Erinnerungsmails: 10 Vorlagen, 11 Tipps und Beispiele
- Erinnerungsmail im Geschäftsleben – eine Definition
- Welche Anlässe für Erinnerungsmails gibt es?
- 11 Tipps: Wie sollten Erinnerungsmails formuliert werden?
- Aufbau von Erinnerungsmails – Betreff, Einleitung und Schluss
- Vorlagen für Erinnerungsmails – 10 Muster & Beispiele für verschiedene Anlässe
- Wie sollte die Betreffzeile der Erinnerungsmail aussehen?
- Warum sind Erinnerungsmails im Berufsleben wichtig?
Erinnerungsmail im Geschäftsleben – eine Definition
Eine Erinnerungsmail im Geschäftsleben ist eine elektronische Mitteilung, die an Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter gesendet wird, um sie an bevorstehende Termine, ausstehende Aufgaben oder wichtige Ereignisse zu erinnern.
Diese Mails dienen dazu, eine höhere Aufmerksamkeit für anstehende Angelegenheiten zu schaffen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Fristen oder Verpflichtungen übersehen werden. Indem sie sanft an bevorstehende Ereignisse erinnert, trägt die Erinnerungsmail zur Effizienzsteigerung und zur Aufrechterhaltung geschäftlicher Verpflichtungen bei.
Welche Anlässe für Erinnerungsmails gibt es?
Erinnerungsmails sind im Berufsleben in einer Vielzahl von Situationen angebracht, um sicherzustellen, dass wichtige Termine, Aufgaben und Verpflichtungen nicht übersehen werden. Hier sind einige Anlässe, die eine Erinnerungsmail erfordern:
- Meetings und Konferenzen: Erinnerungsmails werden oft vor geplanten Meetings, Konferenzen oder Besprechungen verschickt, um Teilnehmer über Zeit, Ort und Agenda zu informieren.
- Fristen und Abgabetermine: Bei Projekten, Präsentationen oder Aufgaben helfen Erinnerungsmails, den Fokus auf anstehende Fristen zu lenken und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
- Zahlungen: Erinnerungsmails werden verwendet, um Kunden oder Geschäftspartner an ausstehende Zahlungen zu erinnern und die Einhaltung von Zahlungsfristen sicherzustellen.
- Anmeldungen und Registrierungen: Bei Veranstaltungen, Workshops oder Schulungen werden Erinnerungsmails verwendet, um Teilnehmer an bevorstehende Termine für Anmeldungen oder Registrierungen zu erinnern.
- Bewerbungsfristen: Im Personalwesen dienen Erinnerungsmails dazu, Bewerber an bevorstehende Fristen für Stellenangebote oder Weiterbildungsprogramme zu erinnern.
- Rabattaktionen und Angebote: Im Verkaufsbereich werden Erinnerungsmails eingesetzt, um Kunden an begrenzte Rabattaktionen, Sonderangebote oder Verkaufsveranstaltungen zu erinnern.
- Vertragsverlängerungen: Bei Verträgen oder Abonnements werden Erinnerungsmails verwendet, um Kunden an bevorstehende Vertragsverlängerungen oder -erneuerungen zu erinnern.
- Jubiläen und Feiern: Erinnerungsmails können genutzt werden, um Mitarbeiter oder Kunden an bevorstehende Firmenjubiläen, Geburtstage oder Feierlichkeiten zu erinnern.
- Feedbackanfragen: Nach abgeschlossenen Projekten oder Dienstleistungen werden Erinnerungsmails verwendet, um Kunden oder Partnern eine freundliche Erinnerung zur Abgabe von Feedback zu senden.
- Notwendige Dokumente: Erinnerungsmails können verwendet werden, um Empfänger daran zu erinnern, fehlende Dokumente, Unterlagen oder Informationen bereitzustellen.
Insgesamt dienen Erinnerungsmails dazu, den geschäftlichen Ablauf zu optimieren, die Kommunikation zu fördern und sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien effektiv zusammenarbeiten.
11 Tipps: Wie sollten Erinnerungsmails formuliert werden?
Indem Sie diese Tipps berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Erinnerungsmails klar, ansprechend und wirkungsvoll sind.
- Freundlicher Ton: Verwenden Sie einen freundlichen und respektvollen Ton in Ihrer Erinnerungsmail. Dies erleichtert es den Empfängern, positiv auf die Nachricht zu reagieren.
