Mitarbeitergespräche: Arten, Ablauf + Tipps

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Mitarbeitergespräche stellen eines der wichtigsten Führungsinstrumente dar. Das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter bietet ein Forum, innerhalb dem beide Parteien Wünsche und Anregungen formulieren können. Werden Personalgespräche richtig geführt, fördert das die Produktivität innerhalb eines Betriebs. Gleichzeitig profitieren beide Seiten von konstruktivem Feedback. Doch eine produktive Atmosphäre stellt sich nur ein, wenn Vorgesetzte auf eine eingehende Vorbereitung und die richtige Kommunikationstechnik bei der Durchführung des Mitarbeitergesprächs setzen. Von der Vorbereitung, über die richtige Gesprächsführung bis zu inhaltilchen Aspekten, gibt es für Führungskräfte einiges zu beachten.
Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Unter den Begriff „Mitarbeitergespräch“ fallen Gespräche, zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, die eine feste Zielsetzung im Rahmen des Personalmanagements haben und über die alltägliche Unternehmenskommunikation hinaus gehen. Bei Mitarbeitergesprächen handelt es sich keineswegs nur um Unterredungen, in denen Negatives oder Schwierigkeiten besprochen werden. Auch positive Rückmeldungen, das Mitarbeiterjahresgespräch oder ein Rückkehrgespräch nach dem Mutterschutz einer Kollegin fallen darunter – und stellen zugleich wichtige Instrumente der Mitarbeiterführung dar.

Wann werden Mitarbeitergespräche geführt?

Gründe und Anlässe für Mitarbeitergespräche gibt es viele. Dazu gehören unter anderem:

  • Rückkehr und Wiedereingliederung eines Mitarbeiters, der zuvor in Elternzeit oder aufgrund einer längeren Erkrankung arbeitsunfähig war
  • Konflikte zwischen den Arbeitnehmern oder Mobbing am Arbeitsplatz
  • Gehaltsverhandlungen
  • Zielvereinbarungen
  • Kündigungen oder Ermahnungen
  • Ende der Probezeit
  • Feedback zur Leistung eines Mitarbeiters
  • Würdigung beruflicher und persönlicher Entwicklungen

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Generell wird zwischen zwei verschiedenen Formen von Personalgesprächen unterschieden: Den anlassbezogenen und den institutionalisierten Gesprächen. Wie die Namen bereits andeuten, werden anlassbezogene Unterredungen im Hinblick auf ein bestimmtes Ereignis oder einen Anlass geführt. Institutionalisierte Personalgespräche finden hingegen regelmäßig oder in einem bestimmten Turnus statt. Näheres zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten lesen Sie in den folgenden Absätzen.

Was sind anlassbezogene Mitarbeitergespräche?

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche nehmen meistens auf einen bestimmten Anlass oder ein aktuelles Ereignis Bezug. Davon abhängig gestaltet sich auch der Inhalt des Gesprächs, das nicht nur vom Vorgesetzten, sondern auch vom Mitarbeiter initiiert werden kann. Typische anlassbezogene Mitarbeitergespräche sind:

  • Rückkehrgespräch: Ein Teammitglied kommt nach längerer Abwesenheit – Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz – zurück ins Unternehmen. Das Teammitglied wird über die aktuelle Situation der Firma aufgeklärt, beispielsweise über Zahlen und laufende Projekte. Auch wird hierbei vereinbart, wie und wann der Rückkehrer wieder in den Berufsalltag einsteigt, beispielsweise startet er oder sie erst einmal mit einer halben Stelle und stockt dann nach und nach auf.
  • Konfliktgespräch: In dieser Gesprächsform werden spezifische Probleme innerhalb der Belegschaft geklärt. Dabei können die Mitarbeiter erst einzeln nach ihrer Sicht der Dinge befragt werden, um dann im gemeinsamen Gespräch eine Lösung zu finden. Als Führungskraft ist es wichtig, sich so neutral und sachlich wie möglich zu verhalten.
  • Kritikgespräch: Dieses Mitarbeitergespräch dient als Möglichkeit, konstruktive anlassbezogene Kritik zu formulieren. Dabei geht es immer um eine spezielle temporäre Situation, beispielsweise ein Projekt, welches nicht das gewünschte Resultat erzielt hat, oder einen starken Leistungsabfall eines Mitarbeiters in einer wichtigen Phase des Unternehmens.
  • Übernahmegespräch: Ein Gespräch für betrieblicher Neuzugänge, meistens am Ende der Probezeit. Hierbei kann der Mitarbeiter sich dazu äußern, wie ihm die Arbeit bisher zusagt, ob er sich gut eingelebt hat, oder ob es Wünsche für eine weitere Zusammenarbeit gibt. Der Vorgesetzte gibt dem Neuzugang seine Einschätzung, ob dieser in das Unternehmen passt und wie seine bisherige Leistung zu bewerten ist. Dabei sollten sowohl positive Dinge, als auch Verbesserungsvorschläge 

