Dies ist eine Infografik mit der Aufschrift: "Rückzahlungsklausel".

Rückzahlungsklausel: Wann wirksam? + Muster

Arbeitgeber investieren gern in ihre Mitarbeiter, damit sich deren dadurch erworbene, höhere Qualifikation für das eigene Unternehmen auszahlt. Investitionen dieser Art stellen z. B. Aus- bzw. Fortbildungskosten dar. Der Arbeitgeber beabsichtigt damit, von einem hohen Einsatz und einer effektiveren Leistungsfähigkeit seines Arbeitnehmers profitieren zu können. Diese Hoffnung kann dann ein jähes Ende finden, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen etwa durch eigene Kündigung bereits kurze Zeit später verlässt. Um seine zuweilen recht kostenintensiven Fortbildungskosten nicht umsonst geleistet zu haben, möchte der Arbeitgeber sich durch die Rückzahlungsklausel finanziell gegen ein zu zeitiges Ausscheiden des Arbeitnehmers absichern. Allerdings müssen vertragliche Rückzahlungsklauseln hohe Anforderungen erfüllen, um wirksam zu sein. Wann eine Rückzahlungsklausel unwirksam ist und wie Sie rechtssichere Klauseln für die Rückzahlung von Fortbildungskosten und Co. vereinbaren, verrate ich Ihnen in diesem Artikel - inklusive Muster-Formulierungen!
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Rückzahlungsklausel?

Eine Rückzahlungsklausel im Arbeitsrecht ist eine vertragliche Bestimmung, die regelt, unter welchen Umständen ein Arbeitnehmer bestimmte Zahlungen an den Arbeitgeber zurückzahlen muss.

Durch eine im Arbeitsvertrag vereinbarte Rückzahlungsklausel verpflichtet sich der Arbeitnehmer also erhaltene Leistungen zurückzuerstatten, wenn der Arbeitsvertrag frühzeitig endet.

Sind Rückzahlungsklauseln überhaupt zulässig?

Ja, Rückzahlungsklauseln in Arbeitsverträgen sind grundsätzlich zulässig. Dies wurde vom Bundesarbeitsgericht bereits 2006 in einem Urteil bestätigt (BAG, Urteil vom 11. April 2006 – 9AZR 610/05).

Allerdings werden an die Klausel hohe Anforderungen gestellt.

Dies liegt zum einen darin begründet, dass die Rückzahlungsklausel im Interesse des Arbeitgebers liegt und sie dem Arbeitnehmer oftmals bereits vorformuliert zur Unterzeichnung vorgelegt wird. Denn in diesen Fällen gelten Rückzahlungsklauseln als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), die demnach dem AGB-Recht unterliegen. Folglich können sie auch inhaltlich einer richterlichen Kontrolle unterzogen werden.

Wann sind Rückzahlungsklauseln zulässig?

Rückzahlungsklauseln sind nur zulässig, nur die folgenden zwei Bedingungen erfüllt sind:

  1. Die Rückzahlungsklausel darf gemäß § 305c Abs. 1 BGB nicht als „überraschende Klausel“ eingestuft werden. Dies ist dann der Fall, wenn sie im Vertragsdokument nicht direkt sichtbar erscheint, sondern so versteckt, dass sie für den Vertragspartner des Verwenders, also den Arbeitnehmer, als überraschend gilt.
  2. Die Rückzahlungsvereinbarung muss dem Grundsatz des § 307 Abs. 1 BGB genügen, wonach der Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligt werden darf. Nach § 307 Abs. 1 S. 2 BGB trifft dies etwa dann zu, wenn „die Bestimmung nicht klar und verständlich ist“.

Wann wird der Arbeitnehmer durch die Rückzahlungsklausel in seiner Berufsfreiheit nach Art. 12 GG eingeschränkt?

