Verschwiegenheitserklärung im Arbeitsvertrag: Schutz von Betriebsgeheimnissen und rechtliche Grenzen

Warum sind Verschwiegenheitserklärungen für Unternehmen sinnvoll?

Vereinbaren Vertragsparteien Geheimhaltung, um den Schutz von personenbezogenen Daten nach DSGVO sicherzustellen oder zielt die Verschwiegenheitserklärung darauf ab, sensible Informationen vertraulich zu behandeln, hat dies aus Unternehmenssicht viele Vorteile:

1. Schutz von Geschäftsgeheimnissen: Verschwiegenheitserklärungen schützen wertvolle intellektuelle Eigentumsrechte einschließlich Handelsgeheimnisse und sensible technische Informationen und Daten, die für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend sein können.
2. Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit: Die Geheimhaltung von Detailinformationen zu innovativen Produkten oder Strategien vor der Konkurrenz ist entscheidend, um die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu sichern.
3. Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden: Verschwiegenheitserklärungen signalisieren gegenüber Geschäftspartnern und Kunden, dass das Unternehmen personenbezogenen Daten und den Datenschutz ernst nimmt und sicherstellen will, dass diese nicht in die falschen Hände gelangen.
4. Rechtliche Absicherung: Im Falle eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheitserklärung kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten und möglicherweise Schadenersatz fordern.
5. Mitarbeiterschutz: Verschwiegenheitserklärungen können ebenfalls dazu dienen, Mitarbeiter vor ungewollter Offenlegung von persönlichen Daten zu schützen und so ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

Wann und wofür werden Verschwiegenheitserklärungen in einem Arbeitsverhältnis eingesetzt?

Die drei folgenden Szenarien zeigen, wie eine Verschwiegenheitserklärung im beruflichen Umfeld professionell eingesetzt werden kann:

Szenario 1: Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen

Ein Softwareentwicklungsunternehmen setzt bei der Einstellung neuer Mitarbeiter im Vertrag eine Verschwiegenheitserklärung ein, um seine innovativen Algorithmen und Codes zu schützen. Die Beschäftigten werden verpflichtet, keinerlei sensible Informationen weiterzugeben, um die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu sichern. Ein Verstoß gegen diese Vereinbarung kann tiefgreifende rechtliche Konsequenzen und Schadenersatzansprüche nach sich ziehen.

Szenario 2: Datenschutz DSGVO und Kundenschutz

In einer privaten Krankenversicherungsgesellschaft haben die Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Gesundheitsinformationen und personenbezogenen Daten der Kunden. Eine Verschwiegenheitserklärung wird verwendet, um die Privatsphäre der Kunden zu schützen und den gesetzlichen Datenschutzanforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Mitarbeiter, die gegen die Vereinbarung verstoßen, müssen mit disziplinarischen Maßnahmen bis hin zum Verlust des Arbeitsplatzes rechnen.

Szenario 3: Fortbestehende Geheimhaltungsvereinbarung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Ein ehemaliger Mitarbeiter eines Finanzdienstleistungsunternehmens ist nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses weiterhin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er darf keine Geschäftsgeheimnisse oder vertraulichen Informationen, die er während seiner Tätigkeit erlangt hat, offenlegen. Diese fortbestehende Vereinbarung (NDA) zur Geheimhaltung und zum Datenschutz dient dazu, das Unternehmen auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters zu schützen und Mitbewerber nicht zu stärken.

In welcher Form wird eine Verschwiegenheitserklärung konzipiert?

Eine Verschwiegenheitserklärung kann entweder als eigenständiges Dokument oder als Teil oder Anhang eines Arbeitsvertrags erstellt werden. Es ist von großer Bedeutung, dass die Vereinbarung klar und eindeutig formuliert wird und die geschützten Informationen sowie die Konsequenzen im Falle von Verstößen genau definiert sind. Um rechtlich bindend zu sein, müssen alle beteiligten Parteien die Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen.