Wie viel Zeit sollte man für ein Mitarbeitergespräch einplanen?

Die Vorbereitung auf ein anlassbezogenes Gespräch hängt wieder individuell vom Anlass ab. Für die Unterredung selbst – und auch hier kommt es auf den Einzelfall an – sollten Sie 20 Minuten bis 1,5 Stunden einplanen.

Was sind institutionalisierte Personalgespräche?

Institutionalisierte, also regelmäßig durchgeführte, Personalgespräche unterscheiden sich hinsichtlich der anlassbezogenen Mitarbeitergespräche unter anderem durch den zeitlichen Rahmen. Dieser kann bei den institutionalisierten Gesprächen durchaus großzügiger ausfallen und zwischen 30 Minuten und 3 Stunden in Anspruch nehmen.

Die längere Dauer des Gesprächs ergibt sich automatisch aus dem Inhalt der Unterredung: Meistens nehmen institutionalisierte Mitarbeitergespräche nicht auf ein bestimmtes Ereignis Bezug, sondern fokussieren einen längeren in der Vergangenheit liegenden Zeitraum. Beispiele für solche institutionalisierten Mitarbeitergespräche sind:

  • Mitarbeiterjahresgespräche: Sie haben das Ziel, das Jahr Revue passieren zu lassen. Die angerissenen Themenbereiche können je nach Mitarbeiter stark variieren. Im Jahresgespräch wird generell über das vergangene Geschäftsjahr gesprochen, es werden positive Dinge hervorgehoben und Verbesserungspotentiale klar kommuniziert. Dabei können sowohl unternehmerische Aspekte, als auch persönliche Weiterentwicklung besprochen werden. In manchen Unternehmen gibt es jedoch nicht nur Jahresgespräche, sondern sogar Halbjahresgespräche.
  • Beurteilungsgespräche: Im Rahmen einer solchen Unterredung besprechen Vorgesetzter und Mitarbeiter Verhalten und Leistung in einem bestimmten Zeitraum, beispielsweise nach einem Projekt, oder einer heißen Phase des Geschäftsjahres. In einigen Fällen sind Beurteilungsgespräche auch gute Ausgangslagen für Gehaltsverhandlungen, wenn der Mitarbeiter beispielsweise ein großes Projekt überdurchschnittlich gut abgeschlossen hat. 
  • Zielvereinbarungsgespräche: Sie dienen dazu, mit den Beschäftigten mittel- und langfristige Ziele festzulegen und darüber zu sprechen, wie diese erreicht werden können. Dabei werden sowohl die persönlichen Ziele des Mitarbeiters als auch die Unternehmensziele in den Blick genommen und es wird versucht, diese in Einklang zu bringen. Wichtig hierbei ist, das als Ergebnis klar vereinbarte Zielsetzungen zustande kommen und diese anschließend regelmäßig kontrolliert und angepasst werden.
  • Entwicklungsgespräche: Sie sind eine Möglichkeit, um mit einem Teammitglied über die weitere Zusammenarbeit und die jeweiligen Entwicklungs- und Förderchancen im Unternehmen zu sprechen. Der Mitarbeiter erhält eine realistische Einschätzung, ob und wie er sich um Unternehmen und persönlich weiterentwickeln kann. So können zum Beispiel Schwerpunkte der Tätigkeit in den Fokus gerückt werden, oder Mitarbeiter mit Führungsqualitäten animiert werden, zukünftig mehr Verantwortung zu übernehmen. 

