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Wann ist eine Unterschrift rechtsgültig? – Fakten, Form und Tipps

 
Ab wann ist eine Unterschrift rechtsgültig?
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Wer seinen Namen unter ein Dokument setzt, vollzieht dabei weit mehr als den Akt des Buchstabenzeichnens. Mit einer Unterschrift besiegeln die Unterzeichnenden die Rechtsgültigkeit von Verträgen, sie bestätigen Inhalte oder den Erhalt von Dokumenten und geben ein grundlegendes Einverständnis zu den in einem Schriftstück festgehaltenen Fakten. Als Konsequenz einer Unterschrift erhalten Unterzeichner einen Kredit, Waren oder eine Strafe. Umso wichtiger ist es deshalb zu wissen, wann eine Unterschrift rechtsgültig ist. Hier erfahren Sie alles Wichtige dazu.

Rechtliche Grundlagen für eine rechtsgültige Unterschrift

In der deutschen Rechtsprechung ist die Unterschrift in Paragraph 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt. Demnach ist die Unterschrift die Grundlage für alle Rechtsgeschäfte, für die per Gesetz die Schriftform erforderlich ist. Das können z.B. Kaufverträge oder Kreditverträge sein.

Ferner gilt:

  • Die entsprechende Urkunde muss von der ausstellenden Person eigenhändig mit einer sogenannten „Namensunterschrift“ unterzeichnet werden. Dabei handelt es sich um eine Unterschrift, welche sich dem Aussteller eindeutig zuordnen lässt. Entsprechend muss eine rechtsgültige Unterschrift den Familiennamen der unterschreibenden Person(en) enthalten.
  • Bei Verträgen müssen beide Vertragsparteien auf dem Dokument unterschreiben. Werden mehrere Kopien der Vertragsdokumente erstellt, reicht es aus, wenn die Vertragspartner jeweils das Dokument des anderen unterschreiben.

Notar oder elektronische Unterschrift können handschriftliche Unterschrift ersetzen

Das BGB gestattet eine elektronische Unterschrift, sofern nicht gesetzlich eine handschriftliche vorgeschrieben ist bzw. andere gesetzliche Regelungen Vorrang haben. 

Beglaubigt ein Notar eine Unterschrift, können die Unterzeichnenden jedes beliebige Zeichen anstelle der handschriftlichen Unterschrift setzen. Das Dokument erhält durch die Beglaubigung Rechtsgültigkeit.

FAQ zu rechtsgültigen Unterschriften

Da es zahlreiche offene Fragen rund um die Rechtsgültigkeit einer Unterschrift gibt, finden Sie im Folgenden alle Antworten auf die häufigsten Fragen.

Ist eine elektronische Unterschrift ebenso rechtsgültig wie eine handschriftliche?

In Europa gilt die sogenannte „eIDAS-Verordnung“. Demnach sind elektronische Unterschriften seit 2016 europaweit anerkannt. Dank der Standardisierung sind elektronische Signaturen gleichbedeutend mit einer handgeschriebenen Unterschrift.

Voraussetzung dafür ist, dass die elektronische Unterschrift über einen zertifizierten Dienstleister erfolgt. Ein solcher Dienstleister ist z.B. DocuSign. Mit dessen Produkten lassen sich PDF-Dokumente oder andere digitale Dokumente elektronisch unterschreiben.

Gilt eine eingescannte Unterschrift als elektronische Signatur?

Eine rechtlich bindende elektronische Unterschrift erfolgt nur, wenn die dafür notwendige Zertifizierung nach der eIDAS-Verordnung vorhanden ist. So wird sichergestellt, dass die Unterschrift nicht gefälscht werden kann. Es werden bei elektronischen Unterschriften u.a. die IP-Adresse, ein Zeitstempel sowie andere Daten der unterzeichnenden Person mitgespeichert.

Kann ich ein Dokument nur mit dem Vornamen unterschreiben?

Eine rechtsgültige Unterschrift sollte immer den Nachnamen der Unterzeichnenden enthalten. Der Vorname reicht als Unterschrift nicht aus.

Ist eine Unterschrift mit einem Künstlernamen rechtsgültig?

Sofern der Künstlername allgemein bekannt ist und z.B. im Personalausweis eingetragen ist und einen Rückschluss auf die Person zulässt, ist das rechtstültige Unterschreiben mit dem Künstlernamen möglich.

Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

In der Rechtsprechung ist nicht eindeutig geregelt, ob eine eingescannte Unterschrift Rechtsgültigkeit hat. Es gibt Präzedenzfälle und eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2010 (BFH, 22.6.10, 2010 VIII R 38/08), die eine eingescannte Unterschrift als rechtsgültige Signatur anerkennen. Demnach ist eine eingescannte Signatur rechtsgültig, wenn aus dem Schriftstück eindeutig hervorgeht, wer unterschrieben hat und wenn der Inhalt des Dokuments den Willen der unterzeichnenden Person zweifellos wiedergibt. In der Praxis bietet sich bei digitalen Dokumenten eine rechtssichere und zertifizierte elektronische Signatur an, um mögliche Streitfälle zu vermeiden.

Reicht es, wenn ich die Unterschrift für die Kündigung meines Arbeitsvertrags einscanne?

In vielen Bereichen werden heute schon Unterschriften eingescannt. Für Kündigungsschreiben sieht der Gesetzgeber jedoch eine spezielle Form der Erklärung vor, die Schriftform (§ 623 BGB). Demnach muss ein Kündigungsschreiben immer in Schriftform erfolgen und vom Urheber handschriftlich abgezeichnet werden. Mit eingescannter Unterschrift wäre das Dokument unwirksam.

Rechtsgültige Unterschrift – so unterschreiben Sie richtig

Wann eine Unterschrift rechtsgültig ist, wurde schon mehrfach von Entscheidungen des Bundesgerichtshofs (BGH) begründet, u.a. im Beschluss vom 03.03.2015, Az. VI ZB 71/14.

Folgende Vorgaben lassen sich daraus ableiten:

  • Die Unterschrift muss nicht lesbar, aber der Name der unterzeichnenden Person muss vollständig sein. Eine gekürzte Buchstabenfolge oder ein Namenskürzel gelten demnach nicht als rechtsgültige Unterschrift.
  • Es muss ein Schriftzug vorhanden sein, der die Identität der unterzeichnenden Person ausreichend kennzeichnet.
  • Der Schriftzug muss die Nachahmung erschweren. Hierfür muss sie charakteristische und individuelle Merkmale aufweisen.
  • Die Unterschrift muss eigenhändig erfolgen.
  • Die Unterschrift gibt den Willen der unterzeichnenden Person wieder, für den Inhalt des Dokuments die Verantwortung zu übernehmen.
  • Die Unterschrift kann vereinfacht sein und einen nicht lesbaren Namenszug enthalten. Wichtig ist, dass die unterzeichnenden Person in der Regel immer so unterschreibt.

Zusammengefasst: Wenn Sie unterschreiben, sollte am besten Ihr Nachname erkennbar sein und Sie sollten immer in ähnlicher Weise unterschreiben.

Wichtig: Bei diesem Text handelt es sich lediglich um einen Informationstext. Er stellt keine rechtsverbindliche Beratung dar. Alle Inhalte sind ohne Gewähr.

Folgen einer unzulässigen Unterschrift

Für Unterzeichnende ist es wichtig, dass die eigene Unterschrift rechtsgültig geleistet wird. Im schlimmsten Fall können sonst Verträge angefochten oder ein Rechtsgeschäft für nichtig erklärt werden.

Spielen Fristen für Rechtsgeschäfte eine wichtige Rolle, können diese durch eine unwirksame Unterschrift überschritten und die damit verbundenen Geschäfte rückabgewickelt werden. Je nach Art des Geschäfts können dadurch zusätzliche Kosten auf die Unterzeichnenden zurückfallen, z.B. in Form von Schadensersatzforderungen.

Fazit: Nur mit korrekter Unterschrift werden Rechtsgeschäfte wirksam

Auch im digitalen Zeitalter spielt die handschriftliche Unterschrift immer noch eine zentrale Rolle, und zwar immer dann, wenn das Gesetz die Schriftform für Verträge vorschreibt. Bei eingescannten Unterschriften sollten Verbraucher, aber auch Gewerbetreibende Vorsicht walten lassen, denn für Verträge haben diese in der Regel kaum Gültigkeit. Eine Ausnahme sind elektronische Signaturen von zertifizierten Anbietern. Für Unternehmen kann es sich lohnen entsprechende Dienstleister zu nutzen.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, sich eine charakteristische und unverwechselbare Unterschrift zuzulegen und ggf. eine individuelle Signatur einzuüben. So lassen sich Unsicherheiten bei Vertragsunterzeichnungen vorbeugen.

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