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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Positive Formulierungen für kritische Mitteilungen an Geschäftspartner

 

Von Astrid Engel,

Hier sind 5 typische Anlässe für Kritik am Geschäftspartner und dazu passende positive Formulierungen:

Ganz gleich ob per Brief, Fax oder E-Mail: Hin und wieder gibt es Situationen, in denen Sie einen Geschäftspartner schriftlich auf ein Versäumnis oder einen strittigen Punkt hinweisen müssen.

Wenn Sie es schaffen, Ihre Sätze positiv, aber deutlich genug zu formulieren, werden Sie schneller eine positive Lösung erreichen als mit harscher Kritik. Hier sind 5 typische Kritikpunkte im Geschäftsleben und dazu passende positive Formulierungen:

Falsch: Sie haben sich verrechnet!

Positive Formulierungen:

  • Ist das wirklich der Endpreis?
  • Hatten Sie in Ihrem Angebot nicht einen anderen Mengenrabatt genannt?
  • In Ihrem Angebot war ein Mengenrabatt vermerkt. Gilt diese Zusage jetzt noch?
  • Ich habe nachgerechnet und erhalte ein anderes Ergebnis. Könnten Sie auch noch einmal nachrechnen?
  • Ich habe von Ihnen schon so viele absolut korrekte und für mich problemlose Rechnungen erhalten. Zu Ihrer Rechnung vom 10. Juni habe ich aber einige Fragen.

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Falsch: Sie haben immer noch nicht auf meine Anfrage geantwortet.

Positive Formulierungen:

  • Ich bin so gespannt auf Ihre Antwort. Wann kann ich damit rechnen?
  • Benötigen Sie noch weitere Informationen, um meine Anfrage zu beantworten?
  • Haben Sie Ihre Antwort vielleicht schon längst abgeschickt und sie ist bei mir untergegangen?
  • Ich kann mir vorstellen, dass Sie sehr viel zu tun und viele Anfragen zu beantworten haben.
  • Mir ist schon klar: Meine Anfrage ist nicht die einzige und vielleicht auch nicht die wichtigste für Sie - aber für mich.

Falsch: Wir haben korrekt ausgeliefert. Ihre Bestellung war falsch formuliert. Schieben Sie mir also nicht Ihre eigenen Fehler in die Schuhe.

Positive Formulierungen:

  • Ich kann auch beim dritten Lesen Ihrer Bestellung den Fehler nicht finden. Habe ich mich tatsächlich geirrt?
  • Sprechen wir tatsächlich von der gleichen Bestellung?
  • Wir sollten uns beide noch einmal Ihre Bestellung und unsere Lieferung intensiv ansehen und vergleichen.

Falsch: Danach verhandeln wir dann weiter.

Positive Formulierungen:

  • Ich bin sicher, dass Sie genauso wie ich Tag für Tag eine große Zahl von Briefen und E-Mails bearbeiten. Kein Wunder, dass da auch einmal etwas schiefläuft. In diesem Fall sollten wir beide noch einmal Punkt für Punkt Ihrer Bestellung durchgehen. Rufen Sie mich an?
  • Ihre Bestellung und meine Lieferung gleichen sich doch wie ein Ei dem anderen. Ich kann den Fehler beim besten Willen nicht finden.

Falsch: Verdrehen Sie nicht die Tatsachen. Der Termin war genau so abgesprochen.

Positive Formulierungen:

  • Wir haben uns offensichtlich missverstanden. Das beweist wieder einmal, dass jeder Termin schriftlich abgestimmt werden muss. Lassen Sie uns schnell einen neuen Termin finden, um das Missgeschick aus der Welt zu schaffen.
  • Ich bin mir sicher, wir werden gemeinsam schnell eine Lösung für das Problem finden. Ich rufe Sie morgen Vormittag an.
  • Wer hätte das gedacht! Zwei so erfahrene Geschäftsleute wie wir beide und dann so ein dummer Fehler. Ich schlage jetzt folgenden Alternativtermin vor.
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