Da in aller Regel bereits vorab bekannt ist, welchen Sinn und Zweck das Personalgespräch hat, lassen sich institutionalisierte Mitarbeitergespräche etwas besser planen. Die Gesprächsstruktur und die -inhalte folgen einem vorab definierten Rahmen. Führungskräfte können außerdem mit einem Leitfaden arbeiten, der die wichtigsten Ankerpunkte des Gesprächs festhält und somit durch das Mitarbeitergespräch führt.

Welcher Rahmen eignet sich für ein Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche – egal welcher Art – lassen sich am besten in einem ungestörten Rahmen unter vier Augen durchführen. Deshalb sollten Sie sich die Zeitspanne auch großzügig blocken und unter keinen Umständen Anrufe entgegennehmen. Übrigens: Sollte der MItarbeiter verlangen, dass zusätzlich ein Mitglied des Betriebsrats an dem Gespräch teilnimmt, müssen Sie dem Wunsch grundsätzlich entsprechen.

Warum sind Mitarbeitergespräche so wichtig?

In Ihrem Führungserfolg werden Sie als Vorgesetzter daran gemessen, wie Sie mit Ihrem Team messbare und an der Unternehmenspolitik ausgerichtete Ziele erreichen und somit zur Wertschöpfung beitragen. Betrachten Sie Mitarbeitergespräche daher auch als wichtige Hilfe bei Ihrer Teamführung und nicht etwa als lästige Pflichtübung. Letztlich helfen Mitarbeitergespräche auch dabei Ihre eigene Leistung als Führungskraft einzuschätzen sowie die Mitarbeitermotivation dauerhaft zu steigern.

Was sind die Vorteile von Mitarbeitergesprächen für den Arbeitgeber?

Mitarbeitergespräche bieten Arbeitgebern und Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die zur Förderung eines effizienten und produktiven Arbeitsumfelds beitragen:

  1. Leistungssteigerung: Durch regelmäßige Gespräche können Arbeitgeber die individuellen Stärken und Schwächen der Mitarbeiter besser verstehen. Dies ermöglicht gezielte Unterstützung, Schulung und Ressourcenallokation, die zur Leistungssteigerung und zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
  2. Motivation und Engagement: Mitarbeitergespräche (insbesondere Motivationsgespräche) zeigen den Angestellten, dass ihr Beitrag geschätzt wird und dass ihre Entwicklung im Fokus steht. Dies fördert Motivation, Engagement und eine stärkere Bindung an das Unternehmen.
  3. Karriereentwicklung: Individuelle Gespräche bieten die Gelegenheit, langfristige Karriereziele und Entwicklungspfade zu besprechen. Arbeitgeber können klare Perspektiven für Aufstiegschancen und berufliche Weiterentwicklung aufzeigen, was Mitarbeiter langfristig motiviert und an das Unternehmen bindet.
  4. Konfliktprävention und -lösung: Mitarbeitergespräche dienen als Plattform, um Missverständnisse oder Konflikte frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Offene Kommunikation ermöglicht es, potenzielle Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden, bevor sie eskalieren.
  5. Feedback und Verbesserung: Gespräche ermöglichen einen kontinuierlichen Feedbackfluss, sowohl von Vorgesetzten als auch von Mitarbeitern. Dadurch können Stärken ausgebaut und Verbesserungsbereiche angegangen werden, was zu einer kontinuierlichen Steigerung der Effizienz und Qualität führt.
  6. Bindung und Mitarbeiterzufriedenheit: Arbeitnehmer fühlen sich wertgeschätzt und gehört, wenn ihre Meinungen und Bedürfnisse in Mitarbeitergesprächen berücksichtigt werden. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, einem besseren Betriebsklima und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass talentierte Mitarbeiter dem Unternehmen langfristig treu bleiben.
  7. Unternehmenskultur und Werte: Mitarbeitergespräche bieten die Gelegenheit, Unternehmenswerte zu betonen und zu leben. Durch den Dialog über Unternehmensziele und -werte können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in dieselbe Richtung arbeiten und die Kultur des Unternehmens aktiv mitgestalten.

Insgesamt tragen Mitarbeitergespräche dazu bei, eine transparente Kommunikation zu fördern, das Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen und die Gesamtleistung und Effektivität des Unternehmens zu steigern.

