Die 1% Regelung: Firmenwagen in der Abrechnung

Welche Vorteile bietet ein Firmenwagen Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Ein Dienstwagen hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile:

• Beruflich notwendiges Arbeitsmittel mit hohen Abschreibungsmöglichkeiten
• Statussymbol, das die Werte des Unternehmens unterstreicht
• Günstige Privatnutzungskonditionen für Mitarbeiter
• Motivationsmittel für Mitarbeiter

Berechnet man nüchtern, was ein Privatfahrzeug inklusive Wertverlust und Verschleiß für Privatpersonen kostet, so ist ein Dienstfahrzeug in den meisten Fällen eine sehr schöne und lukrative Alternative. Durch oftmals sehr kurze Leasingverträge erhält der Mitarbeiter zudem möglicherweise alle 2 Jahre ein neues Fahrzeug mit allen verbundenen Annehmlichkeiten.

Für Unternehmen bedeutet die korrekte Abrechnung eines Dienstwagens aber auch einen monatlichen, bürokratischen Aufwand, da man alle Kosten korrekt aufschlüsseln und verbuchen muss.

Neben dem Fuhrpark, der sich vor allem um

• das Fahrzeug,
• die Wartung
• und Neuanschaffung kümmert,

ist vor allem die Buchhaltung involviert, wenn es um die Abrechnung von Dienstwagen geht.

Welche Nachteile hat ein Firmenwagen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Ein Firmenwagen bringt neben vielen Vorteilen auch einige Herausforderungen mit sich. Neben steigenden Fahrzeugkosten und administrativem Aufwand spielen zunehmend auch Umweltaspekte und betriebliche Nachhaltigkeitsstrategien eine Rolle.

Immer mehr Unternehmen setzen daher auf alternative Antriebe wie Elektrofahrzeuge oder Plug-in-Hybride.

Besonders attraktiv sind diese Fahrzeuge aufgrund steuerlicher Vergünstigungen bei der Dienstwagenbesteuerung.

Während bei klassischen Verbrennerfahrzeugen die 1%-Regelung gilt, werden Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge steuerlich begünstigt.

Beispiel für Nachteile eines Firmenwagens

Ihr Mitarbeiter hat aktuell einen VW Passat Variant TDI, dessen Bruttolistenpreis bei 40.000 € liegt. Der Mitarbeiter darf das Fahrzeug auch privat nutzen. Das Finanzamt wertet diese Nutzung als geldwerten Vorteil und versteuert diesen mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat.

Damit muss Ihr Mitarbeiter zusätzlich zu seinem normalen Gehalt monatlich versteuern:

1 % von 40.000 € = 400 € pro Monat
Auf das Jahr gerechnet ergibt sich ein geldwerter Vorteil von:

400 € × 12 Monate = 4.800 € jährlich

Die tatsächliche steuerliche Belastung hängt anschließend vom persönlichen Steuersatz des Mitarbeiters ab.

Steuerliche Vorteile Bei Elektro- und Hybrid-Dienstwagen

Für Fahrzeuge mit elektrifiziertem Antrieb gelten reduzierte Besteuerungsregeln:

Die reduzierte 0,25-%-Regelung gilt für reine Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis 95.000 €. Diese Grenze wurde durch das Wachstumschancengesetz angehoben. Zuvor lag sie bei 60.000 €.

Voraussetzungen für Plug-in-Hybrid-Dienstwagen

Plug-in-Hybridfahrzeuge profitieren von der 0,5-%-Regelung, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Ab 2025 müssen Plug-in-Hybride folgende Kriterien erfüllen:

• elektrische Mindestreichweite von 80 Kilometern oder
• maximal 50 g CO₂ pro Kilometer

Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, darf die reduzierte Besteuerung angewendet werden.

Typische Dienstwagenmodelle in Deutschland

Die beliebtesten Dienstwagen in Deutschland verändern sich kontinuierlich. Neben klassischen Mittelklassefahrzeugen gewinnen insbesondere SUVs und Elektroautos zunehmend an Bedeutung.

Typische Modelle in Firmenflotten sind beispielsweise:

• VW Golf
• VW Passat
• Skoda Octavia
• VW Tiguan
• Tesla Model Y / VW ID.4

Gehaltsabrechnung mit Firmenwagen: Geldwerter Vorteil

In den meisten Fällen dürfen Mitarbeiter ihren überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Privatnutzung begrenzt oder vollständig freigegeben ist. In jedem Fall entsteht ein geldwerter Vorteil.

Dieser wird vom Finanzamt ähnlich wie Gehaltszahlungen als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Einkommensbestandteil behandelt.

