Eine Gratulation ist immer ein persönliches Schreiben. Das sollten Sie auch durch die äußere Form zum Ausdruck bringen. Verwenden Sie für dieses Gratulationsschreiben die zweite Seite Ihres Firmenbriefpapiers ohne störende geschäftliche Details wie die Bankverbindung.
Wählen Sie die persönlichere Anrede: „Liebe Frau Schulz“. In solch einer Situation würde „Sehr geehrte Frau Schulz“ an eine Mitarbeiterin zu distanziert wirken. Wiederholen Sie Ihren Namen unterhalb der Unterschrift mit Vor- und Zunamen.
Lassen Sie die üblichen Zusätze der Geschäftskorrespondenz wie „i. V.“ oder „ppa.“ weg. Auch die Wiederholung der Funktion ist bei internen Gratulationen nicht erforderlich. Man sollte davon ausgehen, dass der Empfänger die Person kennt, die ihm gratuliert.
So bauen Sie eine klassische Gratulation auf, die den Empfänger wirklich anspricht:
- Beginnen Sie mit einer Beschreibung. Zum Beispiel: Wie und in welcher Rolle kennen Sie die Person bisher, der Sie hier gratulieren?
Lieber Herr Behrends, ich weiß, dass Sie sich über Jahre zusätzlich zu Ihrer Arbeit engagiert haben, und jetzt endlich haben Sie den Abschluss in der Tasche. - Drücken Sie Freude aus.
Ich freue mich für Sie. - Fügen Sie eine positive Emotion oder eine persönliche Erinnerung hinzu, die Sie mit der Person verbinden. Kombinieren Sie die positive Emotion oder Erfahrung mit guten Wünschen für die Zukunft. Geben Sie der Person das Gefühl, dass sie weiterhin Erfolg haben wird.
Ich bin mir sicher, dass Sie als Abteilungsleiterin die optimale Besetzung für ... sind. Schließlich habe ich immer wieder erlebt, dass Sie neben Ihrem Verkaufstalent auch ein Gespür für langfristige Kundenzufriedenheit besitzen.
Beispiel-Gratulation zur bestandene Gesellenprüfung
Lieber Herr Schieren,
Sie haben die Gesellenprüfung zum Werkzeugmacher erfolg- reich absolviert. Das war keine leichte Aufgabe, aber Sie haben sie gemeistert. Herzlichen Glückwunsch!
Lehrjahre sind keine Herrenjahre, sagt der Volksmund. Ich hoffe, dass Sie die zurückliegenden Jahre Ihrer Ausbildung angenehmer empfanden, als man unterstellen mag, und dass Sie gern bei uns gearbeitet haben.
Wie ich höre, haben Sie sich entschlossen, uns zu verlassen. Ich wünsche Ihnen, dass Sie einen neuen Betrieb finden, der Ihr Wissen und Können ebenso zu schätzen weiß und in dem Sie sich wohlfühlen.
Alles Gute für Sie und danke, dass Sie uns Ihre Ausbildung anvertraut haben.
Elektro Schulze GmbH
Norbert Herzinger