Von Mitarbeitergesprächen hängt vieles ab: Sie können mit gut durchgeführten Mitarbeitergesprächen das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Teamführung und den gemeinsamen Erfolg gewinnen, Sie können bei schlecht durchgeführten Mitarbeitergesprächen allerdings auch demotivieren. Als Vorgesetzter sollten Sie Mitarbeitergespräche daher gut vorbereiten.

Wie wird das Mitarbeitergespräch erfolgreich vorbereitet?

Die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches steht stets in direkter Abhängigkeit zu dem jeweiligen Arbeitnehmer. In der Regel umfasst die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches jedoch die folgenden drei Phasen: 

  • die Festlegung der Ziele des Mitarbeitergespräches,
  • die räumliche und zeitliche Planung des Personalgespräches und 
  • die inhaltliche Planung des Gespräches mit dem Arbeitnehmer.

Jedes Mitarbeitergespräch bedarf einer gewissen administrativen und auch inhaltlichen Vorbereitung. Wer als Führungskraft unvorbereitet in ein vorab anberaumtes Gespräch geht, drückt dem Mitarbeiter gegenüber wenig Wertschätzung aus. Ohne Vorbereitung besteht außerdem die Gefahr, dass wichtige Punkte in Vergessenheit geraten und während des Gesprächs nicht auf den Tisch kommen. Damit gehen Sinn und Zweck des Gesprächs verloren. Eine grundlegende Checkliste mit wichtigen Punkten ist deswegen Pflicht.

Festlegung der Ziele des Mitarbeitergesprächs

Definieren Sie im ersten Schritt das Ziel des Mitarbeitergesprächs:

  • Was soll der Mitarbeiter in diesem Mitarbeitergespräch erfahren oder verstehen?
  • Was soll der Mitarbeiter anschließend (anders als bisher) tun?

Mitarbeitergespräche: Institutionalisiert oder anlassbezogen?

Wie bereits dargestellt, sind institutionalisierte Mitarbeitergespräche etwas besser planbar als anlassbezogene Gespräche. Das liegt in erster Linie daran, dass die regelmäßig wiederkehrenden Mitarbeitergespräche nach einem festen Muster durchgeführt werden können. Anlassbezogene Personalgespräche erfordern Flexibilität, die jeweils auf den Anlass und Zweck des Gesprächs ausgerichtet ist.

Räumliche und zeitliche Planung des Mitarbeitergespräches

Im zweiten Schritt der Vorbereitung kümmern Sie sich um die Planung: Wann und wo soll das Mitarbeitergespräch stattfinden? 

Benötigen Sie für das Personalgespräch einen separaten Raum, ist es wichtig, die Belegung vorab im Blick zu behalten. Sprechen Sie die Einladung für ein Personalgespräch mit genügend Vorlauf aus. Ihr Mitarbeiter soll sich nicht überfahren fühlen, sondern ebenfalls die Möglichkeit bekommen, sich eingehend auf das Personalgespräch vorzubereiten. Nennen Sie in diesem Zusammenhang auch gleich das Gesprächsthema. Nicht immer werden Mitarbeitergespräche positiv aufgefasst. Weiß Ihr Beschäftigter, dass sich das Mitarbeitergespräch nur um Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen geht, wird ihm eine große Last von der Schulter genommen.

Inhaltliche Planung des Mitarbeitergesprächs

Für die inhaltliche Planung sollten Sie zunächst einen Blick in die Personalakte Ihres Beschäftigten werfen: Rücken Sie Arbeitsvertrag und bisherige Beurteilungen in den Fokus. Gibt es bereits Zielvereinbarungen oder Protokolle früherer Gespräche, sollten Sie auch kurz einen Blick in diese Aufzeichnungen werfen. Fragen Sie sich:

  • Was wollen Sie vom Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch erfahren oder hören?
  • Wie wollen Sie den Mitarbeiter fragen oder zum Reden ermutigen?

In aller Regel haben Sie bereits das Ziel der Unterhaltung definiert und ihren Mitarbeiter darüber informiert. Anhand des Gesprächsziels lassen sich weitere Details zum Gesprächsaufbau festlegen:

  • Besteht genereller Gesprächsbedarf?
  • Was ist Ihr Kernanliegen und wie können Sie es formulieren?
  • Könnte das Personalgespräch emotionalen Charakter bekommen?
  • Gibt es mögliche Einwände des Mitarbeiters? Wie können Sie diesen begegnen?