Privatfahrten Lohnabrechnung – Was bedeutet die 1-%-Regelung

Der Einfachheit halber versteuert ein Mitarbeiter für seine Privatfahrten jeden Monat 1% des Brutto-Listenneupreises des Dienstwagens über seine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die gesetzliche Grundlage hierfür fußt auf dem Einkommensteuergesetz (EStG) und ist in § 6 Absatz 1 begründet. Die 1-%-Regelung dürfen Unternehmen anwenden, wenn der Dienstwagen zu mindestens 50 % für dienstliche Zwecke Benutzung findet.

Achtung: Besteht eine dienstliche Nutzung unter 50 %, also ein sehr hoher Privatanteil bei der Nutzung des Dienstwagens, ist die Verwendung eines Fahrtenbuchs in jedem Fall unabdingbar.

Es ist unerheblich, ob Ihr Arbeitnehmer das Dienstfahrzeug wirklich für Privatfahrten nutzt, da allein die Tatsache, dass Sie als Arbeitgeber Privatfahrten erlauben, den geldwerten Vorteil impliziert. Eine Abrechnung nach der 1-%-Regelung ist in diesem Fall für Sie als Entgeltabrechner zwingend erforderlich.

Wie wird bei einem Gebrauchtwagen die 1-%-Regelung angewandt?

Die 1-%-Regelung gilt generell für alle Dienstwagen, egal ob sie komplett neu angeschafft wurden oder ob dem Mitarbeiter ein Gebrauchtwagen zur Verfügung gestellt wird. Auch bei Leasingfahrzeugen, die nicht im Besitz des Unternehmens sind, wird die 1-%-Regelung immer angewandt. Das Alter oder der Zustand des Fahrzeuges sind unerheblich.

Wichtig: Erhält Ihr Mitarbeiter seinen Dienstwagen mitten in einem Monat, muss trotzdem für den gesamten Monat die 1% Regelung angewandt und das Entgelt berechnet werden.

Lohnabrechnung mit Firmenwagen: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Pendelt Ihr Mitarbeiter regelmäßig zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, muss neben der generellen Berechnung der 1-%-Regelung vom Brutto-Listenpreis ein weiterer, geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einbezogen werden.

Während Außendienstmitarbeiter, die in der Regel von ihrer Wohnanschrift ins Arbeitsgebiet fahren, keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte angeben müssen, ist ein Beschäftigter, der regelmäßig mit seinem überlassenen Dienstwagen ins Büro pendelt, verpflichtet, diese Fahrten ebenfalls als geldwerten Vorteil zu versteuern.

Der geldwerte Vorteil wird hier mit einer Kilometerpauschale in Höhe von 0,03 % des Brutto-Listenpreises berechnet, wobei der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur als einfache Strecke berechnet werden darf. Der Arbeitgeber kann diesen Anteil optional mit 15 % pauschaler Lohnsteuer versteuern.

Beispiel für pauschalierte Lohnabrechnung

Im folgenden Beispiel gehen wir von einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus, der einen Dienstwagen nutzen darf, der nach der 1-%-Regelung mit 306 € versteuert wird. Zusätzlich fährt der Mitarbeiter jeden Tag mit seinem Dienstwagen 25 km von seinem Wohnort zur Arbeitsstätte.

Die folgende Berechnung muss angesetzt werden, um herauszufinden, wie hoch der geldwerte Vorteil insgesamt ist. Der individuell besteuerte Sachbezug unterliegt hier auch der Sozialversicherung, während der mit 15 % pauschal besteuerte Anteil sozialversicherungsfrei ist.

Wie berechnet sich der Gesamtbetrag des geldwerten Vorteils?

Um den Gesamtbetrag des geldwerten Vorteils für Ihren Mitarbeiter zu ermitteln, müssen Sie sowohl den Betrag der 1-%-Berechnung als auch den errechneten Betrag für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusammenrechnen. Der Gesamtbetrag beschreibt den geldwerten Vorteil Ihres Mitarbeiters, den Sie im nächsten Schritt dem Brutto-Gehalt hinzurechnen müssen.

Das Gehalt und der errechnete geldwerte Vorteil ergeben somit die Berechnungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge und die Abzüge bei der Lohnsteuer.

Minderung des geldwerten Vorteils möglich

Unternehmen haben generell die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil zu mindern, indem sie ein Nutzungsentgelt für den Dienstwagen mit dem Mitarbeiter vereinbaren. Dieses Nutzungsentgelt wird Ihrem Mitarbeiter monatlich vom Gehalt abgezogen und mindert den geldwerten Vorteil. Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, zahlt der Arbeitnehmer den Restbetrag aus seinem Nettolohn, was für ihn aus finanzieller Hinsicht negativ wäre.

