Die elektronischen Medien stellen Ihnen eine ganze Reihe von Hilfsmitteln zur Verfügung, um die betriebliche Kommunikation zu optimieren. Einfache Instrumente, in die sich Mitarbeiter schnell einarbeiten können, bringen bereits viel.
1. Tool für Ihre Betriebliche Kommunikation: Elektronischer Kalender
Was früher als großer Wandkalender im Sekretariat hing, zeigt sich heute komfortabel auf den Bildschirmen, etwa im Outlook-Office-Paket. Dieses elektronische Kalender-Tool sollten Sie nutzen, damit alle in Ihrem Team wissen, wer wann wo ist.
Achten Sie stets auf Aktualität
Wichtig: Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, Termine regelmäßig einzutragen. Sie selbst müssen als gutes Beispiel vorangehen. Ihre Termine sollten als Erstes im Kalender stehen, sonst machen Sie sich unglaubwürdig!
2. Tool für Ihre Betriebliche Kommunikation: Zentraler Daten-Server
Häufig müssen verschiedene Mitarbeiter auf gleiche Dokumente zurückgreifen. Hier erspart Ihnen ein zentraler Daten-Server das lästige Hin- und Herschicken von Dokumenten als E-Mail-Anhang.
Legen Sie Wert auf System
Aber Achtung: Bei einem gemeinsamen Daten-Netz sind Ordnung und Disziplin gefragt. Nutzen Sie dazu ein für alle verständliches Speichersystem, etwa das folgende. Sein Vorteil: Am Namenskürzel erkennen alle, wer als Letzter an dem Dokument gearbeitet hat.
1. Bearbeiter: dateiname_version_datum_namenskürzel
2. Bearbeiter: dateiname_version_datum_namenskürzel_namenskürzel
3. Bearbeiter: dateiname_version_datum_namenskürzel_namenskürzel_namenskürzel
Diese Informationen gehören noch auf Ihren zentralen Daten-Server
? Projektpläne und Terminpläne, soweit sie nicht im elektronischen Kalender erfasst sind
? Materialien zu internen Prozessen, zum Beispiel „Handbuch Qualitätsmanagement“
? Materialien zu interner Aus- und Weiterbildung
? Veröffentlichungen/Publikationen des Bereichs
? Formulare (Urlaubsantrag, Dienstreiseantrag, Reisekostenabrechnung etc. – gegebenenfalls spezifiziert auf Ihren Bereich)
? Adressen/Telefonverzeichnis aller Team-Mitglieder
? Unternehmensweite Meldungen, sofern sie nicht in einem Intranet abrufbar sind
3.Tool für Ihre Betriebliche Kommunikation: E-Mails
Delegieren Sie elektronische Post intelligent
Wenn Sie immer (fast) alle E-Mails an einen oder mehrere Mitarbeiter weiterleiten, lässt bei diesen irgendwann die Aufmerksamkeit nach (denn auch Ihre Mitarbeiter erhalten viele E-Mails am Tag!). Nur wenn Sie streng selektieren, welche Informationen für Mitarbeiter wichtig sind, werden Sie auch weiter Aufmerksamkeit für Ihre Nachrichten bekommen. Stellen Sie sich also auch vor der Weiterleitung von E-Mails die Frage: Unterstützt diese Information den Mitarbeiter wirklich bei seiner Arbeit?
Verwenden Sie Ordner- und Suchfunktionen
Nutzen Sie zudem die Möglichkeiten Ihres E-Mail- Programms: Sie können sich bei jeder gängigen Software Ordner anlegen, in die Sie themenbezogene E-Mails ablegen. Auch eine Suchfunktion gibt es, mit der Sie nach bestimmten Absendernamen oder nach Begriffen in der Betreffzeile fahnden können, um diese an andere Bearbeiter zu leiten.