Welche Schritte helfen bei der Vorbereitung?

Bei der inhaltlichen Vorbereitung geht es darum, das Gespräch und mögliche Reaktionen Ihres Gegenübers einmal gedanklich durchzuspielen. Eine Mindmap oder eine Zeichnung mit Antwortmöglichkeiten kann hier helfen, sich einen Überblick zu verschaffen. Auch ein Leitfaden und eine Checkliste mit Punkten, die Sie gerne ansprechen möchten, sind nützliche Hilfen und helfen bei der Gesprächsführung. 

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Obwohl Mitarbeitergespräche aufgrund des unterschiedlichen Anlasses und spezifischer Ziele stets individuell sind, läuft ein Mitarbeitergespräch in der Regel in drei Phasen ab:

  • Die Einleitung des Mitarbeitergespräches
  • Der Hauptteil des Personalgespräches
  • Der Schluss der Unterredung

Mitarbeitergespräche laufen also oftmals nach dem gleichen Schema ab. Um Ihnen einen groben Eindruck zu geben, können Sie sich am folgenden Leitfaden orientieren.

Einleitung des Personalgespräches

In der ersten Phase des Mitarbeitergesprächs schaffen Sie als Vorgesetzter zunächst die Grundatmosphäre. Begrüßen Sie ihren Gesprächspartner bewusst höflich und freundlich: „Herr Müller, schön, dass Sie da sind. Bitte setzen Sie sich“. Bei notwendiger Kritik, oder Kündigung bleiben Sie dagegen etwas distanzierter: „Frau Meier, bitte setzen Sie sich“. 

Nach der Begrüßung und der Eröffnung des Gesprächs erklären Sie den Anlass und warum Sie das Gespräch führen. Überfallen Sie den Mitarbeiter nicht mit einem Wortschwall und ausführlichen Erklärungen. Meistens reicht ein kurzer prägnanter Satz bereits aus, um das Thema einzuleiten wie beispielsweise: „Herr Weinert, heute vereinbaren wir Ihre Ziele für das nächste Quartal“, oder „Frau Kersten, ich muss Ihnen leider die Kündigung aussprechen“.

Ihr Mitarbeiter weiß nun was Sache ist und wird entsprechend reagieren. Bitte geben Sie ihm jetzt den Raum, den er braucht, um beispielsweise erst einmal „Dampf abzulassen“. Sie können mir doch nicht einfach kündigen!“ „Wieso mein Konfliktverhalten? Ich werde gemobbt!“ Eventuell möchte der Mitarbeiter Ihnen jetzt eigene Vorschläge oder Erklärungen präsentieren, wie beispielsweise: „Ja, ich weiß, meine Zahlen waren im letzten Jahr nicht ausreichend. Aber dafür gibt es gute Gründe …“. Verhalten Sie sich in dieser Phase professionell und unbedingt höflich. Eventuell wird der Mitarbeiter auch ausfallend, auch damit sollten Sie rechnen.

Hauptteil des Gespräches

Jetzt kommt die Phase im Mitarbeitergespräch, um das zu sagen, was Sie zu sagen haben. Der Kern des Gesprächs dreht sich meistens um die Erarbeitung von Lösungen und zukünftigen Strategien. Wenn Sie eine Entscheidung treffen mussten, beispielsweise bei einer Kündigung, nennen Sie jetzt ihre Gründe. Versuchen Sie dem Mitarbeiter sachlich und auf den Punkt gebracht zu vermitteln, was Sie zu der Entscheidung bewogen hat. Versuchen Sie Diskussionen zu vermeiden. Sie haben sich mit der Situation im Vorfeld ausreichend auseinandergesetzt und Ihr Urteil gefällt, dazu müssen Sie jetzt stehen.

Geben Sie dem Mitarbeiter dagegen Feedback, eine Beurteilung, oder Kritik, benennen Sie nun konkrete Beispiele, um Ihre Argumente zu untermauern. Geben Sie zu jedem Beispiel auch Ihre Einschätzung, was an der genannten Situation gut war, oder wo Sie Verbesserungspotentiale sehen.