Eine Rückzahlungsklausel ist nur dann zulässig bzw. wirksam, wenn sie den Arbeitnehmer nicht über ein normales, angemessenes zeitliches Maß hinaus an das Unternehmen bindet. Bleibt der Mitarbeiter aufgrund übermäßig langer Bindungszeit immer noch verpflichtet, die vom Arbeitgeber aufgewendeten Fortbildungskosten zurückzuzahlen, kann er in seiner Berufsfreiheit gemäß Art. 12 GG (Grundgesetz) eingeschränkt sein. Damit wäre die Rückzahlungsklausel als unwirksam einzuordnen. Im Fall einer Rückzahlungsklausel hinsichtlich der gezahlten Fortbildungskosten wird des Weiteren darauf abgestellt, ob sich für den Arbeitnehmer dadurch aus beruflicher Sicht allgemein neue Perspektiven ergeben können. Eine Rückzahlungsklausel gilt dann als unzulässig, wenn sich die neu erworbenen Kennnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters lediglich für den Arbeitgeber bzw. den aktuellen Arbeitsplatz im Unternehmen auszahlen.  

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Verpflichtung, Fortbildungskosten zurückzuzahlen, ist dann zulässig, wenn es in der Sphäre des Arbeitnehmers liegt, ob er zahlen muss oder nicht. Kann er eine vereinbarte Zahlungsverpflichtung dadurch verhindern, indem er dem Unternehmen durch seine „Betriebstreue“ erhalten bleibt, ist eine Rückzahlungsverpflichtung zulässig.

Sind Rückzahlungsklauseln auch bei Sonderzuwendungen (Gratifikationen) zulässig?

Zahlt der Arbeitgeber Gratifikationen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld an seine Mitarbeiter aus, sind Rückzahlungsklauseln grundsätzlich möglich und zulässig. Da das Gesetz hierzu keine speziellen Regelungen vorsieht, müssen Rückzahlungsklauseln bei Sonderzuwendungen ebenso wie bei Fortbildungskosten den geltenden Vorschriften des BGB entsprechen. Dies bedeutet, dass auch eine auf Gratifikationen bezogene Rückzahlungsklausel meist als vorformulierte Klausel im Sinne der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt. Dementsprechend sind die §§ 305 ff. BGB inklusive einer inhaltlichen Kontrolle durch die Arbeitsgerichte anzuwenden.

Auch bei Gratifikationen darf der Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligt oder gemäß Art. 12 GG in seiner Berufsfreiheit eingeschränkt werden.

Daneben sind entsprechende Rückzahlungsklauseln zwar anwendbar bzw. dürfen dann vertraglich vereinbart werden, wenn die Gratifikation keine Vergütung darstellt, die in einen zurückliegenden Bezugszeitraum fällt. Stellt die Sonderzuwendung also eine Vergütung für bereits erbrachte Arbeitsleistung dar, ist die Anwendung der Rückzahlungsklausel nicht zulässig.

Voraussetzungen: Wann sind Rückzahlungsklauseln wirksam?

Folgende Voraussetzungen müssen bei der Anwendung einer Rückzahlungsklausel erfüllt sein, damit die Vereinbarung wirksam ist:

  • Die Bindungsdauer muss angemessen sein. Wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Rückzahlungsklausel vereinbart wird, müssen die beidseitigen Interesse gewahrt werden. Danach wird der Arbeitnehmer dann unangemessen benachteiligt, wenn das Verhältnis zwischen Fortbildungs- und Bindungsdauer nicht ausgewogen geregelt ist.
  • Die Rückzahlungsklausel muss genau definiert und transparent sein. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, z. B. die Fortbildungskosten näher aufzuschlüsseln, wobei die exakte Nennung der Kostenhöhe nicht verlangt wird. Dennoch ist dem Arbeitnehmer mitzuteilen, nach welchem Schlüssel bzw. aufgrund welcher Berechnungsgrundlage sich eine eventuelle Rückzahlungspflicht ergibt.
  • Verhältnis von Bindungszeit und Mobilitätsinteresse ist auszugleichen. Das Interesse des Arbeitgebers an einem längeren Verbleib seines „Schützlings“ (Bindungsinteresse) muss durch den Vorteil auf Arbeitnehmerseite ausgeglichen werden. Das heißt, der Arbeitnehmer muss sich durch die Fortbildung beruflich grundsätzlich in eine bessere Position gebracht haben, die sich sowohl am aktuellen Arbeitsplatz als auch in einem anderen Unternehmen bezahlt machen kann (Mobilitätsinteresse).
  • Der Arbeitgeber muss eine zeitanteilige Minderung der Kosten anbieten. Wenn der Arbeitgeber eine Bindungsdauer an die Fortbildungsdauer anpasst, ist gleichzeitig eine Vereinbarung über die Höhe der Rückzahlung erforderlich. Was schuldet der Arbeitnehmer demzufolge, wenn er das Unternehmen vor Ende der Bindungsdauer verlässt? In der Regel geht man von einer ratierlichen Ausgestaltung aus, wonach sich die Höhe der Rückzahlung bei fortdauerndem Verbleib im Unternehmen stetig mindert.

