Wenn Sie einem Mitarbeiter etwa aus verhaltensbedingten Gründen kündigen müssen, werden Sie unter bestimmten Umständen nicht bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten wollen. Dann entscheiden Sie sich für eine Freistellung, vor allem auch in solchen Fällen, in denen Mitarbeiter womöglich geschäftsschädigende Handlungen vornehmen können oder wenn sie auch nach der Kündigung noch Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten haben. Und wenn der Mitarbeiter noch Resturlaub hat, rechnen Sie diesen verbliebenen Urlaub der Freistellung an. Nach Ablauf der Kündigungsfrist kann der Mitarbeiter so keinen Anspruch auf Resturlaub mehr geltend machen.
Aber Vorsicht: Wenn Sie die in der Freistellung enthaltenen Urlaubstage nicht klar und eindeutig definieren, kann es auch hier schnell zu Rechtsstreitigkeiten kommen, wie der folgende Fall zeigt, der vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG) gelandet ist.
Verbliebener Urlaub muss eindeutig der Freistellung zugeordnet sein
Das war der Fall: Ein Arbeitgeber hatte mit seinem Mitarbeiter vertraglich einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen vereinbart. Ende 2006 kündigte der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zum 31.3.07. Er stellte den Mitarbeiter frei und rechnete den seiner Ansicht nach verbliebenen Urlaub an. Der Mitarbeiter reichte Kündigungsschutzklage ein und gewann den Prozess. Daraufhin verlangte er von dem Arbeitgeber nachträglich 22,5 Urlaubstage für das Jahr 2007. Er war der Ansicht, dass dieser ihm in der Freistellung nur 7,5 anteilige Urlaubstage für Januar bis März angerechnet hatte.
So urteilte das BAG: Es gab dem Mitarbeiter Recht. Begründung: Im vorliegenden Fall war für den Mitarbeiter in der Freistellungserklärung nicht klar erkennbar, wie viele Tage seines verbliebenen Urlaubs in die Freistellung mit einbezogen worden waren. Hier bestanden auch für die Richter Zweifel. Weil die Formulierung des Arbeitgebers nicht eindeutig war, muss dieser nach Ansicht des Gerichts dafür geradestehen.
Das heißt: Im Zweifel trägt der Arbeitgeber das Risiko und muss die Urlaubstage nachgewähren (BAG, 17.5.11, 9 AZR 189/10).
Fazit für Sie: Führen Sie in einer Freistellungserklärung ganz klar schriftlich aus, wie viele verbliebene Urlaubstage genau Sie dem betreffenden Mitarbeiter zur Freistellung anrechnen. Fügen Sie hinzu, dass damit alle verbliebenen Urlaubsansprüche des Mitarbeiters aus seinem Arbeitsverhältnis abgegolten sind. Der Mitarbeiter muss eindeutig erkennen können, in welchem Umfang seine verbliebenen Urlaubsansprüche mit der Freistellung erfüllt werden sollen.
Bedenken Sie: Schlampige Formulierungen bei der Freistellungserklärung können teuer werden, weil Sie dann unter Umständen Urlaub nachgewähren oder sogar nachzahlen müssen.
Übrigens: Laut BAG dürfen Sie dem Mitarbeiter sogar dann, wenn Sie eine fristlose Kündigung aussprechen – sozusagen vorsorglich –, Urlaub gewähren, falls Ihre fristlose Kündigung nicht wirksam ist. Dann nämlich müssen Sie nur die verbliebene Arbeitszeit bis zur Kündigungsfrist nachbezahlen, während der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters bereits abgegolten ist (BAG, 14.8.07, 9 AZR 934/06).
