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Unterschrifts-Vollmacht: Wie müssen meine Mitarbeiter korrekterweise unterschreiben?

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Von Astrid Engel,

Da in meiner Firma das Thema Unterschrifts-Vollmacht immer wieder für viele Diskussionen und für Verwirrung sorgt, wende ich mich heute an Sie. Hier meine Fragen: Gibt es eine allgemein gültige Regelung, wann beziehungsweise ob meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Zusätzen „i. A.“, „i. V.“ etc. unterschreiben sollen? Und wie kann ich meinen Mitarbeitern das verständlich machen? Welche Schriftstücke (Kundenbriefe, Verträge etc.) dürfen von einem Mitarbeiter allein unterzeichnet werden? Oder müssen alle Unterlagen, die unsere Firma verlassen, immer von zwei Mitarbeitern unterschrieben sein? Mein Geschäftserfolg: Es hört sich so an, als brauchten Sie dringend eine interne Regelungen der Unterschrifts-Vollmachten. Fakt ist: Alle Briefe mit Außenwirkung sollten Auskunft über die Unterschrifts-Vollmacht geben, die ein Mitarbeiter hat. Nur der Geschäftsführer unterschreibt ohne „i. A.“ und Ähnliches.

Da in meiner Firma das Thema Unterschrifts-Vollmacht immer wieder für viele Diskussionen und für Verwirrung sorgt, wende ich mich heute an Sie. Hier meine Fragen: Gibt es eine allgemein gültige Regelung, wann beziehungsweise ob meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den Zusätzen „i. A.“, „i. V.“ etc. unterschreiben sollen? Und wie kann ich meinen Mitarbeitern das verständlich machen? Welche Schriftstücke (Kundenbriefe, Verträge etc.) dürfen von einem Mitarbeiter allein unterzeichnet werden? Oder müssen alle Unterlagen, die unsere Firma verlassen, immer von zwei Mitarbeitern unterschrieben sein?


Mein Geschäftserfolg: Es hört sich so an, als brauchten Sie dringend eine interne Regelungen der Unterschrifts-Vollmachten. Fakt ist: Alle Briefe mit Außenwirkung sollten Auskunft über die Unterschrifts-Vollmacht geben, die ein Mitarbeiter hat. Nur der Geschäftsführer unterschreibt ohne „i. A.“ und Ähnliches.

Dass Sie als Firma keine interne Regelung haben, ist ein bisschen gefährlich. Dann können Mitarbeiter Vereinbarungen mit Kunden eingehen, die nicht im Interesse der Firma sind – nur weil kein Zweiter das abgenickt hat. Solange nichts offiziell ist, können Ihre Mitarbeiter sich darüber nicht im Klaren sein. Da müssen Sie als Chef ran! Sie tragen die Verantwortung - es ist in Ihrem Interesse, die Unterschrifts-Vollmacht intern zu regeln.

Unterschrifts-Vollmachten und ihre Bedeutung

Um nicht alle Briefe und Dokumente selbst unterschreiben zu müssen, können Sie als Chef einem Mitarbeiter nach §§ 48 ff. HGB eine Handlungsvollmacht erteilen. Dabei werden verschiedene Arten der Vollmacht unterschieden:

  • Die Einzelvollmacht gilt für einmalige Handlungen. Die Unterschrift muss durch den Zusatz „i. A.“ (im Auftrag) gekennzeichnet werden. Diese Unterschrifts-Vollmacht sollte, muss aber nicht schriftlich erteilt werden.
  • Die Artvollmacht gilt bis auf Widerruf für den Abschluss von Geschäften gleicher Art. Die Unterschrift muss durch den Zusatz „i. V.“ (in Vollmacht) gekennzeichnet werden. Diese Unterschrifts-Vollmacht muss von der Geschäftsleitung schriftlich erteilt werden.
  • Eine Prokura muss nicht nur schriftlich erteilt, sondern sogar ins Handelsregister eingetragen werden und gilt bis zur Löschung. Ein Prokurist darf alle Geschäfte tätigen, die in dem Handelsgewerbe vorkommen, in dem er tätig ist. Ausgeschlossen sind lediglich Rechtshandlungen, die das Unternehmen unmittelbar betreffen. Dazu zählen vor allem Geschäftsauflösungen, die Erteilung der Prokura an Mitarbeiter, die Unterzeichnung einer Bilanz oder die Aufnahme von neuen Gesellschaftern. Diese Funktion muss durch den Zusatz „pp“ oder „ppa.“ (per procura) vor dem Namen kenntlich gemacht werden. „Per procura“ ist lateinischen Ursprungs und bedeutet „durch den Stellvertreter, Verwalter oder Geschäftsführer“.

Da die Kürzel „i. A.“, „i. V.“ und „pp“ oder „ppa.“ rechtlich verbindliche Vertretungsvollmachten kennzeichnen, müssen alle Dokumente mit Außenwirkung die Unterschrift und den entsprechenden Zusatz enthalten.

 

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