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Urlaubsanspruch bei Jobwechsel – diese Vorgaben müssen Arbeitgeber kennen

 
Urlaubsanspruch bei Jobwechsel
Urheber: Seventyfour | Adobe Stock

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Mehr als 50 Prozent aller deutschen Beschäftigten sind offen für einen Jobwechsel. Für Unternehmen, die vakante Position besetzen möchten, ist die Wechselwilligkeit vieler Beschäftigter eine gute Nachricht. Sie können professionell ausgebildete neue Mitarbeiter gewinnen und in ihr Unternehmen eingliedern. Mit jedem Jobwechsel sind aufseiten des Arbeitgebers administrative Aufgaben verbunden. Eine wesentliche Verpflichtung besteht darin, den Urlaubsanspruch nach einem Jobwechsel oder einer Kündigung professionell und gesetzeskonform zu berechnen.

In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, wie viel Urlaub Mitarbeitern bei einem Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber zusteht, wie viele Urlaubstage in der Probezeit genutzt werden können und ob es rechtskonform ist, offene Urlaubstage am Ende einer Beschäftigung auszuzahlen.

Urlaubstage und Jobwechsel – das sagt der Gesetzgeber

Bevor bei einem Arbeitgeberwechsel der verbleibende Urlaubsanspruch korrekt berechnet werden kann, ist es für Unternehmen zielführend, mit den gesetzlichen Grundlagen zu beschäftigen. Aus rechtlicher Sicht greifen bei allen Fragen rund um den Erholungsurlaub die Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Für Arbeitgeber wesentlich ist der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch, der im § 3 des BUrlG definiert wird. Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die kein Sonntag oder gesetzlicher Feiertag sind. Aus dem Gesetzestext kann abgeleitet werden, dass Mitarbeitern für eine 5-Tage-Woche aus rechtlicher Sicht ein Mindesturlaub von 20 Werktagen zur Verfügung stehen.

Aufgrund von individualvertraglichen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder durch Vorgaben eines Tarifvertrages besitzen viele Beschäftigte einen höheren Urlaubsanspruch. In den meisten Brachen sind 30 Arbeitstage im Kalenderjahr üblich.

Voller Urlaubsanspruch nach sechs Monaten

Kalkulatorisch stehen Mitarbeitern mit einem Urlaubsanspruch von 30 Werktagen jeden Monat im Durchschnitt 2,5 Arbeitstage bezahlter Erholungsurlaub zur Verfügung (30 Werktage / 12 Monate). Gemäß § 4 BUrlG wird der volle Urlaubsanspruch erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses nach der gesetzlichen Probezeit erworben. Dies bedeutet in der Praxis, dass ein Mitarbeiter, der zu Beginn eines Kalenderjahres sein Arbeitsverhältnis beginnt, ab Anfang Juli seinen gesamten Erholungsurlaub an einem Stück einreichen könnte. Dies ist möglich, obwohl ihm rechnerisch erst 15 Urlaubstage zustehen würden.

Während der Probezeit besteht aus gesetzlicher Sicht kein Anspruch auf das Einreichen von Erholungsurlaub. Arbeitgeber können von dieser Regel aus Kulanz abweichen und Mitarbeitern während der Probezeit Erholungsurlaub gewähren.

So berechnen Sie den Urlaubsanspruch bei einem Jobwechsel korrekt

Um den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters bei einem Jobwechsel korrekt zu kalkulieren, ist der Zeitpunkt des Ausscheidens entscheidend. Wird das Arbeitsverhältnis im ersten Halbjahr beendet, muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden. Kommt es im Gegensatz zu einem Arbeitsplatzwechsel im zweiten Halbjahr besitzt der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf seinen gesamten Urlaub. 

Arbeitgeberwechsel im ersten Halbjahr – anteiliger Urlaubsanspruch muss gewährt werden

Bei einem Wechsel des Arbeitsverhältnisses innerhalb des ersten Halbjahres muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden. Wesentliche Faktoren bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs sind:

  • Der bisher genehmigte Urlaub beim alten Arbeitgeber sowie
  • Der Zeitpunkt des Arbeitgeberwechsels.

Beispiel: Ein Mitarbeiter wechselt seinen Arbeitsplatz nach 10-jähriger Beschäftigung zum 01.04. eines Kalenderjahres. Gemäß Arbeitsvertrag hatte er einen Anspruch auf 30 Tage Erholungsurlaub. Im Jahr des Arbeitgeberwechsels hat er keinen Urlaub beansprucht.

