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Sonderurlaub: Wann Mitarbeiter Anspruch auf eine Freistellung haben

 
Sonderurlaub bei der Geburt des Kindes | Urheber: Olesia Bilkei - Fotolia

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Personaler und Führungskräfte erhalten von ihren Mitarbeitern neben regulären Anträgen auf gesetzlichen Erholungsurlaub ebenso Anfragen auf Sonderurlaub. Gründe für die Beantragung von Sonderurlaub können zum Beispiel die Geburt eines Kindes, der Todesfall eines engen Angehörigen oder die Pflege von Eltern oder Schwiegereltern sein. Im rechtlichen Sinne spricht man vor allem von Sonderurlaub, wenn eine unbezahlte Freistellung beantragt wird. Gleichzeitig wird der Begriff Sonderurlaub regelmäßig mit einer bezahlten Freistellung in Verbindung gebracht, die im BGB erläutert wird. Dieser Artikel geht auf die gesetzlichen Hintergründe zu Sonderurlaub ein, zeigt auf, wann Unternehmen verpflichtet sind, bezahlten Sonderurlaub zu gewähren (Fortzahlung), wie viele Tage angemessen sind und warum es zielführend ist, den Umgang von Sonderurlaub im Arbeitsvertrag zu regeln.

Die gesetzliche Regelung: Wann haben Mitarbeiter Anspruch auf Sonderurlaub?

Der § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gilt als rechtliche Grundlage für die Gewährung von bezahltem Sonderurlaub. Im Gesetzestext wird ausgeführt: „Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.“

Aus Arbeitgebersicht bedeuten die gesetzlichen Vorgaben, dass einem Mitarbeiter bezahlter Sonderurlaub zusteht, wenn:

  • Der Anlass für den Sonderurlaub in den persönlichen Umständen des Mitarbeiters liegt. Äußere Aspekte, zum Beispiel Pandemien oder Naturkatastrophen gelten nicht als Grund für die Gewährung von unbezahltem Urlaub.
  • Die Abwesenheit ist überschaubar.
  • Die Abwesenheit wurde nicht vom Arbeitnehmer verschuldet.

Entsprechen die Gründe für die Beantragung des Sonderurlaubs den Vorgaben des § 616 BGB, muss der Mitarbeiter unter Zahlung seiner regulären Bezüge freigestellt werden.

Tipp: Der gesetzliche Anspruch gemäß BGB besteht, bis keine einzelvertraglichen Regelungen oder ein Tarifvertrag andere Aussagen machen. Zur Konkretisierung empfiehlt es sich aus Arbeitgebersicht eindeutig festzulegen, zu welchen Anlässen eine bezahlte Freistellung im Rahmen von Sonderurlaub gewährt wird.

Was sind typische Anlässe für Sonderurlaub?

Der § 616 BGB gibt nicht vor, zu welchen konkreten Anlässen Arbeitgeber verpflichtet sind, Sonderurlaub zu gewähren. Grundsätzlich wird in deutschen Unternehmen vor allem aus den folgenden Gründen Sonderurlaub beantragt:

  • Todesfall eines Angehörigen ersten oder zweiten Grades
  • Eigene Hochzeit
  • Geburt eines Kindes
  • Schwere Krankheit eines engen Angehörigen
  • Eigener Umzug
  • Sonderurlaub aufgrund religiöser Verpflichtungen
  • Dienstjubiläen
  • Ärztliche Untersuchungen, die ausschließlich während der Arbeitszeit durchgeführt werden können
  • Erfüllung staatsbürgerlicher Rechte wie Tätigkeit als Schöffe oder Zeugenaussage vor Gericht
  • Teilnahme an Gewerkschaftsveranstaltungen

Wichtig: Mitarbeiter, deren Arbeitsvertrag arbeitgeber- oder arbeitnehmerseitig gekündigt ist, haben auf Grundlage von § 629 BGB Anspruch auf Sonderurlaub, um Bewerbungsgespräche zu führen. Der Gesetzgeber regelt, dass „der Dienstberechtigte dem Verpflichteten auf Verlangen eine angemessene Zeit zum Suchen eines anderen Dienstverhältnisses gewähren muss.“

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können Ansprüche regeln

Neben der einzelvertraglichen Festlegung von Sonderurlaub im Arbeitsvertrag regeln Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen in vielen Fällen den Anspruch auf Sonderurlaub. Zum Beispiel führt der Manteltarifvertrag der Chemischen Industrie in einem Freistellungskatalog sowohl die Anlässe und ebenfalls die Dauer der möglichen Abwesenheit auf:

Anlass für Sonderurlaub Tarifvertrag (Chemische Industrie)

Freistellungsdauer

Eheschließung

2 Arbeitstage

Geburt des Kindes

2 Arbeitstage

Bei Teilnahme an der Hochzeit der Kinder, Stief- oder  Pflegekinder sowie der goldenen oder diamantenen Hochzeit der  Eltern oder Stiefeltern