Wie ist eine Verschwiegenheitserklärung aufgebaut?

Folgende Inhalte weisen Verschwiegenheitserklärungen im Kontext von Arbeitsverhältnissen in der Regel auf:

• Auflistung aller Parteien: Klare Identifikation der Parteien, die an der Vereinbarung beteiligt sind.
• Gegenstand der Vereinbarung: Definiert exakt, welche Informationen als vertraulich gelten.
• Dauer der Verschwiegenheitspflicht: Legt fest, wie lange die Verschwiegenheitspflicht gilt.
• Ausnahmen: Erklärt im Detail, ob und welche Informationen von der Verschwiegenheitspflicht ausgenommen sind.
• Sanktionen: Beschreibt die rechtlichen und persönlichen Konsequenzen eines Verstoßes gegen die Vereinbarung.
• Schlussbestimmungen: Enthält weitere Bedingungen, beispielsweise das Erfordernis der Schriftform für Änderungen der Vereinbarung.
• Unterschriften: Rechtskonform geleistete Unterschriften aller Vertragsparteien stellen sicher, dass alle Beteiligten die Vereinbarung gelesen haben und damit einverstanden sind.

Wann ist eine Verschwiegenheitserklärung ungültig?

Die Verschwiegenheitspflicht eines Arbeitnehmers kann durch den Arbeitsvertrag erweitert werden. Eine Geheimhaltungsvereinbarung im Vertrag muss dabei die Interessen beider Parteien berücksichtigen und darf den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen. Sogenannte “All-Klauseln”, die die Verschwiegenheitspflicht auf alle geschäftlichen und betrieblichen Informationen ausdehnen, sind auf Basis der aktuellen Rechtsprechung unwirksam.

In Arbeitsverträgen müssen detaillierte Regelungen enthalten sein, die sich auf spezifische, geheimhaltungsbedürftige Informationen beziehen und den berechtigten Geheimhaltungsinteressen des Unternehmens entsprechen. Eine unspezifische Geheimhaltungsvereinbarung bezüglich des vereinbarten Gehalts ist ebenfalls rechtlich nicht bindend.

Ebenso gilt eine Verschwiegenheitserklärung nicht für Informationen, die beweisen, dass das Unternehmen gegen gesetzliche Vorgaben verstößt. Mitarbeiter dürfen derartige Informationen den Behörden weitergeben, selbst wenn sie eine Verschwiegenheitserklärung unterschrieben haben.

Welche Folgen drohen bei Verstoß gegen die Verschwiegenheitserklärung?

Unternehmen müssen die rechtlichen Anforderungen und die Interessen des Unternehmens genau kennen, um eine wirksame Verschwiegenheitsklausel im Arbeitsvertrag erstellen zu können. Bricht ein Arbeitnehmer die Geheimhaltungsvereinbarung und gibt Daten und Informationen frei, kann dies ernste Folgen haben.

Eine Abmahnung, eine ordentliche Kündigung oder sogar eine fristlose Kündigung stehen beim Bruch der Vereinbarung im Raum. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer zur Zahlung von Schadenersatz verurteilt werden. Unternehmen handeln zielführend, wenn sie mit der Verschwiegenheitserklärung eine Vertragsstrafe vereinbaren. In diesem Fall können Schäden, die durch den Bruch der Verschwiegenheitserklärung entstanden sind, konkret sanktioniert werden. 

In welchen Branchen sind Verschwiegenheitserklärungen besonders wichtig?

Verschwiegenheitsvereinbarungen sind besonders wichtig in Branchen, in denen technologische oder digitale Daten verarbeitet werden. Ebenso werden Geheimhaltungsvereinbarungen oder Verschwiegenheitserklärungen im Gesundheitswesen, in Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen und in beratenden Berufen häufig genutzt. Überall dort, wo vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten den Kern des Geschäfts ausmachen, sind Vereinbarungen zur Geheimhaltung essenziell.