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So formulieren Sie Absagen auf Spenden-Bitten, die Ihnen niemand übel nimmt

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Von Astrid Engel,

Häufig flattern Bittbriefe auf Ihren Schreibtisch, in denen Personen oder Organisationen um Geld oder Sachleistungen für die unterschiedlichsten Zwecke bitten. Und meistens müssen Sie absagen. Aber wie gelingt Ihnen das freundlich und diplomatisch? Lesen Sie, wie Sie freundlich absagen und typische Floskeln vermeiden.

Häufig flattern Bittbriefe auf Ihren Schreibtisch, in denen Personen oder Organisationen um Geld oder Sachleistungen für die unterschiedlichsten Zwecke bitten. Und meistens müssen Sie absagen. Aber wie gelingt Ihnen das freundlich und diplomatisch? Lesen Sie, wie Sie freundlich absagen und typische Floskeln vermeiden.

In welchen Fällen müssen Sie Spenden-Bitten beantworten?

Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken: Sie müssen in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie damit jemanden beleidigt oder gekränkt haben.

Anders ist die Situation, wenn dieser Brief ganz bewusst an Sie adressiert wurde. Es ist völlig klar, dass Sie kaum auf jede Spenden-Bitte mit einer positiven Antwort reagieren können. Entweder haben Sie die Möglichkeit dafür nicht oder Sie möchten schlicht und ergreifend nicht für diesen Zweck spenden. Manche Unternehmen möchten auch Präzedenzfälle - die entstehen, wenn für einen lokalen Verein gespendet wird, für einen anderen aber nicht - vermeiden und spenden aus diesem Grund nicht.

Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Spenden-Bitte aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.

Lehnen Sie die Spenden-Bitte nicht mit Floskeln ab

Eine Spenden-Bitte abzulehnen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen. Trotzdem - oder gerade deswegen - sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.
So nicht:
Gern würden wir Ihrer Bitte um eine Spende nachkommen, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen ...
Denn: Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig. Dass das jemand "gern der Bitte nachgekommen wäre", glaubt keiner.
Besser so:
So schwer es uns auch fällt: Diesmal ist es ein klares Nein.

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Begründen Sie Ihre Ablehnung der Spenden-Bitte

Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht. Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.

Gute Gründe für die Ablehnung einer Spenden-Bitte

  • Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
  • Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
  • Eine Vielzahl von Spenden-Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
  • Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
  • Das Budget ist erschöpft.


Tipp: Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage etwas gemildert.

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