- Klare Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen, wie Datum, Uhrzeit, Ort und Kontext, klar und deutlich in der E-Mail kommuniziert werden.
- Betreffzeile optimieren: Die Betreffzeile ist der erste Eindruck. Verwenden Sie klare und präzise Worte, die das Hauptthema der Erinnerung verdeutlichen und eventuell auch Dringlichkeit vermitteln – zum Beispiel “Erinnerung: Nächste Woche anstehendes Meeting am [Datum]”.
- Kurze Absätze: Teilen Sie den Inhalt in kurze Absätze auf, um die Lesbarkeit auf verschiedenen Geräten zu verbessern und die Informationen leichter erfassbar zu machen. Vermeiden Sie übermäßige Länge und fassen Sie die wichtigsten Punkte in kurzen Absätzen zusammen.
- Call-to-Action formulieren: Wenn eine Handlung erforderlich ist, formulieren Sie eine klare und verständliche Handlungsaufforderung (Call-to-Action), damit der Empfänger genau weiß, was von ihm erwartet wird.
- Relevanz betonen: Heben Sie hervor, warum die Information oder das Ereignis wichtig ist und wie es den Empfänger betrifft. Dies schafft ein Verständnis für den Zweck der Erinnerung.
- Positive Verstärkung: Betonen Sie die positiven Aspekte der bevorstehenden Aktivität, sei es ein Meeting, eine Veranstaltung oder eine Zahlung. Dies kann die Motivation zur Teilnahme erhöhen.
- Kontaktinformationen anbieten: Bieten Sie Kontaktdaten an, falls der Empfänger Fragen oder Bedenken hat. Dies zeigt Ihre Verfügbarkeit und Offenheit für Kommunikation.
- Personalisierung: Wenn möglich, fügen Sie personalisierte Elemente hinzu, wie den Namen des Empfängers, um die E-Mail persönlicher zu gestalten.
- Positive Schlussformel: Beenden Sie die E-Mail mit einer positiven Schlussformel, die Dankbarkeit für die Aufmerksamkeit ausdrückt und Vorfreude auf die bevorstehende Interaktion zeigt.
- Revision und Test: Bevor Sie die E-Mail senden, überprüfen Sie sie auf Fehler und lesen Sie sie gründlich durch. Testen Sie außerdem, wie die E-Mail auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients angezeigt wird.
Insgesamt ist es ratsam, eine klare Struktur, präzise Formulierungen und einen respektvollen Ton zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Erinnerungsmail effektiv und professionell ankommt.
Aufbau von Erinnerungsmails – Betreff, Einleitung und Schluss
Eine effektive Erinnerungsmail sollte einen klaren und gut strukturierten Aufbau haben, um die Informationen leicht verständlich zu präsentieren und die Aufmerksamkeit des Empfängers zu halten.
- Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte prägnant sein und den Hauptzweck der E-Mail deutlich machen. Sie sollte den Empfänger neugierig machen und ihn dazu bewegen, die E-Mail zu öffnen. Zum Beispiel: “Wichtige Erinnerung: Meeting am [Datum] um [Uhrzeit]”.
- Anrede und Einleitung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Anrede, wie z.B. “Sehr geehrte/r [Name]” oder “Liebe/r [Name]”. In der Einleitung erinnern Sie den Empfänger höflich an den Kontext der E-Mail, sei es ein bevorstehendes Meeting, eine Zahlungsfälligkeit oder eine anstehende Aufgabe.
- Hauptteil: Hier bieten Sie die notwendigen Details. Wenn es um ein Meeting geht, geben Sie das Datum, die Uhrzeit, den Ort und die Agenda an. Bei Zahlungserinnerungen erwähnen Sie den ausstehenden Betrag, die Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethoden. Sollte es um eine Aufgabe gehen, beschreiben Sie diese kurz und erläutern Sie, was erwartet wird.
- Klare Handlungsaufforderung: Falls erforderlich, geben Sie eine klare Anweisung, was der Empfänger tun soll. Dies könnte das Bestätigen der Teilnahme am Meeting, das Begleichen einer Rechnung oder das Einreichen bestimmter Unterlagen sein.
- Wertschätzung und Abschluss: Betonen Sie die Wichtigkeit des Ereignisses oder der Aufgabe und drücken Sie Dankbarkeit für die Zusammenarbeit aus. Beenden Sie die E-Mail höflich mit einer Grußformel wie “Mit freundlichen Grüßen” oder “Beste Grüße”.
