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Desk-Sharing: Alles, was Sie über geteilte Arbeitsplätze wissen müssen

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Schreibtisch
Urheber: Robert Kneschke | Fotolia

Von Rafael de la Roza,

Viele Angestellte verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit im Außendienst. Ihren Schreibtisch im Büro nutzen sie nur gelegentlich für Planung und Reporting. Darum teilen sich mehrere Kollegen einen Schreibtisch – das sogenannte Desk-Sharing gibt es immer häufiger. Erfahren Sie mehr über die Chancen und darüber, wie Sie die Risiken minimieren können.

Kollegen, die überwiegend abwesend sind, haben keinen eigenen Schreibtisch mehr, sondern verbringen ihre wenigen Bürotage jeweils an einem anderen, gerade leer stehenden Arbeitsplatz. Unternehmen sparen durch das Desk-Sharing teure Bürokosten ein. Damit die geforderte Flexibilität für die betroffenen Kollegen aber nicht zur übermäßigen Belastung wird, sollten Sie als Sifa darauf drängen, dass dabei einige wichtige Spielregeln eingehalten werden.

So prüfen Sie, ob Desk-Sharing Sinn macht

Ob das neue Konzept in der Praxis möglich ist, hängt besonders

  • vom Anteil der Außendiensttätigkeit an der Arbeitszeit und
  • der Planbarkeit der Außentermine ab.

Bevor Sie sich für die Einführung entscheiden, sollten Sie daher über einen repräsentativen Zeitraum die Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro erfassen. Dazu können die Kollegen über einen Zeitraum von ca. 3 Monaten (mit möglichst wenig Urlaubszeiten!) ihre Bürozeiten tageweise selbst notieren. Aus diesen Aufzeichnungen können Sie schließen, wie viele Arbeitsplätze notwendig sind.

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Das sind die Anforderungen an die Büro-Infrastruktur

Das Desk-Sharing setzt voraus, dass der für den Bürotag reservierte Schreibtisch leer und aufgeräumt ist. Der letzte Nutzer muss also beim Verlassen des Arbeitsplatzes alle Arbeitsunterlagen und persönlichen Utensilien entfernen (Clean Desk Policy).

Diese verstaut er bis zum nächsten Bürotag in einem abschließbaren persönlichen Rollcontainer. Darüber hinaus muss es für nur gelegentlich genutzte Unterlagen ausreichend Archivraum geben.

Da mehrere Mitarbeiter beim Desk-Sharing dieselben Schreibtische und Bürostühle benutzen, sollten sie leicht höhenverstellbar und anpassbar sein.

Jeder Schreibtisch ist außerdem mit einer Docking Station auszustatten, damit die Benutzer sich mit ihren Notebooks ins Firmennetzwerk einloggen und die erforderlichen Peripheriegeräte wie Drucker usw. nutzen können. Die Geschäftsleitung sollte jeden Desk-Sharing-Arbeitsplatz mit einem großen Bildschirm und einer separate Tastatur ausstatten, wie es die Arbeitsstättenverordnung vorschreibt.

Vielen ist es aus hygienischen Gründen unangenehm, dasselbe Telefon zu benutzen, mit dem am Vortag sein (vielleicht gerade verschnupfter) Kollege telefoniert hat. Handys jedoch bieten nicht den Komfort wie eine zeitgemäße Telefonanlage. Daher sollte jeder Kollege sein persönliches Headset besitzen, um die Vorzüge der Telefonanlage ohne hygienische Bedenken nutzen zu können.

Beziehen Sie die Beschäftigten und den Betriebsrat ein

Bei der Einführung von Desk-Sharing werden sich einige Betroffene möglicherweise ausgegrenzt und herumgeschubst fühlen. Das kann zu Demotivierung und Leistungsverweigerung führen. Darum sollten Sie die Beschäftigten frühzeitig in die Planung einbeziehen. So wurde auf Wunsch der Beschäftigten z. B. beim Frankfurter Automobilzulieferer Continental Teves - einem Pionier des Desk-Sharing - festgelegt, dass sie betroffenen Beschäftigten ihren Wechselarbeitsplatz nur freigeben müssen, wenn sie länger als 2 Tage nicht im Büro sind.

Außerdem müssen Sie nach einem Beschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt/M. (8.1.2003, Az. 2 BVGa 587/02) auch den Betriebsrat mit einbinden.

Um die Interessen der Beschäftigten und die des Unternehmens beim Thema "Desk-Sharing" einvernehmlich zu regeln, sollten Sie hierzu eine von allen Beteiligten getragene Betriebsvereinbarung abschließen.

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