„Könnten Sie mal eben…?“ – So wehren Sie sich gegen unnötige Aufgaben mit einem klaren „Nein“!

Doch genau das fällt den meisten Menschen schwer. Schließlich wollen Sie niemanden vor den Kopf stoßen. Außerdem möchten Sie als Leiterin oder Leiter einer Nonprofit-Einrichtung mit gutem Beispiel vorangehen. Und das bedeutet auch, nicht direkt „Nein“ zu sagen, wenn ein Mitarbeiter mit einer Bitte an Sie herantritt.

Doch seien Sie einmal ehrlich: Ist es nicht besser, einmal „Nein zu sagen und eine Bitte abzulehnen, anstatt die Aufgabe widerwillig zu übernehmen, obwohl Sie dafür eigentlich keine Zeit haben?

Erfolgreich „Nein“ sagen in 3 Schritten

„Nein“ zu sagen können Sie erlernen. Das heißt nicht, dass Sie ab sofort jede Bitte sofort ablehnen sollten. Es geht vielmehr darum, dass Sie nicht fast schon automatisch „Ja“ sagen, wenn eine zusätzliche Aufgabe an Sie herangetragen wird, sondern zukünftig abwägen und ggf. „Nein“ sagen, wenn es nicht passt.

1. Schritt: Erbitten Sie sich Bedenkzeit

Wenn Sie bisher bei der Übertragung von zusätzlichen Aufgaben immer „Ja“ gesagt haben, wird es Ihnen schwer fallen, einmal „Nein“ zu sagen. In einem solchen Fall sollten Sie damit anfangen, dass Sie nicht sofort „Nein“ sagen, sondern sich Bedenkzeit erbitten. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um eine zusätzliche anspruchsvolle Aufgabe handelt.

Nennen Sie einen konkreten Termin, bis zu dem Sie sich entscheiden werden („Ich kann Ihnen heute Nachmittag Bescheid geben“). Damit zeigen Sie Interesse an der Bitte Ihres Gegenübers, gewinnen gleichzeitig aber auch Zeit, um Argumente zu finden, um die Bitte abzulehnen.

Hinweis: Bedenkzeit sollten Sie sich vor allem dann erbitten, wenn Sie mit einer Bitte überrumpelt werden. Manche tragen nämlich eine Bitte bewusst zu einem ungünstigen Zeitpunkt vor, um damit die Chance zu erhöhen, dass Sie „Ja“ sagen. Lassen Sie das nicht zu. Wenn der Zeitpunkt für Sie eher ungünstig ist, bitten Sie immer um Bedenkzeit. Sagen Sie dem Kollegen, dass Sie sich die Bitte durch den Kopf gehen lassen, bevor Sie später „Nein“ sagen.

2. Schritt: Begründen Sie, warum Sie die Bitte ablehnen

Keinesfalls sollten Sie sich aber rechtfertigen, wenn Sie „Nein“ sagen. Bleiben Sie vollkommen sachlich und erklären Sie, warum Sie die Aufgabe nicht übernehmen können („In den letzten 3 Jahren habe ich immer zwischen Weihnachten und Neujahr gearbeitet, aber dieses Jahr bekomme ich Besuch von einer Freundin aus Hamburg“). Handelt es sich darüber hinaus z. B. um eine zusätzliche Aufgabe, sollten Sie vor Ihrem „Nein“ auf jeden Fall betonen, wie reizvoll die Aufgabe zwar ist, dass Sie leider aber keine Zeit haben.

3. Schritt: Bieten Sie Alternativen für die Lösung des Problems an

Wenn Sie bisher immer „Ja“ gesagt haben, werden Kollegen oder Mitarbeiter versuchen, Sie umzustimmen. In einem solchen Fall sollten Sie nicht nach weiteren Argumenten suchen, warum Sie die Bitte ablehnen, sondern stattdessen Ihre Hilfe anbieten, wie das Problem gelöst werden kann. So können Sie z. B. eine mögliche Alternative vorschlagen.

Hinweis: Dieses Vorgehen bietet sich vor allem dann an, wenn Ihr Chef oder Ihre Chefin Sie um einen Gefallen bittet. In einem solchen Fall können Sie manchmal nicht einfach „Nein“ sagen oder die Bitte ablehnen. Fragen Sie in einem solchen Fall immer, welche Alternativen möglich sind, andere Aufgaben abzugeben, wenn Sie unbedingt eine zusätzliche Aufgabe übernehmen sollen („Welche der bereits übertragenen zusätzlichen Aufgaben haben Priorität? Kann eine der Aufgaben an eine andere Person übertragen werden?“).