Beispiel: Wenn die Fortbildungskosten 10.000 Euro betrugen und die Vertragsparteien eine Bindungsdauer von 24 Monaten vereinbart haben, so beträgt die Rückzahlungssumme nach der Hälfte der Bindungsdauer (12 Monate) nur noch 5.000 Euro. Sind insgesamt 18 Monate verstrichen, müsste der Arbeitnehmer noch 2.500 Euro zahlen.

  • Die Rückzahlungsklausel ist unwirksam, wenn sie im Arbeitsvertrag nicht genauer definiert, wer die Verantwortung für den Beendigungsgrund trägt. Dies ist schlüssig und folgerichtig der Arbeitnehmer, wenn er aus freien Stücken noch vor Ende der Bindungsdauer die Kündigung einreicht. Wird das Arbeitsverhältnis dagegen wegen betriebs- oder auch personenbedingter Kündigung beendet, liegt die Verantwortlichkeit nicht mehr in der Sphäre des Mitarbeiters. Er ist damit von der Rückzahlungspflicht befreit. Gleiches gilt im Fall einer fristlosen Kündigung des Arbeitnehmers wegen eines vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers.

Wann sind Rückzahlungsklauseln unwirksam?

Rückzahlungsklauseln sind unwirksam, wenn:

  1. die Bindungsdauer unangemessen ist.
  2. die Rückzahlungsklausel unklar oder unpräzise definiert ist und nicht transparent genug ist.
  3. das Interesse des Arbeitgebers an einem längeren Verbleib des Arbeitnehmers (Bindungsinteresse) nicht angemessen durch den Vorteil auf Arbeitnehmerseite (Mobilitätsinteresse) ausgeglichen wird.
  4. keine zeitanteilige Minderung der Kosten angeboten wird.

Wann kommen Rückzahlungsvereinbarungen im Arbeitsrecht zum Einsatz?

Rückzahlungsklauseln kommen im Arbeitsrecht vor allem bei Fortbildungen und Gratifikationen zum Einsatz.

Mit einer Rückzahlungsklausel zu absolvierten Fortbildungen verfolgen Arbeitgeber das Ziel, die entstandenen Kosten zurückerstattet bekommen. Denn eine solche Vereinbarung verpflichtet den Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen dazu, dem Arbeitgeber die Fortbildungskosten zumindest teilweise wieder zurückzuzahlen.

Im deutschen Arbeitsrecht werden Rückzahlungsklauseln neben der Forderung von Fortbildungskosten auch im Fall von Gratifikationen vereinbart. Dazu zählen in erster Linie das Weihnachts- oder Urlaubsgeld, aber auch solche Sonderzuwendungen, die in Form eines Betriebsjubiläums an die Belegschaft ausgezahlt werden.

Weitere Arten von Gratifikationen sind:

  • Prämien (auf Grundlage von Zielvereinbarungen)
  • Tantiemen (variable Vergütungsanteile, abhängig vom Unternehmenserfolg)
  • Bonuszahlungen (leistungsabhängig und ebenso abhängig vom Erfolg des Unternehmens)

Wo stehen Rückzahlungsklauseln?

Grundsätzlich kann eine Rückzahlungsklausel formfrei zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschlossen werden. In wenigen Ausnahmen kann die Schriftform erforderlich sein, wie z. B. im Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Darüber hinaus dürfte es vor allem für den Arbeitgeber von größerem Interesse sein, jede Rückzahlungsvereinbarung im Sinne der Rechtssicherheit und zum Zweck der Beweisbarkeit schriftlich festzuhalten – und somit aus finanziellen Gründen.

