Wenn Mitarbeiter schlecht arbeiten und unzuverlässig sind

Der Fall: Bei dem Arbeitgeber, einem arbeitsmedizinischen Dienst, stapelten sich die Kundenbeschwerden über einen seiner Mitarbeiter. Er hielt häufig mit Kunden vereinbarte Termine nicht ein, was zu großem Ärger und der Stornierung von Aufträgen führte, so dass dem Arbeitgeber auch ein finanzieller Schaden entstand.

Dieser erteilte ihm schließlich eine Abmahnung – und sprach später, nachdem sich das Verhalten des Arbeitnehmers nicht änderte, die ordentliche Kündigung aus. Die aber wurde von den Arbeitsrichtern kurzerhand kassiert. Denn die Abmahnung war aus formalen Gründen nichtig. „Ohne korrekte Abmahnung keine Kündigung“, so die Richter in Frankfurt (Az. 22 Ca 7588/05).

Was dieses Urteil für Sie bedeutet: Als Arbeitgeber müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters vor dem Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung abmahnen und dürfen erst im Wiederholungsfall kündigen. Denn nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf die verhaltensbedingte Kündigung immer nur das letzte Mittel sein. Wenn es mildere Mittel gibt, Ihren Mitarbeiter wieder zu einem ordnungsgemäßen arbeitsvertraglichen Verhalten zu bewegen, müssen Sie dieses mildere Mittel einsetzen. Ein milderes Mittel ist die Abmahnung (BAG, Urteil vom 26.01.1995, Az. 2 AZR 649/94). Das betrifft auch die Schlechtleistung von Arbeitnehmern.

Doch Achtung: Es reicht nicht aus, dass die Arbeitsleistungen Ihres Mitarbeiters nicht Ihren Erwartungen entsprechen. Eine abmahnungsfähige arbeitsvertragliche Pflichtverletzung liegt nur dann vor, wenn Sie die von Ihrem Mitarbeiter erwarteten Leistungen entweder im Arbeitsvertrag, durch Direktionsrecht oder Einzelanweisungen konkret zum Ausdruck gebracht haben und er trotzdem die geforderten Leistungen nicht oder nicht vollständig erbringt (LAG Düsseldorf, Urteil vom 19.12.1990, Aktenzeichen: 4 Sa 1442/90). In diesem Fall hätte der Arbeitgeber also in seiner Abmahnung konkret benennen müssen, was er dem Arbeitnehmer vorwirft.

Beispiel: Am 15.4. stornierte die Firma xy den Beratungsauftrag, da Sie bereits zum 2. Mal einen mit ihr vereinbarten Termin nicht eingehalten haben. Dies betrifft die Terminvereinbarungen zum 1.4. und 13.4.2006. Am 18.4. erhielten wir eine Beschwerde der zz-GmbH, dass Sie einen für den 16.4.2006 vereinbarten Termin ebenfalls nicht eingehalten, aber auch nicht abgesagt haben. Auch die zz-GmbH hat nun angekündigt, den bereits erteilten Auftrag zu stornieren.

Schritt für Schritt: So machen Sie alles richtig

1. Schritt:

Besonders wichtig ist die rechtzeitige und umfassende Sicherung der Beweise. Auf diese Beweise kommt es in einem späteren Kündigungsschutzprozess vielleicht entscheidend an. Deshalb ist die umfassende Beweissicherung das A und O einer erfolgreichen Sanktion gegen Fehlverhalten. Dokumentieren Sie die Kundenreaktion (E-Mails, Telefonate, Schreiben), schließlich müssen Sie als Arbeitgeber in einem späteren verhaltensbedingten Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass die Abmahnung berechtigt war. Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung der Abmahnung ist deshalb die Recherche und die Dokumentation des Sachverhalts. Wenn Sie als Arbeitgeber hier ungenau vorgehen, werden Sie den Prozess vermutlich verlieren.

2. Schritt: Jetzt folgt das Mitarbeitergespräch

Vor dem Ausspruch einer Abmahnung oder einer anderen Sanktion eines Fehlverhaltens sollten Sie grundsätzlich immer mit Ihrem Mitarbeiter ein Gespräch führen und ihm ermöglichen, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Zwar sind Sie hierzu vor Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte nach § 13 Absatz 2 BAT nur im öffentlichen Dienst verpflichtet, das Verfahren ist jedoch auch in der Privatwirtschaft sinnvoll und zweckmäßig. Gerade Missverständnisse und unklare Sachverhalte lassen sich klären, ohne dass eine Abmahnung ausgesprochen werden muss.

3. Schritt: Die Formulierung der Abmahnung

Im nächsten Schritt müssen Sie das Fehlverhalten konkret (Datum, Fehlverhalten, evtl. Uhrzeit …) beschreiben und entsprechend formulieren. Als Arbeitgeber müssen Sie die unzureichenden Leistungen oder das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters durch konkrete Fakten oder Beispiele (auch nach Ort und Zeit) so genau beschreiben, dass es keinen Zweifel daran gibt, welchen Vorgang Sie beanstanden. Formulieren Sie für jedes Fehlverhalten eine gesonderte Abmahnung. Denn mahnen Sie mehrere Verstöße in einer Abmahnung ab (so genannte Sammelabmahnung), laufen Sie in folgende Gefahr: Erweist sich nur ein Vorwurf als falsch oder haben Sie nur einen Fehler gemacht, macht dies die gesamte Abmahnung unwirksam. Sie haben dann kein Fehlverhalten wirksam abgemahnt.