Wie funktioniert die Fahrtenbuchmethode?

Neben der 1-%-Methode ist es auch möglich, die tatsächlich anfallenden privaten und geschäftlichen Kosten nach der Fahrtenbuchmethode zu trennen. Diese Methode ist viel aufwendiger als die Pauschale 1-%-Berechnung, kann aber in manchen Fällen für den Mitarbeiter finanziell sehr viel lukrativer sein.

Bei der Fahrtenbuchmethode schlüsselt man alle entstehenden Kosten für den Dienstwagen einzeln auf. Der Mitarbeiter ermittelt zusätzlich mittels eines Fahrtenbuches sehr genau jede einzelne Fahrt mit seinem Dienstwagen. Dabei trennt er private und dienstliche Fahrten.

Letztendlich werden die genau errechneten Kosten für den Dienstwagen auf die

• privaten
• und geschäftlichen Dienstfahrten

umgerechnet und der private Teil versteuert.

Immer dann, wenn ein Mitarbeiter nur sehr wenige Privatfahrten mit seinem Dienstwagen erledigt ist für ihn die Fahrtenbuchmethode deutlich günstiger. Gleichzeitig stellt sie aber für Unternehmen und Mitarbeiter einen großen bürokratischen Aufwand dar. Denn: Jede Fahrt muss sauber protokolliert sein, sodass alle Angaben auch nach Monaten oder Jahren noch der Überprüfung durch das Finanzamt standhalten können und plausibel sind.

Nachträgliche Veränderungen am Fahrtenbuch sind zudem nicht gestattet und können dazu führen, dass das Finanzamt eine Abrechnung nach dieser Methode des Finanzamtes nicht anerkennt. In diesem Fall muss man zwingend nach der 1-%-Methode abrechnen, selbst wenn sie für den Mitarbeiter ungünstiger ist, vor allem wenn er den Dienstwagen selten oder gar nicht privat nutzt.

Wann ist die Fahrtenbuchmethode sinnvoll?

Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich besonders für Mitarbeiter,

• die sehr wenige Privatfahrten durchführen
• oder einen hochpreisigen Dienstwagen nutzen.

Der Nachteil besteht im hohen Dokumentationsaufwand, da jede Fahrt exakt erfasst werden muss.

Gehaltsabrechnung mit Firmenwagen – Wie buchen Sie die Dienstwagen 1% Regelung richtig?

Selbstverständlich handelt es sich beim geldwerten Vorteil um einen fiktiven Betrag. Bucht man diesen positiven Betrag zunächst auf das Gehalt des Mitarbeiters, zahlt man diesen nicht aus.

Haben Sie den individuellen, geldwerten Vorteil des Mitarbeiters berechnet, gelten folgende Buchungsschritte:

1. Rechnen Sie das Bruttogehalt Ihres Mitarbeiters und den errechneten geldwerten Vorteil zusammen und buchen Sie die Gesamtsumme als Bruttogehalt.
2. Vom Bruttogehalt ziehen Sie alle Steuern und Sozialversicherungsbeträge ab.
3. Im letzten Schritt ziehen Sie die Summe des individuellen geldwerten Vorteils vom Nettolohn ab. Anschließend überweisen Sie den Restbetrag an Ihren Mitarbeiter.

Entstehen dem Mitarbeiter weitere Kosten für den Dienstwagen?

Mit der 1-%-Regelung sind alle Kosten abgegolten, die Ihrem Mitarbeiter für die private Nutzung des Dienstwagens entstehen. Gibt es im Unternehmen keine festgelegten Kilometerfreigrenzen, kann Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen benutzen, ohne sich um Kosten für Kraftstoff, Schmieröle oder Reparaturen zu kümmern. Diese Kosten werden komplett und ausschließlich vom Unternehmen getragen.

Zusammenfassung

Die 1-%-Regelung ist eine bewährte Methode zur Besteuerung von Dienstwagen. Sie ermöglicht eine einfache und standardisierte Berechnung des geldwerten Vorteils.

Durch steuerliche Förderungen für Elektrofahrzeuge – insbesondere die 0,25-%-Regelung für E-Autos bis 95.000 € Listenpreis – sind Dienstwagen mit elektrischem Antrieb für viele Unternehmen und Mitarbeiter noch attraktiver geworden.

Als Entgeltabrechner sollten Sie die aktuellen steuerlichen Regelungen sowie die innerbetrieblichen Vereinbarungen zur Dienstwagennutzung genau kennen, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.

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