Diese Personal-Daten dürfen Sie sammeln und speichern
Identifikationsdaten: Familienname, Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Adresse, akademischer Titel, Personalnummer
Familiendaten: Familienstand, Vorname des Ehegatten, dessen Geburtsdatum, Anzahl unterhaltspflichtiger Kinder, Vornamen der Kinder, deren Geburtsdaten
Vertragsdaten: Eintrittsdatum, Laufzeit des Vertrags (unbefristet, befristet bis ....), vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, Altersteilzeit, Status des Vertrags (ungekündigt, gekündigt zum ...), Freistellungen, erlaubte Nebentätigkeiten
Ausbildungsdaten: Vor-, Aus- und Fortbildung, Sprachkenntnisse, sonstige Kenntnisse und Befähigungen (z. B. Ausbildungsbefähigung), Zeugnisse
Beschäftigungsdaten: Abteilung, Kostenstelle, Stellenbeschreibung, tatsächlich ausgeübte (Zusatz-)Tätigkeiten, besondere Aufgaben, Beurteilungen, Zeugnisse, Abmahnungen, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Grad der Behinderung, absolvierte Fortbildungsmaßnahmen
Gehaltsdaten: (Tarif-)Gehalt, Gehaltsgruppe, Art und Höhe (außer)tariflicher Zulagen, steuerfreie und steuerbegünstigte Gehaltsextras, notwendige Angaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Gehaltsabtretungen und Gehaltspfändungen
Urlaubsdaten: Dauer des Jahresurlaubs, Sonderurlaub, noch nicht verbrauchter Urlaubsanspruch im laufenden Jahr
Sonstige Daten: Telefon privat, Fax privat, Handynummer privat, E-Mail-Adresse privat, Kfz-Kennzeichen, in einem Notfall zu benachrichtigende Person
Die 5 wichtigsten Regeln im Umgang mit Personal-Daten
1. Führen Sie keine Gespräche über personenbezogene Daten im Beisein von Mitarbeitern, die nicht zur Personalabteilung gehören
2. Erteilen Sie keine schriftlichen Auskünfte, wenn die Berechtigung des Empfängers nicht eindeutig klar ist
3. Gegen Sie keine telefonischen Auskünfte, wenn der Empfänger und seine Berechtigung nicht zweifelsfrei zu identifizieren sind (ggfl. Rückruf )
4. Transportieren Sie Personal-Daten nur in verschlossenen Umschlägen, Mappen usw.
5. Versenden Sie wichtige Personalunterlagen per Post nur als „Einschreiben – eigenhändig“