Dreht sich das Mitarbeitergespräch um Zielvereinbarungen, oder Delegationen, stellen Sie ihre Erwartungen und Wünsche dar. Erklären Sie, in welchem Gesamtzusammenhang der Beitrag des Mitarbeiters zu sehen ist. Heben Sie auch gerne die Wichtigkeit und Bedeutung des gesetzten Ziels hervor und erklären Sie dem Mitarbeiter klar und präzise, was Sie von ihm erwarten.

In dieser Phase des Mitarbeitergesprächs ist es besonders wichtig zuzuhören. Ihr Gegenüber wird nun seine Meinung und Gedanken zu Ihrem Anliegen äußern. Vergewissern Sie sich, dass er genau verstanden hat, worum es Ihnen geht und was Sie von ihm erwarten. Stellen Sie durch Gegenfragen fest, ob Ihre Botschaft richtig angekommen ist.

Schluss des Personalgespräches

Treffen Sie zum Ende des Mitarbeitergesprächs verbindliche Vereinbarungen und setzen Sie Fristen und Ziele fest. Nur so bekommt das Personalgespräch einen verbindlichen Charakter. Unter Umständen ist es sinnvoll, gleich den Termin für ein Anschlussgespräch festzusetzen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie beide -Vorgesetzter und Mitarbeiter- den jeweiligen Standpunkt kennen und verstehen, können Sie nun im fairen Austausch zum Ziel des Mitarbeitergesprächs kommen. Bei einer Zielvereinbarung, oder einer Delegation respektieren Sie Ihren Mitarbeiter als Experten im jeweiligen Thema. Fragen Sie nach, ob er mit Ihren Erwartungen einverstanden ist, oder diese eventuell für unangemessen hält. Bitten Sie ihn auch Ihnen mitzuteilen, wenn er Unterstützung benötigt, oder ob er einen Alternativvorschlag zum Arbeitsprozess anbieten kann.

Rechnen Sie bei Feedback, Beurteilung und Kritik mit verletzten Gefühlen und auch mit dem Versuch, Sie umzustimmen. Vielleicht will der Mitarbeiter Ihnen erklären, warum Ihre Kritik nicht berechtigt oder Ihre Beurteilung zu negativ ist. Hören Sie zu, aber lassen Sie sich nicht auf ein Wortgefecht ein. Es darf nicht darauf hinauslaufen, dass ein Ihnen rhetorisch überlegener Mitarbeiter mit Ihnen um Ihre Einschätzung feilscht!

Rechnen Sie bei einem Kündigungsgespräch mit einem Wechselbad der Gefühle. Eventuell greift der Mitarbeiter Sie rhetorisch an, weil er die Kündigung für ungerecht hält. Womöglich versinkt er im nächsten Moment in tiefe Trauer, weil die drohende Arbeitslosigkeit ihn und seine Familie ins Unglück stürzt. Versuchen Sie nicht, mit ihm über die Berechtigung Ihrer Entscheidung zu diskutieren. Wecken Sie keine falschen Hoffnungen, dass er durch Argumente noch etwas erreichen kann. Bleiben Sie bei dem, was Sie vorab nach reiflicher Überlegung als beste Lösung im Sinne des Unternehmens erkannt haben.

Beenden Sie das Mitarbeitergespräch in einer angemessenen Weise. Eine Zielvereinbarung, oder eine Delegation sollten Sie partnerschaftlich mit einem Handschlag besiegeln. Für erfreuliche Feedback und Beurteilungsgespräche gilt dasselbe. Bedanken Sie sich bei dem Mitarbeiter für seine Bereitschaft, sich engagiert einzusetzen.

Wenn Sie ein kritisches Feedback, oder eine harsche Kritik erteilt haben, ermutigen Sie den Mitarbeiter durch eine positive Botschaft am zum Abschluss: “Da doch alles andere so gut läuft, werden Sie dieses Problem bestimmt auch in den Griff bekommen!“

Welche Fragen werden in Mitarbeitergesprächen gestellt?