1 Arbeitstag

Bei der eigenen silbernen Hochzeit

1 Arbeitstag

Bei schwerer Erkrankung von zur Hausgemeinschaft gehörenden Familienmitgliedern, sofern der Arzt bescheinigt,  dass die Anwesenheit des Arbeitnehmers zur vorläufigen  Sicherung der  Pflege erforderlich ist

Bis zu 2 Arbeitstage

Todesfall des Ehegatten

3 Arbeitstage

Beim Tod der Eltern oder Kinder; sowie beim Tod seiner Stiefeltern, Schwiegereltern,  Geschwister,  Stiefkinder  oder  Pflegekinder,  falls sie in einem gemeinsamen Haushalt lebten

2 Arbeitstage

Teilnahme an Beisetzung von Stiefeltern,  Schwiegereltern,  Geschwistern, Stiefkindern, Schwiegerkindern oder  Pflegekindern, die nicht in einem gemeinsamen Haushalt leben

1 Arbeitstag

Bei Arbeitsjubiläen nach 25-, 40- und 50jähriger Betriebszugehörigkeit

1 Arbeitstag

Bei einem Umzug des eigenen Hausstands

1 Arbeitstag

Bei ärztlicher Behandlung, die nach ärztlicher Bescheinigung  während der Arbeitszeit notwendig ist

Erforderliche Dauer mit Attest

Bei Arbeitsversäumnissen aufgrund öffentlich-rechtlicher Verpflichtungen  mit  Ausnahme  der Wahrnehmung behördlicher Termine als Beschuldigter oder als Partei im Zivilprozess

Höchstens 8 Stunden

Für alle im Tarifvertrag dargestellten Anlässe gilt:

  • Dem Arbeitnehmer ist ohne Anrechnung auf seinen Urlaub und ohne Verdienstminderung Freizeit zu gewähren.
  • Der Arbeitnehmer muss den Sonderurlaub kurzfristig und gemäß Antrag antreten. Nicht genommene Sonderurlaubstage verfallen.
  • Wird eine öffentlich-rechtliche Vergütung angeboten, muss diese vom Mitarbeiter angenommen werden. Bis zum tatsächlichen Gehalt ist der Unterschiedsbetrag vom Arbeitgeber zu erstatten.

Betriebe, die unter einen Tarifvertrag fallen, sind verpflichtet, die im Tarifvertrag angegebenen Ansprüche und Gründe anzuerkennen und Mitarbeiter entsprechend freizustellen. Unternehmen ohne Tarifbindung können sich an den Vorgaben von Tarifverträgen orientieren. Sie können in einer individuellen Betriebsvereinbarung oder in den Arbeitsverträgen festhalten, welche Formen von Sonderurlaub im Betrieb gewährt werden. Wurden keine Angaben gemacht, gilt § 616 BGB.

Info: Für Betriebsratsmitglieder wird auf Grund § 37 Absatz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ebenfalls Sonderurlaub für ihre notwendige Betriebsratstätigkeit und Fortbildungen gewährt. Das Gesetz formuliert eindeutig: „Mitglieder des Betriebsrats sind von ihrer beruflichen Tätigkeit ohne Minderung des Arbeitsentgelts zu befreien, wenn und soweit es nach Umfang und Art des Betriebs zur ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist.“

Beantragung von Sonderurlaub – das sind die formellen Grundsätze

Sonderurlaub wird ähnlich wie der Erholungsurlaub, der jedem Mitarbeiter für im Mindestfall 24 Tage im Jahr auf Grundlage des § 3 des Bundesurlaubsgesetzes zusteht, schriftlich beantragt. Arbeitnehmer haben gegenüber ihrem Arbeitgeber eine Informations- und Nachweispflicht und müssen aus diesem Grund ihr Unternehmen zeitnah über ihren Sonderurlaubsantrag informieren. Da die Anlässe von Sonderurlaub in den meisten Fällen Schnelligkeit implizieren, sollten Arbeitgeber die schriftlichen Sonderurlaubsanträge unverzüglich prüfen.

In diesem Fall kommen sie ihrer Fürsorgepflicht nach. Darüber hinaus sind die meisten Fälle, in denen Sonderurlaub beantragt werden muss, nicht trivial. Der Tod eines nahen Angehörigen oder die plötzliche Krankheit des Kindes oder eines Elternteils kann für Mitarbeiter belastend sein. Aus diesem Grund ist es aus menschlichen Erwägungen wichtig, Angestellte umfassend zu beraten sowie schnelle und unkomplizierte Lösungen zur Freistellung zu besprechen.

