Krankheitsvertretung als Begründung für befristeten Arbeitsvertrag – Rechtslage einfach erklärt

Was ist eine Krankheitsvertretung?

Der Begriff Krankheitsvertretung beschreibt die vorübergehende Übernahme der Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer erkrankten Person durch einen temporären Ersatz. Diese Vertretung kann sowohl intern, durch Kollegen innerhalb des Unternehmens, als auch extern, durch externe Fachkräfte oder Zeitarbeitskräfte, erfolgen.

Die mittelbare Krankheitsvertretung (Vertretungskette)

Oftmals übernimmt der neu eingestellte, externe Mitarbeiter jedoch gar nicht exakt die Aufgaben des Erkrankten. In der betrieblichen Praxis kommt es weitaus häufiger zu einer internen Aufgabenverschiebung: Ein erfahrener Kollege rückt auf und übernimmt die spezifischen Aufgaben der erkrankten Fachkraft, während der neu eingestellte Mitarbeiter die dadurch frei gewordene Position des internen Vertreters besetzt. Diese sogenannte mittelbare Krankheitsvertretung ist nach steter Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) arbeitsrechtlich absolut zulässig. Voraussetzung für einen wirksamen Befristungsgrund ist in diesem Fall lediglich, dass der Arbeitgeber eine direkte und nachvollziehbare Vertretungskette darlegen kann. Es muss bei einer rechtlichen Überprüfung dokumentiert sein, dass die Einstellung des neuen Mitarbeiters kausal auf den krankheitsbedingten Ausfall des ursprünglichen Mitarbeiters zurückzuführen ist und sich die Aufgaben intern logisch verschoben haben.

Eine Krankheitsvertretung ist immer dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber längere Zeit auf seinen erkrankten Mitarbeiter verzichten muss. Insbesondere eine geringe Mitarbeiteranzahl im Betrieb macht den Ersatz des wegfallenden Kollegen unumgänglich. Denn in diesem Fall kann der Arbeitsanfall meist nicht mehr von den verbliebenen Angestellten gemeistert werden. Zumindest nicht, ohne dass zeitlich oder qualitativ bedingte Einbußen zu verzeichnen wären.

In der Regel soll der neue Mitarbeiter, der als Krankheitsvertretung dient, mit einem befristeten Arbeitsvertrag eingestellt werden. Schließlich ist der Personalbedarf nur vorübergehend. Der Mitarbeiter wird lediglich während der Abwesenheit des Kollegen benötigt. Doch wie sieht hier die Rechtslage aus? Dürfen Arbeitgeber eine Krankheitsvertretung befristet einstellen?

Erlaubt eine Krankheitsvertretung die Befristung eines Arbeitsvertrages?

Im Fall einer Krankheitsvertretung ist die Sach- und Rechtslage eindeutig: Gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG kann ein Arbeitnehmer zur Krankheits- oder auch Urlaubsvertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt werden. Sollte also ein Angestellter erkranken, so darf der Arbeitgeber mit dem vertretenden Mitarbeiter einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen.

Wichtig: Mit einer Krankheitsvertretung liegt ein sachlicher Grund für die Befristung des Arbeitsverhältnisses vor, wodurch die Vertretung grundsätzlich sogar länger als zwei Jahre möglich ist.

Ein derartiger Zeitarbeitsvertrag fällt insbesondere dann unter die Voraussetzung des § 14 TzBfG, wenn der Arbeitgeber davon ausgehen darf, der Vertretene kehrt nach überstandener Krankheit auch wieder an seinen Arbeitsplatz zurück.

In dem Zusammenhang ist ergänzend der Anspruch des Vertretenden auf Entgeltzahlung im Krankheitsfall, Weihnachts- bzw. -Urlaubsgeld oder etwa ein Abschlusszeugnis zu erwähnen.

Darf der befristete Arbeitsvertrag bei anhaltender Erkrankung verlängert werden?

Ja, ein befristeter Arbeitsvertrag darf im Fall einer anhaltenden Erkrankung des Vertretenen mit dem neuen Angestellten verlängert werden.

