Es gibt zwei Möglichkeiten, die so entstandenen Telefonkosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen:
1. Abrechnung der Telefonkosten nach Aufzeichnungen
Dokumentieren Sie die beruflichen Telefonkosten, und machen Sie diese insgesamt geltend. Das bedeutet, dass Sie das Verbindungsentgelt, die Grundgebühr, den Reparaturaufwand, die erstmalige Anschlussgebühr, den Kaufpreis des Telefons usw. mit einrechnen.
Sie ermitteln den betrieblichen Anteil der Telefonkosten, indem Sie die geschäftlichen Telefonate aufschreiben. Dazu müssen Sie das Datum, den Namen des Angerufenen oder den Faxempfänger, die Rufnummer sowie den Anlass des Telefonats notieren. Auÿerdem benötigen Sie noch die Verbindungskosten bzw. -dauer, die Sie jedoch einfach mit den monatlichen Einzelverbindungsnachweisen ermitteln können.
Es genügt, wenn Sie den geschäftlichen Anteil Ihrer Telefonkosten 3 Monate lang dokumentieren. Den ermittelten Anteil können Sie dann auf die Telefonkosten des gesamten Jahres hochrechnen.
Jetzt stellen Sie die betrieblichen Telefonkosten den privaten Telefonkosten gegenüber. Teilen Sie also den Betrag für die geschäftlichen Telefonkosten durch die insgesamt anfallenden Telefonkosten.
Beispiel: Sie haben in drei Monaten Telefonkosten von 300 Euro, die betrieblichen Telefonkosten belaufen sich auf 51 Euro. 51 Euro / 300 Euro = 0,17 also 17%
Sie können 17 % der Telefonkosten betrieblich absetzen.
2. Pauschal-Abzug der Telefonkosten
Der Aufwand für die Einzelaufzeichnungen lohnt sich eigentlich nur, wenn die Telefonkosten im Monat über 100 Euro liegen. Alternativ dürfen Sie pauschal 20% der monatlichen Telefonkosten steuerlich geltend machen. Allerdings ist bei dieser Variante eine Obergrenze von 20 Euro gegeben. Wenn Sie beispielsweise in einem Monat 100 Euro Telefonkosten haben, können Sie 20%, also 20 Euro steuerlich geltend machen.
Der Pauschalabzug ist möglich für Berufe, bei denen erfahrungsgemäß berufliche Telekommunikationsaufwendungen anfallen. Als Selbstständiger gehören Sie automatisch dazu. Falls das Finanzamt dennoch nachfragen sollte, beschreiben Sie kurz die Notwendigkeit beruflicher Telefonate, beispielsweise für Werbung oder Kundenpflege, teilweise auch außerhalb üblicher Geschäftszeiten.
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