Im Übrigen ist die Rückzahlungsklausel jedoch aufgrund ihrer Bedeutung und der möglichen finanziellen Folgen für beide Vertragspartner als wesentlicher Vertragsbestandteil im Sinne des § 2 Abs. 1 NachwG (Nachweisgesetz) einzustufen. Insbesondere § 2 Abs. 1 Nr. 12 NachwG dürfte hier einschlägig sein. Danach gelten etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen als wesentliche Vertragsbestandteile. Aus Arbeitgebersicht ist zu bedenken, dass dem Arbeitnehmer in diesem Fall spätestens einen Monat nach Vertragsschluss eine entsprechende Niederschrift auszuhändigen ist.

Wie werden Rückzahlungsklauseln formuliert?

Damit Sie rechtssichere und wirksame Rückzahlungsklauseln vereinbaren, finden Sie im Folgenden zwei Muster – einmal für die Rückzahlung von Fortbildungskosten und einmal für das Weihnachtsgeld.

Rückzahlungsklausel Fortbildungskosten

„Übernimmt der Arbeitgeber unter Beibehaltung der monatlichen Lohnzahlung zusätzlich die Kosten für eine Fortbildung, verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Kosten, wenn er das Arbeitsverhältnis aus einem Grund kündigt, der nicht im Bereich des Unternehmens liegt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer aus einem Grund kündigt, den er selbst zu vertreten hat.

Liegt ein Fall der betriebsbedingten Kündigung vor oder beruht die Eigenkündigung auf vertragswidrigem Arbeitgeberverhalten, besteht kein Rückzahlungsanspruch.

Höhe der Rückzahlungsbeträge:

  • Bei einer Fortbildungsdauer von bis zu einem Monat beträgt die Bindungsdauer sechs Monate.
  • Bei einer Fortbildungsdauer von einem bis zwei Monaten beträgt die Bindungsdauer ein Jahr.
  • Bei einer Fortbildungsdauer von drei bis zu vier Monaten beträgt die Bindungsdauer zwei Jahre.

Die Rückzahlungspflicht mindert sich nach Dauer der Beschäftigung (nach Beendigung der Fortbildung) wie folgt:

Für jeden Monat werden dem Arbeitnehmer zeitanteilig bei einer Fortbildungsdauer

  • von bis zu einem Monat 1/6,
  • von über einem bis zu zwei Monaten 1/12,
  • von drei bis vier Monaten 1/24,

des gesamten Rückzahlungsbetrages erlassen.“

Rückzahlung von Weihnachtsgeld

„Wird Weihnachtsgeld ausbezahlt, so verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur Rückzahlung, wenn sein Ausscheiden auf eigenen Wunsch oder durch Kündigung bis zum 31.3. des auf die Auszahlung folgenden Kalenderjahres erfolgt. Dies soll dann nicht gelten, wenn das Arbeitsverhältnis aufgrund betriebsbedingter Kündigung des Arbeitgebers endet.“

Wie lange darf die Rückzahlungspflicht betragen?

Bei der Beantwortung der Frage, welche Bindungsdauer möglich bzw. zulässig ist, entscheidet im Zweifel der Einzelfall. Dennoch hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil einen zeitlichen Rahmen vorgegeben, an den sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Vereinbarung der Rückzahlungsklausel orientieren sollten.

Danach soll bei einer Aus- bzw. Fortbildungsdauer von maximal einem Monat eine Bindungsdauer von bis zu sechs Monaten gelten.

In der folgenden Tabelle lässt sich das von der Rechtsprechung festgelegte Verhältnis Fortbildungsdauer/Bindungsdauer entnehmen:

Übersicht zur angemessenen Bindungsdauer

Aus-/FortbildungsdauerBindungsdauer
bis zu 1 Monatbis zu 6 Monaten
bis zu 2 Monatenbis zu 1 Jahr
bis zu 3 bis 4 Monatenbis zu 2 Jahren
bis zu 6 bis 12 Monatenbis zu 3 Jahren
über 2 Jahrebis zu 5 Jahren

Wie erwähnt, sind leichte Abweichungen möglich. Insbesondere dann, wenn die Kosten für die Fortbildung besonders hoch ausfallen und der Mitarbeiter seine Kenntnisse und Fähigkeiten über das Normalmaß hinaus verbessern konnte.