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Strukturiertes Ablage-System: Organisieren Sie Ihre Auftragsabwicklung neu (Teil 1)

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Von Astrid Engel,

Haben Sie Ihre Auftragsabwicklung gut im Griff? Unnötige Suchzeiten und Fehler ergeben sich, wenn ein klar strukturiertes Ablage-System fehlt und/oder wenn Sie zu selten und zu spät ablegen. Beides ist einfach zu beheben:

Haben Sie Ihre Auftragsabwicklung gut im Griff? Unnötige Suchzeiten und Fehler ergeben sich, wenn ein klar strukturiertes Ablage-System fehlt und/oder wenn Sie zu selten und zu spät ablegen. Beides ist einfach zu beheben:


So strukturieren Sie Ihr Ablage-System

Am einfachsten lässt sich ein Ablage-System organisieren, das sich an Ihren Arbeitsabläufen orientiert. Ihre Auftragsabwicklung dürfte zum Beispiel so aussehen:

1. Sie haben ein Kundengespräch oder eine Anfrage und erstellen danach ein Angebot.

2. Sie müssen entweder eine Absage vermerken, oder

3. Sie schicken eine Auftragsbestätigung heraus.

4. Sie erbringen Ihre Leistung und schreiben dazu die Rechnung.

5. Sie prüfen den Zahlungseingang.

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Wenn Sie Ihr Ablage-System nach dem Ablaufprinzip organisieren, brauchen Sie für Kundenvorgänge 5 Ablagen:

1. einen Monatsordner "Angebote" mit 31 Registern,

2. einen Ordner "erledigte Angebote" (alphabetisch),

3. Hängemappen "bestätigte Aufträge" (nach Kundennamen sortieren),

4. einen Monatsordner "offene Kundenrechnungen" mit 31 Registern sowie

5. einen Ordner "erledigte Aufträge" (alphabetisch).

Das bedeutet, Sie legen die Unterlagen zu Ihren offenen Vorgängen in den folgenden 5 Schritten ab:


Ihr neues Ablage-System in 5 Schritten organisieren

Schritt 1: Wenn Sie ein Angebot geschrieben haben, legen Sie eine Kopie in den Monatsordner "Angebote" - und zwar unter dem Tag, an dem Sie nachfassen wollen. Geben Sie beispielsweise am 11. Januar ein Angebot ab und wollen nach 1 Woche nachfassen, legen Sie es ins Register "18" (steht für den 18. des Monats). Jeden Tag schlagen Sie das Register des Tagesdatums auf und finden dort alle Angebote zum Nachtelefonieren.

Schritt 2: Angebote, die von Ihren Kunden trotz Nachfassens nicht angenommen werden und deswegen nicht zu Aufträgen führen, legen Sie im Ordner "erledigte Angebote" ab. Am besten sortieren Sie sie alphabetisch nach Kundennamen, denn unter diesen werden Sie sie am ehesten wieder suchen, falls sich ein Kunde doch noch einmal meldet.

Weiter geht es mit Schritt 3 - aber erst im Teil 2 dieses Beitrags zum Thema "Ablage-System organisieren". Bleiben Sie dran!

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