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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Passende Absage-Gründe: So drücken Sie Schwieriges positiv aus

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Von Astrid Engel,

Es gibt Gründe, weshalb Ihr Unternehmen ein Angebot nicht abgeben möchte, die Sie dem Kunden unmöglich offen und ungeschminkt mitteilen können. Formulieren Sie Ihre Absage lieber so:

Es gibt Gründe, weshalb Ihr Unternehmen ein Angebot nicht abgeben möchte, die Sie dem Kunden unmöglich offen und ungeschminkt mitteilen können.

Angenommen, der Auftrag ist zu klein, dann können Sie das nicht offen schreiben. Wenn Sie sich um wichtigere Aufträge kümmern, dann können Sie nicht sagen: "Wir haben Wichtigeres zu tun." Der Kunde würde sich degradiert fühlen und wäre voraussichtlich für alle Zeiten verloren. Hier sind Formulierungen, die Sie stattdessen als Absage-Gründe verwenden können.

 

Formulierungen für Absage-Gründe:

1. Der Auftrag ist zu klein.

Wir sind spezialisiert auf große Chargen und können Ihnen deshalb kein für Sie interessantes Angebot machen. Wenn Sie das Volumen Ihrer Anfrage verdoppeln könnten, dann rollen unsere Maschinen kostengünstig für Sie an.

2. Der Auftrag ist zu groß.

Wir sind spezialisiert auf individuelle Kleinstmengen. Ihre Anfrage überschreitet unsere Kapazitäten.

3. Sie haben im Augenblick andere Prioritäten.

Wir sind im Augenblick voll ausgelastet.

Momentan sind alle unsere Kapazitäten restlos ausgeschöpft.

Diese Floskeln sollten Sie in Ihrer Absage unbedingt vermeiden

Die Angabe der richtigen Absage-Gründe ist nur der erste Schritt. Zusätzlich sollten Sie auf stilistisch einwandfreie Briefe und E-Mails achten. Der Kunde soll das Gefühl haben, dass es schade ist, dass Ihr Unternehmen für diesen speziellen Auftrag nicht der richtige Partner ist. Und wenn Sie gut formulieren, wendet er sich beim nächsten Mal vielleicht mit der für Ihr Unternehmen perfekten Anfrage an Sie.

So nicht:

"Bezugnehmend auf Ihre Bitte um ein Angebot müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir ..."

Wie Sie wahrscheinlich wissen, steht "bezugnehmend" auf der roten Liste der langweiligsten und abgedroschensten Floskeln.

Besser so:

Danke, dass Sie uns um ein Angebot gebeten haben. Wir müssen leider passen, denn ...

So nicht:

"Nach sorgfältiger Prüfung in unserem Hause sind wir leider zu dem Ergebnis gekommen, dass ..."

Was ist denn das "Hause"? Handelt es sich nicht eher um die Firma oder das Unternehmen oder um "wir"? Und prüfen Sie sonst nicht sorgfältig?

Besser so:

Wir haben alle Möglichkeiten durchgespielt und können Ihnen trotzdem kein Angebot machen.

So nicht:

"Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung."

Diese Floskel könnte unter jedem Brief stehen und hat hier nichts verloren. Langweilig und nicht passend.

Besser so:

Wir freuen uns, wenn Sie bei Ihrem nächsten Auftrag wieder an uns denken.

 

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