Grundsätzlich gilt, dass das Arbeitsverhältnis des Vertretenden dann automatisch endet, wenn der Vertretene zum Betrieb zurückkehrt. Diesbezüglich wird bereits vorher (schriftlich) vertraglich festgelegt, dass das Arbeitsverhältnis mit der Rückkehr endet und die Krankheitsvertretung als sogenannte auflösende Bedingung angesehen werden kann. In einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 29.06.2011 – 7 AZR 6/10) wurde diese auflösende Bedingung zulässigerweise mit einer zeitlichen Höchstbefristung kombiniert.

Da nur Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund auf eine Dauer von insgesamt zwei Jahren beschränkt sind, können Verträge bei Vorliegen eines Sachgrundes (z. B. Krankheitsvertretung) demzufolge beinahe beliebig oft verlängert werden. Beschränkungen greifen lediglich in denjenigen Fällen, in denen anzunehmen ist, dass der Sachgrund konstruiert wurde. Der Arbeitgeber ist demnach gehalten, eine sogenannte Kettenbefristung zu vermeiden. Als unbeachtlich („grüne Stufe“) gelten bei einer Vertragslaufzeit von ca. 6 Jahren bis zu 9 Verlängerungen.

Wann darf der Vertrag nicht verlängert werden?

Eine wiederholte Verlängerung der Krankheitsvertretung ist neben der „Kettenbefristung“ dann unzulässig, wenn der Arbeitgeber eine verbindliche Erklärung des erkrankten Mitarbeiters erhält, wonach dieser sein endgültiges Fernbleiben mitteilt.

Nach Rechtsprechung des BAG reicht es umgekehrt jedoch nicht aus, wenn der Arbeitgeber lediglich damit rechnen muss, dass der Vertretene nicht mehr in den Betrieb zurückkommt. Selbst erhebliche Zweifel an eine Rückkehr an den Arbeitsplatz lässt eine Verlängerung der Krankheitsvertretung nicht sachwidrig erscheinen. Vielmehr darf und muss der Arbeitgeber sogar von der Wiederaufnahme der Arbeit durch den erkrankten Angestellten überzeugt sein.

Was gilt, wenn der Erkrankte nicht zurückkehrt?

Kehrt der erkrankte Mitarbeiter nicht an seinen Arbeitsplatz zurück, stellt sich die Frage, ob der Arbeitsvertrag des Vertretenden weiterhin seine Gültigkeit behält. Denn die Zweckbefristung schlägt dann fehl, wenn der Erkrankte entweder verstirbt oder etwa verrentet wird. Wie ist demzufolge mit dem Arbeitsvertrag umzugehen und was bedeutet eine ausbleibende Rückkehr des Erkrankten für das Arbeitsverhältnis des Vertretenden?

Die Rechtsprechung (auch: BAG) besagt in einem solchen Fall, dass das dauerhafte Ausscheiden des Vertretenen nicht von einer vereinbarten Zweckbefristung mitumfasst wird. Denn diese beinhaltet lediglich die Bedingung, dass das Arbeitsverhältnis bis zur Rückkehr des Erkrankten an seinen Arbeitsplatz bestehen soll. Das endgültige Fernbleiben selbst hätte vielmehr Gegenstand eines eigenen Sachgrundes nach dem TzBfG darstellen bzw. entsprechend vereinbart werden müssen.

Sobald also feststeht, dass der Erkrankte endgültig ausscheidet, wandelt sich das befristete Arbeitsverhältnis des Vertretenden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis um.

Umso wichtiger ist es aus Sicht des Arbeitgebers, neben der Zweckbefristung durch Angabe eines Sachgrundes gleichzeitig auch eine Zeitbefristung in den Arbeitsvertrag mitaufzunehmen. Denn in diesem „doppelt abgesicherten“ Fall ist die Befristung des Arbeitsverhältnisses von der Rechtsprechung als wirksam vereinbart anerkannt.ufzunehmen. Denn in diesem „doppelt abgesicherten“ Fall ist die Befristung des Arbeitsverhältnisses von der Rechtsprechung als wirksam vereinbart anerkannt.

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Wann endet der Arbeitsvertrag?

Das Ende des Arbeitsvertrages kann sich im Fall einer Krankheitsvertretung auf zwei unterschiedliche Arten gestalten.

