So stellen Sie nicht nur den sofortigen Zugang der Kündigung sicher, sondern setzen auch die Voraussetzung für eine möglichst friedliche Trennung. Vor allem für langjährige Mitarbeiter ist das Gespräch die Voraussetzung für einen Abgang in Würde. Ein gut geführtes Kündigungsgespräch kann Ihnen sogar helfen, einen Kündigungsschutzprozess zu vermeiden. So gehen Sie vor:
Wie Sie die Kündigung benennen und begründen
Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter gleich zu Beginn des Gesprächs (nachdem Sie sich begrüßt und Platz genommen haben), dass Sie ihm kündigen wollen. Einleitender Small Talk wäre hier fehl am Platz. Anschließend begründen Sie den Schritt. Achten Sie dabei darauf, möglichst sachlich zu bleiben. Denn für Schuldzuweisungen ist es jetzt zu spät. Sie müssen sich für Ihre Entscheidung aber auch nicht entschuldigen oder diese verteidigen.
Wie Sie die Reaktionen des Mitarbeiters auf die Kündigung auffangen
Es hängt vom Naturell Ihres Mitarbeiters ab, wie er auf die Kündigungsmitteilung reagiert. Stellen Sie sich auf folgende Möglichkeiten ein, um das Gespräch zu einem guten Abschluss zu bringen:
- Der Mitarbeiter reagiert wütend und mit Anschuldigungen: Lassen Sie ihn ausreden. Versuchen Sie nicht, ihm seinen Ärger auszureden oder die Situation zu beschönigen. Zeigen Sie vielmehr Verständnis („Ich kann gut verstehen, dass Sie jetzt schockiert sind.“).
- Der Mitarbeiter bricht in Tränen aus: Sagen Sie ihm, dass das in Ordnung ist. Bieten Sie ihm ein Taschentuch an und warten Sie ab. Das Weinen wird nach einer Weile nachlassen. Es hilft Ihrem Mitarbeiter, die Nachricht zu bewältigen.
- Der Mitarbeiter bemitleidet sich selbst: Lassen Sie sich dadurch kein schlechtes Gewissen machen. Sie haben Ihre Entscheidung schließlich sorgfältig geprüft. Eventuell präzisieren Sie Ihre Begründung noch einmal und erklären Ihr Bedauern, dass „es so weit kommen musste“.
Wie Sie nach der Kündigung das Gespräch beenden
Wenn Sie sehen, dass Ihr Mitarbeiter die Nachricht halbwegs verdaut hat, sollten Sie das Gespräch bald beenden. Ihr Mitarbeiter wird jetzt nicht in der Lage sein, das weitere Procedere (Resturlaub, Freistellung von der Arbeit, Arbeitsübergabe usw.) zu besprechen. Vereinbaren Sie hierzu einen eigenen Termin in den nächsten Tagen und stellen Sie den Mitarbeiter für den restlichen Tag von der Arbeit frei. Vor der Verabschiedung übergeben Sie dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben und lassen sich den Erhalt auf einer Kopie bestätigen.
Wichtig: Vermeiden Sie bei der Verabschiedung Sätze wie: „Sie finden sicher bald eine neue Stelle.“ Es ist nicht angemessen, die Situation zu bagatellisieren.