Mitarbeitergespräche leben oft vom Dialog. Um eine möglichst organische Konversation zu gewährleisten hier einige mögliche Fragen an Ihren Mitarbeiter:

  • “Was motiviert Sie aktuell am meisten an Ihrer Tätigkeit” Die Frage klingt erst einmal banal, kann aber unglaublich wichtig sein. Viele Arbeitnehmer haken in ihrem Arbeitsalltag Routinen ab und vergessen dabei oft, was Sie eigentlich motiviert zur Arbeit zur gehen und was Sie sich an ihrem Arbeitsplatz wünschen. Die Antwort auf darauf, kann Ihnen helfen das Gespräch zu führen.
  • “Wie kommen Sie aktuell mit Ihrer Arbeit zu Recht?” Im Mitarbeitergespräch ist es wichtig, auf seinen Gegenüber einzugehen. Wenn Ihr Mitarbeiter sich überfordert fühlt und Sie das selbe Gefühl haben, bieten Sie ihm hiermit die Möglichkeit seine Sicht der Dinge darzustellen.
  • “Wo liegen Ihrer Meinung nach Ihre persönlichen Verbesserungspotentiale?” Wenn Sie ein kritisches Feedbackgespräch führen müssen, geben Sie dem Mitarbeiter hier die Möglichkeit sich selbst zu hinterfragen und seine möglichen Schwächen aufzuzeigen. Diese können Sie dann im Gespräch aufgreifen und in Ihr Feedback mit einbinden.

Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Damit das Personalgespräch eine positive und produktive Atmosphäre bekommt, sollten Führungskräfte nicht nur auf eine ausgiebige Vorbereitung setzen, sondern auch auf die richtigen Kommunikationstechniken achten. Folgende Tipps sollten Führungskräfte beherzigen:

  • Achten Sie auf Ihre Ausdrucksweise: Sprechen Sie ruhig und betont und arbeiten Sie mit „Ich“-Botschaften. Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber Ihre Eindrücke und geben Sie ihm Raum, sich dazu zu äußern.
  • Vermeiden Sie Monologe: Legen Sie stattdessen aktive Pausen ein, die mitunter auch länger dauern dürfen. Das schafft Raum zum Nachdenken und bietet Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich selbst zum Gesagten zu äußern.
  • Werden Sie sich Ihrer Körpersprache bewusst: Vermeiden Sie selbst verschränkte Arme, die eine Abwehrhaltung symbolisieren. Achten Sie ebenfalls darauf, welche nonverbalen Signale Ihr Gesprächspartner sendet. Generell ist es sinnvoll, sich während eines Mitarbeitergesprächs intensiv auf das Gegenüber zu konzentrieren. Signalisieren Sie Zustimmung ebenso wie Unklarheit – hier sollten Sie direkt nachfragen. Beziehen Sie Ihr Gegenüber aktiv in das Gespräch und die Lösungsfindung ein.

Weniger eine Kommunikationstechnik, denn ein praktischer Tipp: Geht es um Fachliches, so lassen sich komplexe Zusammenhänge mit Visualisierungen einfacher darlegen.

Wie werden Mitarbeitergespräche nachbereitet?

Damit ein Mitarbeitergespräch und vor allem die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse nicht im Sande verlaufen, ist es sinnvoll, die Unterhaltung nachzubereiten.

Tipp: Nehmen Sie sich nach der Unterredung kurz Zeit und halten Sie die wichtigsten Ergebnisse mithilfe Ihrer Notizen aus dem Personalgespräch fest.

Dabei geht es nicht nur um inhaltliche Schwerpunkte, sondern auch um den Ablauf des Gesprächs. Um für weitere Mitarbeitergespräche dazuzulernen, sollten Sie auch Ihre eigene Performance reflektieren. Diese Fragen können helfen:

  • Wie gut war die Vorbereitung und was kann ich daraus für das nächste Mal lernen?
  • Welche Fehler habe ich gemacht?
  • Habe ich (wichtige) Aspekte vergessen?
  • Was kam unerwartet und womit hatte ich gerechnet?

Mithilfe einer kurzen Reflexion gelingt es, positive und negative Aspekte abzuwägen und sich so für zukünftige Personalgespräche noch besser vorzubereiten.

Wer führt Mitarbeitergespräche?

Das Mitarbeitergespräch führt im Normalfall der direkte Vorgesetzte des jeweiligen Mitarbeiters. In schwierigen Fällen kann auch ein Mitglied aus der Personalabteilung hinzugezogen werden.

Sind Mitarbeitergespräche für Führungskräfte Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht für ein Mitarbeitergespräch durch eine Führungskraft gibt es nicht. Trotzdem sind Mitarbeitergespräche wichtig für jedes Unternehmen und bieten zahlreiche Vorteile für das Unternehmen und für die Belegschaft.