Der Mitarbeiter hat beim alten Arbeitgeber einen Urlaubsanspruch von 3/12. Dies entspricht 7,5 Tagen Erholungsurlaub. Im neuen Unternehmen erwirbt er bei Anstellung bis zum Ende des Kalenderjahres einen Anspruch von 9/12 oder 22,5 Arbeitstagen.

Dies legt ebenfalls der § 5 des BurlG nahe, in dem es auszugsweise heißt:

„Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer:

  • für Zeiten eines Kalenderjahrs, für die er wegen Nichterfüllung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt,
  • wenn er vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet,
  • wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahrs aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.“

Wann Urlaubstage beim Jobwechsel ausbezahlt werden können

Nicht grundsätzlich ist es möglich, dass ein Mitarbeiter bei einem Arbeitgeberwechsel seinen Resturlaub nutzen kann. In diesem Fall sieht das Bundesurlaubsgesetz vor, dass eine Abgeltung des Urlaubs in Form eines finanziellen Ausgleichs umsetzbar ist. Grundvoraussetzung hierfür ist gemäß § 7 BUrlG, „dass der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann.“

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sicherstellen, dass ausschließlich in Ausnahmefällen eine Auszahlung beim Arbeitgeberwechsel notwendig wird. In der Regel sollte der Resturlaub vor Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis eingereicht und zur Erholung genutzt werden.

Die Auszahlung des Urlaubsanspruchs in 4 Schritten kalkulieren

Um den Resturlaub finanziell abzugelten, müssen die verbleibenden Urlaubstage in Geld umgerechnet werden. Um den materiellen Wert eines Arbeitstages zu errechnen, gehen Sie wie folgt vor:

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Vollzeit und verdient im Monat im Rahmen einer 5-Tages-Woche 4.000 Euro im Monat. Er hat beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis noch einen Urlaubsanspruch von 8 Arbeitstagen.

  1. Um das Wochengehalt zu berechnen, muss im ersten Schritt das Quartalsgehalt kalkuliert werden: 4.000 Euro x 3 = 12.000 Euro.
  2. Im nächsten Schritt dividieren Sie den Betrag von 12.000 Euro durch die Anzahl der Wochen. Da ein Quartal 13 Wochen beinhaltet, muss es durch 13 geteilt werden: 12.000 Euro / 13 = 923,08 Euro.
  3. Nachdem berechnet wurde, dass der Wochenverdienst 923,08 Euro beträgt, muss dieser Betrag in der Folge durch 5 Arbeitstage dividiert werden: 923,08 / 5 = 184,62 Euro.
  4. Im letzten Step wird der errechnete Tagesverdienst des Mitarbeiters mit acht multipliziert, da insgesamt acht Urlaubstage ausgezahlt werden sollen: 184,62 Euro x 8 = 1.476,96 Euro.

Der kalkulierte Betrag von 1.476,96 Euro wird dem Mitarbeiter als Urlaubsabgeltung mit seinem letzten Gehalt vor Austritt aus dem Arbeitsverhältnis ausbezahlt. Die Urlaubsabgeltung gilt als sozialversicherungspflichtiges Einkommen und wird in der Kategorie „Sonstige Bezüge“ verbucht. Dies bedeutet für die Praxis, dass die Lohnsteuer, eventuell zu zahlende Kirchensteuer, die Arbeitnehmerbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung und die Arbeitgeberbeiträge fällig werden.

Wichtig: Würde der Mitarbeiter in Teilzeit im Betrieb arbeiten, erhielte er den vollen Betrag ebenfalls als Urlaubsabgeltung, da Teilzeitmitarbeiter vollzeitbeschäftigten gleichgestellt werden.

Wechsel des Arbeitsplatzes im zweiten Halbjahr – voller Urlaubsanspruch für Angestellte

Wechselt ein Mitarbeiter im 2. Halbjahr, zum Beispiel zum 01. Oktober eines Jahres seine Tätigkeit, hat er beim alten Arbeitgeber einen Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub erworben. Um den konkreten Urlaubsanspruch beim neuen Unternehmen zu errechnen, sind zwei Faktoren entscheidend

  1. Wie viele Urlaubstage wurden beim alten Arbeitgeber in Anspruch genommen?
  2. Wie viele Urlaubstage bietet der neue Arbeitgeber an?

