Rückzahlung von Sonderzahlungen: Mit dieser Vereinbarung im Arbeitsvertrag gehen Sie auf Nummer sicher
Frage: Wir möchten unseren Arbeitnehmern eine Motivationsprämie zahlen, diese aber mit einer Rückzahlungspflicht verbinden, wenn der Arbeitnehmer ausscheidet. Worauf müssen wir achten?
Bei Sonderzahlungen stets an eine Bindungsklausel denken
Die Antwort: Ihre Überlegung ist richtig. Denn bei Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Motivationsprämien etc.) sollten Arbeitgeber stets an eine Bindungsklausel denken. Sie gewähren die Sonderzahlungen ja auch, um Ihren Mitarbeiter weiterhin an Ihr Unternehmern zu binden bzw. ihn zu weiteren Höchstleistungen zu motivieren und um seine Betriebstreue zu belohnen. Falls Ihr Mitarbeiter Sie dann kurze Zeit nach der Zahlung verlässt, können Sie mit einer Bindungsklausel gut gewappnet sein.
Rückzahlungsverpflichtung muss immer verhältnismäßig sein
Wichtig: Die Rückzahlungsverpflichtung muss immer verhältnismäßig sein:
- Sie dürfen die Rückzahlung nur verlangen, wenn Sie dies vorher ausdrücklich und schriftlich vereinbart haben.
- Außerdem müssen Sie die Dauer der Bindung Ihres Mitarbeiters an der Höhe der Zahlung ausrichten. Zahlen Sie die Sonderzahlung zum Jahresende aus, dann gilt Folgendes:
| Sonderzahlung von | Bindungsdauer |
| Bis zu 100 Euro | Keine Binding zulässig, die Zahlung ist zu gering |
| Mehr als 100 Euro, aber weniger als 1 Monatsverdient | Eine Bindung ist bis zum 31.3. des Folgejahres zulässig |
| Genau 1 Monatsverdienst | Hier muss der Ausscheidenszeitpunkt Ihres Arbeitnehmers nach dem 31.3. des Folgejahres liegen – will Ihr Mitarbeiter eine Rückzahlungspflicht vermeiden. |
| Mehr als 1 Monatsverdienst aber weniger als 2 Monatsverdienste | Hier darf die Bindung nicht über den 30.6. des Folgejahres hinausgehen. |
| Mindestens 2 Monatsverdienste | In diesem Fall ist eine Bindung bis zum 30.9. des Folgejahres zulässig |
Zahlen Sie die Sonderzahlung zu anderen Terminen, dann verschieben Sie die Daten einfach entsprechend!
Musterformulierung einer Rückzahlungsklausel für Ihre Arbeitsverträge
Verwenden Sie in Ihren Arbeitsverträgen folgende Formulierung:
§ … – Sonderzahlung
Soweit der Arbeitgeber (z.B. zusammen mit der Dezember-Vergütung ein Weihnachtsgeld) in
Höhe einer Bruttomonatsvergütung gewährt, gilt Folgendes:
1. Das (Weihnachtsgeld) ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, auf die der Arbeitnehmer auch nach wiederholter Zahlung keinerlei Rechtsanspruch hat.
2. Soweit das Arbeitsverhältnis nicht das ganze Kalenderjahr über besteht, wird das Weihnachtsgeld nur zeitanteilig gewährt (für jeden vollen Kalendermonat der Beschäftigung 1/12 des Weihnachtsgeldes). Ebenso wird das Weihnachtsgeld für Zeiten, in denen der Arbeitnehmer wegen unbezahlten Urlaubs oder Elternzeit fehlt, anteilig gekürzt.
3. Jeglicher – also auch der anteilige – Anspruch auf das Weihnachtsgeld ist ausgeschlossen wenn das Arbeitsverhältnis am 30.11. des jeweiligen Jahres gekündigt ist. Eine Aufhebungsvereinbarung steht einer Kündigung gleich.
4. Der Anspruch auf das Weihnachtsgeld entfällt zudem, wenn das Arbeitsverhältnis nicht über den 31.3. des der Auszahlung folgenden Kalenderjahres hinaus fortbesteht. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall berechtigt, das eventuell zu viel gezahlte Weihnachtsgeld zurückzuverlangen.
5. Der Arbeitgeber ist zudem berechtigt, mit einer Rückzahlungsforderung gegen alle etwaigen fälligen bzw. noch fällig werdenden Vergütungsansprüche des Arbeitnehmers unter Beachtung der Pfändungsschutzbestimmungen aufzurechnen.
Beachten Sie noch: Belohnen Sie mit der Sonderzahlung eindeutig eine bereits erbrachte Leistung, kommt eine Rückzahlung nicht in Frage. Denn in diesem Fall würden Sie Ihrem Mitarbeiter bereits verdientes Geld wieder wegnehmen. Und das ist nicht zulässig.
