Das Einkommensteuergesetz (§ 41 EStG) verpflichtet Sie, Lohnunterlagen zu führen, sobald Sie Mitarbeiter einstellen. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Für jeden Ihrer Mitarbeiter müssen Sie ein separates so genanntes Lohnkonto führen. Daraus sind die Angaben der Lohnsteuerkarte, die Höhe des gezahlten Arbeitslohns, ggf. steuerfreie Bezüge sowie die abgeführte <link glossar begriff _blank>Lohnsteuer inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
ersichtlich. Legen Sie am besten gleich einen neuen Ordner an, sobald Sie Ihren Mitarbeiter einstellen. Darin heben Sie später nicht nur alle Lohnabrechnungen für den Mitarbeiter auf sondern auch alle anderen Unterlagen, die Sie von ihm haben, zum Beispiel seine Bewerbung und die Geburtsurkunde seines Kindes.
Am Ende des Monats muss Ihr Mitarbeiter einen schriftlichen Gehaltsnachweis erhalten, aus dem sein Brutto-Lohn und seine Abzüge hervorgehen. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften.
Der Gehaltsnachweis sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
- Namen und Anschrift des Arbeitnehmers
- Namen und Anschrift des Arbeitgebers
- Monat und Jahr der Abrechnung
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Den genauen Termin, zu dem Sie den Mitarbeiter einstellen (Eintrittsdatum)
- Merkmale der Steuerkarte (Steuerklasse, Freibeträge usw.)
- Brutto-/Netto-Arbeitslohn
- ggf. Sachbezüge
- Lohnsteuerabzug, ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsabzüge
Für Minijobs gilt: Wenn Sie einen Minijob-Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihm ebenfalls einen monatlichen Gehaltsnachweis übergeben.
Verwenden Sie dieses Muster bequem als Vorlage, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen
Muster für einen Gehaltsnachweis:
Werbeagentur Max Mustermann
Musterstraße 5, 12345 Musterstadt
Herrn
Peter Beispiel
Beispielstraße
12345 Musterstadt
Gehaltsnachweis für Mai 200... erstellt am: 31.5.200...
Eintrittsdatum 1.1.200... Krankenkasse AOK
Steuerklasse IV Soz.Vers.Nr. 12345678B123
Kinderfreibeträge 0,0 <link glossar begriff _blank>Bank Deutsche <link glossar begriff _blank>Bank
Kirche RK BLZ 12345678
Geburtsdatum 16.08.1963 Konto-Nr. 0987654321
Bezüge/Abzüge Monat/in € Jahressummen/in €
Gehalt 2.000,00 10.000,00
Gesamt-Brutto 2.000,00 10.000,00
Gesetzliche Abzüge
<link glossar begriff _blank>Lohnsteuer 261,41 1.307,05
Solidaritätszuschlag 14,37 71,85
Kirchensteuer 20,91 104,55
Krankenversicherung 135,00 675,00
Pflegeversicherung 22,00 110,00
Rentenversicherung 195,00 975,00
Arbeitslosenversicherung 65,00 325,00
Gesetzliches Netto 1.286,31 6.431,55
Überweisung 1.286,31
Wenn Sie die Lohnabrechnung selber erledigen, sollten Sie eine Lohnabrechnungssoftware anschaffen. Damit melden Sie monatlich auch die fällige <link glossar begriff _blank>Lohnsteuer an das <link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank>Finanzamt.
