SDB): Direkter Zugriff auf die aktuelle Version des Lieferanten.
• Wassergefährdungsklasse (WGK): Entscheidend für die vorschriftsmäßige Lagerung und den Umweltschutz.
• Lagerklasse (LGK): Notwendig zur Prüfung von Zusammenlagerungsverboten nach TRGS 510.
• Transportdaten: GGVSEB-Einstufung und UN-Nummer (sofern relevant).
• Lieferquelle: Angaben zum Bezugsquellennachweis für die REACH-Rückverfolgbarkeit.

Erweitert sollten Sie außerdem folgende Angaben machen:

• GHS-Details (H- und P-Sätze): Während das Gesetz nur die „Einstufung“ fordert, sind die konkreten Gefahren- und Sicherheitshinweise (H- und P-Sätze) essenziell für die Erstellung von Betriebsanweisungen.
• Wassergefährdungsklasse (WGK): Unverzichtbar für den betrieblichen Umweltschutz und die korrekte Auslegung von Auffangwannen.
• Lagerklasse (LGK) & Lagermenge: Nur so können Sie die Zusammenlagerungsverbote nach TRGS 510 rechtssicher prüfen und Brandschutzauflagen einhalten.
• REACH-Relevanz: Dokumentieren Sie, ob der Stoff unter besondere Beschränkungen oder Zulassungspflichten der REACH-Verordnung fällt (wichtig für die langfristige Planungssicherheit).
• Liefer- oder Bezugsquelle: Erleichtert die Rückverfolgbarkeit und das Anfordern aktueller Sicherheitsdatenblätter beim Lieferanten.
• Transportrecht (GGVSEB / ADR): Die Angabe der UN-Nummer und der Gefahrgutklasse ist für alle Betriebe wichtig, die Gefahrstoffe auch versenden oder transportieren.

Form des Gefahrstoff-Register: Elektronisch oder in Papierform?

In der Betriebspraxis haben sich verschiedene Lösungen bewährt. Ein Gefahrstoffkataster kann in Papierform oder als elektronisches Register vorliegen. Viele Betriebe führen ein zentrales gelenktes Dokument, wo alle Gefahrstoffe aufgelistet und mit allen dazugehörigen Unterlagen (Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen etc.) verlinkt werden.  

Ein gutes Gefahrstoffkataster zeichnet sich dadurch aus, dass es von den Mitarbeitern genutzt und kontinuierlich angewendet wird. Des Weiteren sollten die benötigten Informationen von Gefahrstoffen im Kataster schnell gefunden werden und stets auf dem neuesten Stand sein.  

Zu jedem Stoff müssen Betriebsanweisungen für die Beschäftigten jederzeit zugänglich sein. Dies kann in Papierform als Aushang am Lagerort/Arbeitsplatz erfolgen oder in elektronischer Form (z. B. via Tablet oder Terminal), sofern der Zugriff für alle betroffenen Mitarbeiter sichergestellt ist.

Checkliste: In 6 Schritten ein Gefahrstoffkataster erstellen

Nutzen Sie die folgende Checkliste, um Ihr Gefahrstoffkataster in sechs Schritten zu erstellen. Beantworten Sie als Basis für die Erstellung Ihres Gefahrstoffkatasters die nachfolgenden Fragen und beachten Sie die Hinweise in der letzten Spalte.

Ein Gefahrstoffkataster ist ein unverzichtbares Instrument im betrieblichen Gefahrstoffmanagement. Es sorgt für Transparenz, Sicherheit und rechtliche Konformität im Umgang mit gefährlichen Stoffen. Durch die sorgfältige Erfassung und regelmäßige Aktualisierung der Daten wird ein wirksamer Schutz der Mitarbeiter und der Umwelt gewährleistet.

Gefahrstoffkataster erfolgreich managen

Ein Gefahrstoffkataster ist kein statisches Archiv, sondern ein lebendiges Steuerungsinstrument. Damit es im betrieblichen Alltag sowie bei Prüfungen durch die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaften standhält, sollten Sie folgende Experten-Tipps beachten:

• Strukturierte digitale Führung: Nutzen Sie für den Einstieg eine übersichtliche Excel-Liste. Verlinken Sie darin direkt die aktuellen Sicherheitsdatenblätter (SDB) und Betriebsanweisungen. So haben Sie bei Rückfragen oder Notfällen alle Dokumente mit einem Klick griffbereit.
• Das „Sofort-Prinzip“ bei Aktualisierungen: Nehmen Sie Änderungen – etwa bei neuen Stoffen oder revidierten Sicherheitsdatenblättern – unmittelbar vor. Veraltete Daten im Kataster sind ein erhebliches Haftungsrisiko bei Audits oder Unfällen.
• Klarheit durch Legenden: Gefahrstoffrecht strotzt vor Abkürzungen (WGK, LGK, H-Sätze etc.). Fügen Sie Ihrem Kataster eine einfache Legende oder Erläuterungen bei, damit auch Mitarbeiter ohne chemisches Fachwissen die Liste korrekt interpretieren können.
• Datensicherheit gewährleisten: Schützen Sie Ihre Master-Datei mit einem Kennwort vor unbefugten Änderungen. Stellen Sie jedoch sicher, dass eine Lesefassung für alle relevanten Mitarbeiter und die Fachkraft für Arbeitssicherheit jederzeit zugänglich ist.
• Skalierung abwägen: Sobald Ihr Bestand mehr als 20 Gefahrstoffe umfasst, wird die manuelle Pflege in Excel fehleranfällig. Prüfen Sie in diesem Fall den Umstieg auf eine spezialisierte Softwarelösung, die SDB-Updates oft automatisiert einpflegt.
• Klare Verantwortlichkeiten: Benennen Sie einen festen Ansprechpartner (z. B. den Gefahrstoffbeauftragten), der für die kontinuierliche Pflege und Überwachung des Katasters verantwortlich ist.

Mehr Ratgeber zu den Arbeitgeber-Pflichten für Unternehmen, die Gefahrstoffe einsetzen oder herstellen, finden Sie hier:

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