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7 Tipps für die optimale Planung Ihrer Aufgaben

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Von Astrid Engel,

Nehmen Sie sich die Zeit für eine vernünftige Planung Ihrer Aufgaben. Wer glaubt, sich das vor lauter Arbeit nicht leisten zu können, ist garantiert auf dem falschen Weg.

Nehmen Sie sich die Zeit für eine vernünftige Planung Ihrer Aufgaben. Wer glaubt, sich das vor lauter Arbeit nicht leisten zu können, ist garantiert auf dem falschen Weg.

Tipp 1: Aufgaben nach Wichtigkeit einstufen

Ordnen Sie Ihre Aufgaben bei der Wochen- und der Tagesplanung nach der Wichtigkeit (A, B und C). Das heißt nicht, Sie müssten alle sehr wichtigen Aufgaben (A) auch immer als Erstes angehen, aber diese sollten am Ende der Woche oder des Tages geschafft sein. B- und C-Aufgaben können Sie immer mal wieder dazwischen schieben und notfalls auch noch in der folgenden Woche bzw. am nächsten Tag erledigen. (Planen Sie sie dann wieder ein!)

Tipp 2: Ähnliche Aufgaben zusammenlegen

Legen Sie bei der Planung ähnliche Aufgaben zeitlich zusammen. Planen Sie zum Beispiel einen Vormittag für Besorgungsfahrten ein, an dem Sie dann aber auch alles Nötige einkaufen, um am nächsten Tag nicht schon wieder losziehen zu müssen (das wiederum setzt voraus, dass Sie sich stets Einkaufslisten schreiben).

Tipp 3: Angefangene Aufgaben zu Ende führen

Wenn Sie Ihren Tagesplan abarbeiten, konzentrieren Sie sich auf jede einzelne der Aufgaben. Führen Sie sie erst zu Ende, bevor Sie etwas Neues beginnen. Jeder Brief, den Sie ein 2. Mal zur Hand nehmen müssen, und jedes Aufstehen von der Werkbank kosten Sie Zeit.

Tipp 4: Bei wichtigen Aufgaben nicht unterbrechen lassen

Natürlich müssen Sie als Unternehmer für Ihre Kunden und Geschäftspartner erreichbar sein - am besten den ganzen Tag. Das heißt aber nicht, dass Sie es Ihrem Handy erlauben sollten, Sie jederzeit auch bei wichtigen Aufgaben und Kundengesprächen zu unterbrechen. Es gibt Anrufbeantworter und Mailboxen. Für deren Einsatz hat jeder Verständnis, wenn er tatsächlich baldmöglichst zurückgerufen wird.

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Tipp 5: Aufgaben gut vorbereiten

Bereiten Sie jede einzelne Aufgabe gut vor. Ein Telefongespräch dauert beispielsweise viel länger oder muss sogar noch einmal geführt werden, wenn Sie sich vorher nicht genau überlegt (oder auch in Stichworten notiert) haben, was Sie alles klären wollen.

Tipp 6: Auf die letzten 5 % verzichten

Vermeiden Sie Perfektionismus. Für die letzten 5 % einer Aufgabe müssen Sie erfahrungsgemäß mehr als 50 % der Gesamtzeit aufwenden. Das ist selten gerechtfertigt.
Führen Sie sich folgendes Bild vor Augen: Sie füllen Kuchenteig in eine Form. Die letzten Reste aus der Schüssel zu kratzen, würde so viel Zeit wie das Anrühren des ganzes Teiges kosten. Es brächte aber nur einen einzigen Bissen mehr Kuchen, den später niemand vermisst.

Tipp 7: Für private Aufgaben Hilfe in Anspruch nehmen

Entlasten Sie sich von privater Arbeit. Leisten Sie sich eine Haushaltshilfe. Oder geben Sie Ihre Hemden oder Blusen in die Reinigung, statt sie selbst zu bügeln. Als Unternehmer können Sie in der gesparten Zeit mehr erwirtschaften, als die Hilfe Sie kostet.

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