1. Die durch einen Sachgrund bedingte Zweckbefristung hat die arbeitsrechtliche Auswirkung, dass das Arbeitsverhältnis des Vertretenden mit der Rückkehr des Erkrankten endet („bis der Erkrankte an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt“). Der zweckbefristete Arbeitsvertrag endet demnach mit der Zweckerreichung. Allerdings ist nach § 15 Abs. 2 TzBfG zu beachten, dass der Arbeitgeber den Vertretenden mit der Einhaltung einer Frist von zwei Wochen über den bevorstehenden Zeitpunkt der Zweckerreichung unterrichten muss.
2. Kehrt der Vertretene z. B. wegen Tod oder Verrentung nicht mehr in den Betrieb zurück, kann das Arbeitsverhältnis „hilfsweise“ mit einer Zeitbefristung beendet werden. Dabei ist eine derartige kalendermäßige Befristung unbedingt bereits im Vorfeld neben der Zweckbefristung im Arbeitsvertrag aufzunehmen.

Worauf gilt es bei der Befristung aufgrund einer Krankheitsvertretung zu achten?

Bei einem befristeten Arbeitsvertrag, der auf dem Sachgrund der Krankheitsvertretung beruht, gibt es einige wesentliche Punkte zu beachten, um sich als Arbeitgeber vor einem unbeabsichtigten unbefristeten Arbeitsverhältnis zu schützen:

• Die zeitliche Befristung des Arbeitsvertrages: Sobald die erkrankte Person endgültig ausscheidet, wird das zuvor befristete Arbeitsverhältnis des Vertreters automatisch in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis umgewandelt. Es ist daher für den Arbeitgeber besonders wichtig, zusätzlich zur Zweckbefristung durch Angabe eines Sachgrundes auch eine Zeitbefristung im Arbeitsvertrag festzulegen. Die Zeitbefristung bewahrt den Arbeitgeber somit vor einem Arbeitsverhältnis, welches sich in ein unbefristetes umwandeln würde.
• Die Berücksichtigung vom Befristungsende: Nach § 15 Abs. 6 TzBfG gilt ein Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Angestellte in der Krankheitsvertretung seine Arbeit weiterhin ausführt und dabei seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag erfüllt. „Wenn der Arbeitgeber nicht widerspricht oder dem Arbeitnehmer die Zweckerreichung nicht unverzüglich mitteilt“, entsteht demzufolge automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. In der Konsequenz ist der Arbeitgeber daher gut beraten, neben der Zweckbefristung durch einen Sachgrund (§ 14 TzBfG) und einer zeitlichen Befristung auch das datumsmäßige Ende des Arbeitsverhältnisses genau im Auge zu behalten.
• Die schriftliche Fixierung und das Nachweisgesetz (NachwG): Zur wirksamen Begründung des Arbeitsverhältnisses muss ein befristeter Arbeitsvertrag zwingend schriftlich formuliert werden. Dieses Schriftformerfordernis ergibt sich aus § 14 Abs. 4 TzBfG (Teilzeit– und Befristungsgesetz). Ein rein mündlich abgeschlossener Arbeitsvertrag ist zwar als solches wirksam, die Befristungsabrede ist jedoch nichtig. Mit der ungewollten Folge, dass der Arbeitsvertrag unbefristet Wirksamkeit erlangt. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber die strengen Vorgaben des Nachweisgesetzes (NachwG) beachten. Nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 NachwG müssen bei Befristungen nur das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer nachgewiesen werden, nicht jedoch der konkrete Sachgrund. Zudem genügt für die Unterrichtung über die Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz seit dem 01.01.2025 grundsätzlich die Textform (z. B. elektronisch per E-Mail/PDF). Verstöße gegen die Dokumentationspflichten des NachwG führen zwar nicht zwingend zur Entfristung, können aber mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.
• Die Beteiligung des Betriebsrats: Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Einstellungen nach § 99 Abs. 1 BetrVG greift nur in Unternehmen, die in der Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer beschäftigen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Betriebsrat vor jeder Einstellung umfassend zu unterrichten und dessen Zustimmung einzuholen. Dem Gremium müssen der Name des neu einzustellenden Mitarbeiters, die Dauer der Befristung, der konkrete Sachgrund (Ausfall des namentlich benannten Kollegen) sowie die geplante Eingruppierung mitgeteilt werden, bevor der Arbeitsvertrag wirksam vollzogen wird.