Ein kulantes Vorgehen hat in diesem Zusammenhang ebenfalls Einfluss auf das Employer Branding. Unter Employer Branding versteht man alle unternehmensstrategischen Maßnahmen in einem Betrieb, die dazu beitragen, ein Unternehmen attraktiv und mitarbeiterzentriert wirken zu lassen. Spüren die Mitarbeiter als wichtigste Botschafter des Unternehmens Wertschätzung und wissen, dass in persönlichen Notsituationen schnell und unbürokratisch gehandelt wird, arbeiten diese gern im Betrieb. Dies kann im Zusammenspiel mit anderen Maßnahmen und Benefits zu einer positiven Stimmung und einer geringeren Fluktuation führen.

Im Streitfall – mit diesen Klagen müssen Arbeitgeber rechnen

Da der § 616 BGB nicht eindeutig definiert, in welchen Fällen eine Freistellung als Sonderurlaub gesetzlich gewährt werden muss, können Rechtsfragen und Streitigkeiten auftreten. Sind Unternehmer beispielsweise nicht gewillt, einen Sonderurlaubstag für die silberne Hochzeit zu gewähren, besteht für Mitarbeiter grundsätzlich die Möglichkeit, den Sonderurlaub mit einer Feststellungsklage gerichtlich einzuklagen. Ähnlich verhält es sich, wenn Arbeitgeber die Gehaltszahlung aufgrund des Sonderurlaubs gekürzt haben. In diesem Fall kann der Mitarbeiter den fehlenden Lohn mit einer Leistungsklage einfordern.

Um langfristige, kostenintensive und für das Unternehmensrenommee schädliche Prozesse zu vermeiden, ist es essenziell, dass proaktiv im Rahmen von Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt wird, wann eine bezahlte Freistellung als Sonderurlaub gewährt wird.

Alternative zum Sonderurlaub – unbezahlter oder bezahlter Erholungsurlaub

In bestimmten Situationen, zum Beispiel beim Todesfall eines nahen Angehörigen, werden die gewährten Sonderurlaubstage nicht ausreichen. Fühlt sich der Mitarbeiter aufgrund des Schicksalsschlages in seiner Familie nicht arbeitsfähig, kann er grundsätzlich durch einen Arzt arbeitsunfähig geschrieben werden. Ebenso könnte in einer Einzelfallentscheidung unbezahlter Urlaub eingereicht werden. In diesem Fall ruht die Entgeltzahlung während der Freistellung des Mitarbeiters. Alternativ besteht ebenso die Möglichkeit, Tage des gesetzlichen Erholungsurlaubes einzusetzen, um den Sonderurlaub zu verlängern.

Besondere gesetzliche Bestimmungen für unbezahlte Freistellungen

Abweichend zu den Regelungen des § 616 BGB, individualvertraglichen Regelungen oder Vorgaben aus Tarifverträgen gelten die folgenden gesetzlichen Bestimmungen für unbezahlte Freistellungen von der Arbeit:

Freistellungsgrund

Gesetzliche Grundlage

Erkrankung der Kinder

Anspruch auf Freistellung und Krankengeld bei Erkrankung des Kindes bis zu 10 Tage. Alleinerziehende erhalten bis zu 20 Tage Krankengeld.

Info: Im Rahmen der Corona-Pandemie wurde der Anspruch auf Krankengeldtage verdoppelt. Pro Kind können während der Pandemie bis zu 20 Arbeitstage eingesetzt werden. Alleinerziehende profitieren von 40 Tagen.

§ 45 Absatz 1 SGB V

Organisation von Pflege

Beschäftigte haben das Recht, bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernzubleiben, wenn dies erforderlich ist, um für einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in einer akut aufgetretenen Pflegesituation eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren oder eine pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherzustellen. Betroffene können in dieser Zeit Pflegestützungsgeld beantragen

§ 2 PflegeZG

 Fazit: Sonderurlaub muss spezifisch vom Arbeitgeber gewährt werden

Der § 616 BGB fasst eindeutig zusammen, dass es bestimmte Anlässe gibt, in denen ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter bezahlten Sonderurlaub gewähren muss. Die Geburt eines leiblichen Kindes, der Tod eines Angehörigen oder ein Umzug gelten gemeinhin als Grund, obwohl der Gesetzgeber die Anlässe für Sonderurlaub nicht abschließend regelt. In Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen finden sich eindeutige Regelungen zum Sonderurlaub.

Arbeitgeber ohne tarifvertragliche Bindung handeln zielführend, individualvertragliche Regelungen im Arbeitsvertrag zu verankern, um Streitfällen aus dem Wege zu gehen. Da Sonderurlaub grundsätzlich in Ausnahmesituationen gewährt wird, sind Augenmaß, unbürokratische Regelungen und Schnelligkeit bei der Gewährung entscheidend. Dieses Vorgehen zeugt von Professionalität, unterstützt die Beschäftigten und gibt allen Beteiligten Planungssicherheit.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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