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Beschwerdebrief verfassen: So formulieren Sie treffsicher und besonnen

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Von Astrid Engel,

Das passiert: Sie haben sich über die Leistung oder das Verhalten eines Geschäftspartners dermaßen geärgert, dass Sie das nicht auf sich beruhen lassen wollen. Deshalb entscheiden Sie sich, einen offiziellen Beschwerdebrief zu verfassen.

Das passiert: Sie haben sich über die Leistung oder das Verhalten eines Geschäftspartners dermaßen geärgert, dass Sie das nicht auf sich beruhen lassen wollen. Deshalb entscheiden Sie sich, einen offiziellen Beschwerdebrief zu verfassen.

Wenn Sie Ihren Beschwerdebrief verfassen, bedenken Sie bitte ...

  • Fragen Sie sich vorab: Ist der Beschwerdebrief überhaupt das richtige Mittel? Ist ein Gespräch unter vier Augen vorzuziehen? Oder benötige ich bereits juristischen Beistand?
  • Schildern Sie Ihr Anliegen sachlich. Verfassen Sie Ihren Beschwerdebrief in einem passenden Ton - auch wenn Sie sich noch so sehr ärgern. Vermeiden Sie in jedem Fall Beleidigungen.
  • Beschreiben Sie den Sachverhalt, der zur Beschwerde geführt hat, ganz genau.
  • Wollen Sie einen konstruktiven, versöhnlichen Lösungsvorschlag machen?
  • Haben Sie denjenigen Empfänger ausgewählt, bei dem Ihr Beschwerdebrief am ehesten Wirkung zeigt?


Bevor Sie den Beschwerdebrief einwerfen, bedenken Sie bitte ...

Zeigen Sie ihren Entwurf jemandem, der den Vorfall miterlebt hat. Vielleicht kann er noch andere Sichtweisen einbringen. Auch der Rat eines Unbeteiligten ist oft hilfreich.

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Muster: So ähnlich können Sie Ihren Beschwerdebrief verfassen

Catering zum 20-jährigen Firmenjubiläum am 8. April 2009

Sehr geehrter Herr Merz,

zu unserem 20-jährigen Firmenjubiläum haben wir Ihr Catering-Unternehmen als Geschäftspartner gewählt, weil wir seit Jahren mit Ihrem qualitativ hochwertigen Angebot und Ihrem Service immer zufrieden waren. Die Jubiläums-Feier war für unser Unternehmensimage eine sehr bedeutende Veranstaltung, weil wir auch viele externe Gäste wie Repräsentanten aus Politik, Presse, Wissenschaft und Kultur eingeladen hatten.

Deshalb sind wir besonders enttäuscht darüber, dass Sie gerade diesen Auftrag nicht in der gewohnten Qualität durchführen konnten: Zwar entsprach die Dekoration der Buffets und die Professionalität Ihres Sercivepersonals Ihrem üblichen hohen Standard. Leider galt das aber nicht für die von Ihnen dargebotenen Speisen. Die warmen Speisen waren zwar schmackhaft aber zu kalt.

Inwieweit dies an der technischen Ausstattung oder an Fehlern bei Ihrem Personal lag, können wir nicht beurteilen. Besonders enttäuscht waren wir von Ihren kalten Variationen. Der Salat war nicht mehr frisch und knackig genug, und die Käse- und Wurst-Kanapees machten ebenfalls nicht mehr den frischesten Eindruck. Das wirkte sich nicht nur negativ auf die Optik, sondern auch auf das Geschmackserlebnis aus. Wir wollten unsere Gäste zu diesem besonderen Anlass mit besonderen Gaumenfreuden verwöhnen. Das ist uns nicht gelungen.

Schlimmer noch: Als Gastgeber hat unser Unternehmen einen eher mittelmäßigen Eindruck hinterlassen.

Ich bitte Sie deshalb, mich in den nächsten Tagen anzurufen, damit wir dieses missglückte Catering besprechen können. Natürlich hoffen wir, dass dieser Vorfall einmalig war und Sie uns künftig wieder mit Ihren kulinarischen Köstlichkeiten in gewohnter Qualität erfreuen.

Mit freundlichen Grüßen

Sandra Gerster

XYZ-GmbH

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