Muster für einen befristeten Arbeitsvertrag mit Krankheitsvertretung als Grund

Zwischen xxx

(Name und Adresse des Arbeitgebers)

(ggf.: vertreten durch)  xxx

– nachfolgend „Arbeitgeber“ genannt –

Und Herrn/Frau xxx

(Name und Adresse des Arbeitnehmers)

– nachfolgend „Arbeitnehmer“ genannt –

wird der folgende Arbeitsvertrag geschlossen:

§ 1 Aufgabenbereich

Der Ar­beit­neh­mer wird als xxx (z.B. Ver­triebs­mit­ar­bei­ter) ein­ge­stellt. Der Ar­beit­ge­ber be­hält sich vor, dem Ar­beit­neh­mer an­de­re, gleich­wer­ti­ge Ar­beits­auf­ga­ben zu­zu­wei­sen, so­weit dies bei Ab­wä­gung der bei­der­sei­ti­gen In­ter­es­sen für den Ar­beit­neh­mer zu­mut­bar ist. Die Höhe der Vergütung bleibt in diesem Fall unverändert.

§ 2 Arbeitsort

Der Ort der Tä­tig­keit ist xxx (Ortsangabe). Dem Ar­beit­ge­ber steht es zu, den Ar­beit­neh­mer nach billigem Ermessen auch an einem an­de­ren Or­ten ein­zu­set­zen, so­weit dies bei Ab­wä­gung der bei­der­sei­ti­gen In­ter­es­sen für den Ar­beit­neh­mer zu­mut­bar ist.

§ 3 Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

Das Arbeitsverhältnis wird als Zweckbefristung in Kombination mit einer kalendermäßigen Höchstbefristung (Doppelbefristung) geschlossen. Es beginnt am … (Datum) und wird für die Dauer der krankheitsbedingten Abwesenheit des Mitarbeiters xxx (Name des zu Vertretenden) eingegangen.

Das Arbeitsverhältnis endet mit Erreichen des Zwecks (Rückkehr des erkrankten Mitarbeiters an seinen Arbeitsplatz), frühestens jedoch zwei Wochen nach Zugang einer schriftlichen Unterrichtung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber über den Zeitpunkt der Zweckerreichung. Unabhängig von der tatsächlichen Zweckerreichung endet das Arbeitsverhältnis in jedem Fall spätestens und automatisch mit Ablauf des xxx (Datum der kalendermäßigen Höchstbefristung), ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Der sach­li­che Grund, der die­ser dop­pel­ten Be­fris­tung zugrunde liegt, ist die Ver­tre­tung ei­nes an­de­ren Ar­beit­neh­mers (Krankheitsvertretung) im Sin­ne von § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Teil­zeit- und Be­fris­tungs­ge­setz (Tz­B­fG).

(2) Ab­wei­chend von § 15 Abs. 4 Tz­B­fG ist das Ar­beits­ver­hält­nis or­dent­lich künd­bar.

(3) Die ers­ten sechs Mo­na­te gel­ten als Pro­be­zeit. Wäh­rend der Pro­be­zeit kann das Ar­beits­ver­hält­nis beiderseits mit ei­ner Frist von zwei Wo­chen ge­kün­digt wer­den.

§ 4 Arbeitszeit

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt xxx Stunden. Beginn und Ende der täglichen ‎Arbeitszeit ergeben sich nach betrieblichen Erfordernissen und werden vom Arbeitgeber festgelegt.

Der Arbeitnehmer ist bei betrieblicher Notwendigkeit und unter Berücksichtigung seiner ‎berechtigten Interessen auf Anordnung des Arbeitgebers verpflichtet, Überstunden ‎bzw. Mehrarbeit zu leisten, sofern sich dies im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegt.

§ 5 Arbeitsvergütung

Der Arbeitnehmer erhält eine monatliche Bruttovergütung von xxx Euro (alt.: einen Stundenlohn von xxx Euro).

Überstunden von bis zu 10 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit sind mit der Vergütung abgegolten, geleistete Mehrarbeit darüber hinaus wird gesondert abgerechnet.