- Signatur: Schließen Sie die E-Mail mit Ihrer professionellen Signatur ab, die Ihren Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten enthält.
Ein übersichtlicher Aufbau mit klaren Absätzen, Bullet Points für wichtige Informationen und einer professionellen, aber freundlichen Sprache ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Erinnerungsmail effektiv und leicht verständlich ist.
Vorlagen für Erinnerungsmails – 10 Muster & Beispiele für verschiedene Anlässe
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Sie dabei zu unterstützen, professionelle Erinnerungsmails zu verfassen, finden Sie im Folgenden zahlreiche Vorlagen und Muster für Erinnerungsmails – und zwar für höfliche, freundliche und kreative Mailings.
Passen Sie diese Vorlagen nach Bedarf an, um Ihre kreative Botschaft zu vermitteln und den gewünschten Ton für Ihre Erinnerungsmails zu treffen.
Erinnerungsmail für fehlende Unterlagen
Betreff: Wichtige Unterlagen für [Projekt/Anlass] fehlen noch
Liebe/r [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Im Zusammenhang mit unserem [Projekt/Anlass] möchte ich höflich daran erinnern, dass einige wichtige Unterlagen noch ausstehen. Diese Unterlagen sind entscheidend, um den reibungslosen Fortschritt des Projekts sicherzustellen.
Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass alle benötigten Dokumente eingereicht wurden. Falls Sie Unterstützung oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihre rechtzeitige Rückmeldung wird sehr geschätzt.
Beste Grüße [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Vorlage für freundliche Erinnerung an bevorstehendes Meeting
Betreff: Erinnerung: Meeting am [Datum] um [Uhrzeit]
Sehr geehrte/r [Name],
ich möchte Sie höflich daran erinnern, dass unser geplantes Meeting am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] stattfinden wird. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und den gemeinsamen Austausch zu [Thema/Agenda]. Für eventuelle Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Freundliche Erinnerungsmail aufgrund ausstehender Zahlung
Betreff: Zahlungserinnerung: Offener Betrag von [Betrag] fällig bis [Fälligkeitsdatum]
Liebe/r [Name],
wir möchten Sie darauf hinweisen, dass der ausstehende Betrag von [Betrag] für die Rechnung [Rechnungsnummer] bis spätestens [Fälligkeitsdatum] beglichen werden sollte. Bitte überprüfen Sie Ihre Zahlung und senden Sie uns den Betrag rechtzeitig zu. Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre prompte Aufmerksamkeit.
Beste Grüße [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Beispiel für Erinnerung an bevorstehende Schulung/Veranstaltung
Betreff: Letzte Erinnerung: Anmeldung für [Veranstaltungsname] bis [Anmeldeschluss]
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten Sie daran erinnern, dass die Anmeldefrist für die Teilnahme an der Schulung/Veranstaltung [Veranstaltungsname] am [Anmeldeschluss] endet. Diese Veranstaltung bietet eine hervorragende Gelegenheit, Ihr Wissen zu erweitern und sich mit Gleichgesinnten auszutauschen. Sichern Sie sich noch heute Ihren Platz, indem Sie sich anmelden.
Bei Fragen zur Anmeldung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüße [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Beispiele höfliche Erinnerung an bevorstehende Deadline
Betreff: Freundliche Erinnerung: Nähender Abgabetermin für [Projekt/Aufgabe]
Liebe/r [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass der Abgabetermin für das [Projekt/Aufgabe] am [Datum] bevorsteht. Ihre wertvolle Arbeit ist von großer Bedeutung, und ich bin sicher, dass Sie Ihre Expertise in beeindruckender Weise einbringen werden. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, falls Sie zusätzliche Unterstützung benötigen.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Besonders höfliche Erinnerung an bevorstehendes Treffen
Betreff: Sanfte Erinnerung: Geplantes Treffen am [Datum] um [Uhrzeit]
Sehr geehrte/r [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte sicherstellen, dass unser geplantes Treffen am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] immer noch in Ihrem Kalender steht. Wir schätzen Ihre Teilnahme und freuen uns auf einen produktiven Austausch über [Thema/Agenda]. Falls sich Änderungen ergeben haben oder Sie weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Höfliche Erinnerung an ausstehende Bestellung:
Betreff: Erinnerung: Ihre ausstehende Bestellung #[Bestellnummer]
Liebe/r [Name],
ich hoffe, Sie sind wohlauf. Wir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre Bestellung #[Bestellnummer] noch aussteht. Wir möchten sicherstellen, dass Sie baldmöglichst Ihre gewünschten Artikel erhalten. Wenn es Fragen oder Anliegen gibt, zögern Sie bitte nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
Vielen Dank für Ihre Geschäftsbeziehung.