Beispiel: Eine Mitarbeiterin wechselt ihren Arbeitsplatz zum 01. Oktober 2021. Im alten Arbeitsverhältnis wurden ihr im Arbeitsvertrag 30 Urlaubstage zugesichert. Im laufenden Kalenderjahr hat sie insgesamt 15 Urlaubstage genommen. Zusätzlich wurde der Resturlaub von 7,5 Tagen ausbezahlt. Der neue Arbeitgeber gewährt pro Kalenderjahr abweichend 24 Urlaubstage. Dies bedeutet, dass der Angestellten für das restliche Kalenderjahr 1,5 Urlaubstage zustehen. Diese können nach Ablauf der Probezeit Anfang April 2022 eingereicht werden. Der neue Arbeitgeber hätte aus Kulanz die Möglichkeit, den Urlaub frühzeitiger zu gewähren, zum Beispiel zwischen den Weihnachtsfeiertagen.

Wie der Gesetzgeber doppelte Urlaubsansprüche unterbindet

Hat ein Mitarbeiter im alten Unternehmen seinen gesamten Jahresurlaub aufgebraucht, hat er im neuen Betrieb keinen weiteren Urlaubsanspruch. Der § 6 des Bundesurlaubsgesetzes zeigt eindeutig auf:

„Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist.“

Um dies nachzuweisen, ist ein Arbeitgeber beim Austritt aus dem Unternehmen verpflichtet, dem Mitarbeiter zusammen mit dem Arbeitszeugnis und persönlichen Papieren eine Urlaubsbescheinigung auszuhändigen. Diese Bescheinigung enthält Informationen über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub. Die Urlaubsbescheinigung muss beim neuen Arbeitgeber eingereicht werden. Auf diese Weise können doppelte Urlaubsansprüche ohne Zweifel unterbunden werden. Wird die Urlaubsbescheinigung nicht weitergeleitet, kann der neue Arbeitgeber die Gewährung von Urlaub zurückstellen, bis der Urlaubsanspruch nachvollziehbar ist.

Muster einer Urlaubsbescheinigung nach § 6 BurlG

Urlaubsbescheinigung nach § 6 BUrlG

Mitarbeitername, geboren am, wohnhaft in, war im Kalenderjahr 2021 in einer 5-Tage-Woche bei uns beschäftigt.

Der gesamte Jahresurlaub für das Kalenderjahr beträgt 30 Arbeitstage (ggf. aus dem Vorjahr übertragener Urlaub ist nicht mitgerechnet).

Für das Kalenderjahr 2021 wurden bislang 15 Urlaubstage gewährt und vom Arbeitnehmer genommen. Zudem wurde(n) 7,5 Urlaubstage abgegolten.

Daneben wurden 0 Tage Zusatzurlaub gewährt und 0 Tage abgegolten.

 

Ort/Datum                                                       Unterschrift/Stempel Arbeitgeber

Urlaubsüberhang – zu viel beanspruchte Tage dürfen nicht zurückgefordert werden

Bei einem unterjährigen Arbeitgeberwechsel eines langjährig beschäftigten Mitarbeiters kann es vorkommen, dass dieser mehr bezahlte Urlaubstage eingereicht hat als ihm zustanden. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber in diesem Fall gemäß § 5  BurlG kein Geld zurückfordern. Dies gilt bei einem gesetzlichen Urlaubsanspruch von 20 Tagen. Erhält der Mitarbeiter darüber hinaus individualvertraglich mehr Erholungsurlaub, muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber finanziell entschädigen.

Fazit: Im Rahmen eines Jobwechsels haben Arbeitgeber die Verpflichtung, den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters transparent darzustellen. Dies geschieht durch eine Urlaubsbescheinigung. Erfolgt der Arbeitgeberwechsel im ersten Halbjahr, darf der Mitarbeiter im neuen Betrieb anteilig Urlaub einreichen. Bei einem Wechsel im zweiten Halbjahr steht ihm der volle Jahresurlaub zur Verfügung. Eingelöste Urlaubszeiten müssen beim Urlaubsanspruch berücksichtigt werden. Das Bundesurlaubsgesetz enthält zusammenfassend die wesentlichen Vorgaben, um den Urlaubsanspruch beim Jobwechsel korrekt und gesetzeskonform festzustellen.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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