Freundliche Grüße [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Vorlage für kreative Erinnerung an anstehende Veranstaltung
Betreff: ⏰ Tick-Tock! Nur noch [Anzahl] Tage bis zur [Veranstaltungsname]
Hallo [Name]!
Die Uhr tickt und die Vorfreude steigt! In nur noch [Anzahl] Tagen startet unsere aufregende Veranstaltung “[Veranstaltungsname]” am [Datum] um [Uhrzeit]. Seien Sie bereit für inspirierende Gespräche, spannende Workshops und unvergessliche Momente. Vergessen Sie nicht, Ihren Kalender zu markieren – es wird unvergesslich!
Wir können es kaum erwarten, Sie dort zu sehen!
Viele Grüße [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Beispiel für eine kreative Erinnerung an bevorstehenden Workshop
Betreff: 🚀 Bereit zum Abheben? Workshop “[Workshopname]” am [Datum]
Hallo [Name],
die Vorfreude steigt, denn unser Workshop “[Workshopname]” steht vor der Tür! Am [Datum] um [Uhrzeit] werden wir gemeinsam abheben und in die Welt des [Thema] eintauchen. Packen Sie Ihre Neugier und Ihre Fragen ein – es wird eine Entdeckungsreise!
Vergessen Sie nicht, sich Ihren Platz zu sichern, bevor die Plätze ausgebucht sind.
Bis bald [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Kreative Erinnerung an ausstehende Aufgabe
Betreff: 📝 Denken Sie daran: Ihr Beitrag für [Projektname]
Hallo [Name],
Sie sind der kreative Motor in unserem [Projektname], und wir sind kurz davor, die Ziellinie zu erreichen! Denken Sie daran, Ihre Ideen und Inputs bis zum [Fälligkeitsdatum] beizusteuern. Wir sind gespannt darauf, Ihre einzigartige Perspektive einzubinden und unser Projekt zu vervollkommnen.
Gemeinsam schaffen wir Großartiges!
Beste Grüße, [Ihr Name] [Ihre Position] [Kontaktdaten]
Wie sollte die Betreffzeile der Erinnerungsmail aussehen?
Berücksichtigen Sie einfach folgende Tipps zur Formulierung des Betreffs einer Erinnerungsmail:
- Klarheit: Der Betreff sollte klar und präzise sein, um sofort das Hauptthema der E-Mail zu kommunizieren.
- Dringlichkeit: Verwenden Sie Worte oder Phrasen, die Dringlichkeit vermitteln, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken.
- Relevanz: Stellen Sie sicher, dass der Betreff relevant für den Empfänger ist und ihn dazu motiviert, die E-Mail zu öffnen.
- Kürze: Halten Sie den Betreff kurz und knackig, um sicherzustellen, dass er auf Mobilgeräten vollständig angezeigt wird.
- Personalisierung: Fügen Sie bei Bedarf den Namen des Empfängers hinzu, um eine persönliche Note hinzuzufügen.
Warum sind Erinnerungsmails im Berufsleben wichtig?
Erinnerungsmails sind im Berufsleben von großer Bedeutung, da sie dazu beitragen, die Effizienz, Organisation und Kommunikation zu verbessern. Sie verhindern, dass wichtige Termine, Aufgaben oder Verpflichtungen übersehen werden, was zu einem reibungsloseren Ablauf geschäftlicher Prozesse führt.
Durch das rechtzeitige Erinnern an bevorstehende Meetings, Konferenzen oder Fristen unterstützen Erinnerungsmails die Teilnehmer dabei, sich angemessen vorzubereiten und präzise zu planen. Dies trägt zur Steigerung der Produktivität bei und hilft, professionelle Standards aufrechtzuerhalten.
Zudem können Erinnerungsmails Kunden an bevorstehende Angebote oder Sonderaktionen erinnern, was dazu beiträgt, das Kundenengagement und die Umsatzchancen zu erhöhen. Insgesamt fördern Erinnerungsmails eine bessere Zeitverwaltung, minimieren das Risiko von Fehlern aufgrund von Vergessenheit und stärken die geschäftliche Kommunikation.
