Dies ist eine Infografik mit der Aufschrift: "Geschäftsbriefe modern schreiben - Tipps für eine moderne & innovative Korrespondenz".

Moderne Korrespondenz in Geschäftsbriefen: Formulierungen, Beispiele und Tipps

Jede Art der Geschäftskorrespondenz, sei es eine E-Mail oder ein (Geschäfts-)Brief, macht einen Eindruck beim Empfänger. Damit dieser Eindruck positiv ausfällt, sollten Sie in Ihrer Korrespondenz auf moderne Formulierungen setzen. Wie Sie das schaffen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis

Wie sehen moderne Geschäftsbriefe und E-Mails aus?

Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails zeichnen sich durch klare, prägnante und professionelle Kommunikation aus. In der heutigen Geschäftswelt wird auf eine ausgewogene Mischung aus Formelhaftigkeit und einem zeitgemäßen, freundlichen Ton Wert gelegt. Der Fokus liegt dabei auf effizienter, klarer und professioneller Kommunikation, die die raschen Anforderungen und Dynamiken des modernen Arbeitsumfelds widerspiegelt.

In der zeitgemäßen Geschäftskorrespondenz ist es entscheidend, sich präzise auszudrücken, während gleichzeitig ein respektvoller und angemessener Ton beibehalten wird. Die Verwendung von formellen Gruß- und Schlussformeln sowie die Beachtung von Etikette und Höflichkeitsregeln sind dabei ebenso relevant wie die Berücksichtigung der Zielgruppe und des Kommunikationskanals.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Merkmale moderner Korrespondenz:

BetreffDer Betreff sollte knapp, aber informativ sein, um das Interesse des Lesers zu wecken.
AnredeDie Anrede richtet sich in der Regel an eine bestimmte Person oder eine klar definierte Zielgruppe. Hierbei wird vermehrt darauf geachtet, den richtigen Ton zu treffen – weder zu formell noch zu informell.
TextteilDer eigentliche Text ist auf Klarheit und Verständlichkeit ausgerichtet. Komplexe Informationen werden in gut strukturierten Absätzen präsentiert, unterstützt durch präzise Formulierungen. Dabei wird vermieden, sich in zu langen Sätzen zu verlieren, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Grafiken, Tabellen oder Links können eingefügt werden, um die Informationen visuell ansprechender zu gestalten. In E-Mails werden häufig kurze Absätze und Aufzählungen verwendet, um die Lesbarkeit zu verbessern.
GrußformelDie Grußformel am Ende des Schreibens ist professionell, wobei die Wahl zwischen “Mit freundlichen Grüßen”, “Herzlichen Grüßen” oder ähnlichen Floskeln vom Ton und der Beziehung zum Empfänger abhängt.
UnterschriftEine klare Unterschrift, entweder gescannt oder digital eingefügt, rundet den modernen Geschäftsbrief oder die E-Mail ab.

5 Tipps für eine moderne Korrespondenz in E-Mail und Geschäftsbriefen

In E-Mails und Geschäftsbriefen werden häufig typische Fehler in den Formulierungen gemacht. Diese vermitteln den Eindruck, dass Ihr Unternehmen nicht modern und innovativ ist. Damit Sie dies ändern, sollten Sie die folgenden 5 Tipps befolgen:

Tipp 1: Vermeiden Sie Floskeln und Standardsätze

Folgende Floskeln und Standardsätze auf der linken Spalte sind x-beliebig und werden trotzdem noch von vielen Unternehmen verwendet. So stechen Sie nicht aus der Masse heraus. Versuchen Sie es daher lieber mit modernen Formulierungen auf der rechten Spalte.

Veraltete Floskeln und StandardsätzeModerne Formulierungen
“Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihr Bewerbungsschreiben durchgegangen sind und Sie nun hiermit zum Bewerbungsgespräch einladen.”“Herzlichen Glückwunsch! Ihre Bewerbung hat uns sehr gefallen, weswegen wir Sie gerne zu einem persönlichen Gespräch einladen.”
“Wir nehmen Bezug auf Ihre Anfrage und bedanken uns herzlich für Ihr Interesse an unserem Unternehmen.”“Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Produkt X.”
“Wir möchten Sie darum bitten, sich morgen früh an unserer Zentrale vorzufinden.”“Finden Sie sich bitte morgen früh an unserer Zentrale ein.”

Tipp 2: Schreiben Sie nicht umständlich

Da Sie das Interesse verfolgen, Ihrem Empfänger einen möglichst kurzen und prägnanten Text zu schreiben, sollten Sie nicht zu umständlich formulieren. Vermeiden Sie daher Einstiege wie “Bezugnehmend auf” oder auch Sätze wie: “Es wäre großartig, wenn Sie eventuell daran denken könnten, die Dokumente bis spätestens nächste Woche zu übermitteln.” Schreiben Sie stattdessen: “Übermitteln Sie die Dokumente bitte bis spätestens Ende nächster Woche.”

Tipp 3: Kurze Sätze schreiben

Schachtelsätze verkomplizieren Ihren Brief nur. Achten Sie daher darauf, dass Sie stets kurze Sätze verwenden und nicht zu viele Nebensätze einbauen.

SchachtelsatzKurze Sätze
“Aufgrund der Tatsache, dass wir momentan an verschiedenen Projekten arbeiten, darunter auch die Entwicklung neuer Produkte und die Verbesserung unserer Dienstleistungen, möchten wir Sie darüber informieren, dass es in nächster Zeit zu einer Änderung in der Verfügbarkeit unserer Support-Hotline kommen kann, und wir werden unser Bestes tun, um sicherzustellen, dass wir dennoch eine effiziente und zeitnahe Kundenbetreuung bieten.”“Wir arbeiten derzeit an verschiedenen Projekten. Darunter fallen die Entwicklung neuer Produkte und die Verbesserung unserer Dienstleistungen. Daher informieren wir Sie darüber, dass es in nächster Zeit zu Änderungen in der Verfügbarkeit unserer Support-Hotline kommen kann. Wir werden jedoch unser Bestes tun, um weiterhin eine effiziente Kundenbetreuung sicherzustellen.”

Tipp 4: Schreiben Sie nicht negativ

In der Korrespondenz werden auch Briefe mit negativem Inhalt vorkommen. Das lässt sich nicht vermeiden. Vermeiden Sie es allerdings negativ einzusteigen. Wenn Sie einem Bewerber eine Absage erteilen, sollten Sie Ihre E-Mail nicht mit “Leider…” beginnen. Bedanken Sie sich stattdessen für die Bewerbung und verpacken Sie den negativen Inhalt der Absage positiv, sodass sie dennoch authentisch und ehrlich bleibt.

Tipp 5: Lebhaft schreiben

Zu viele Nominalisierungen stören den Lesefluss. Benutzen Sie daher viele Verben, da dies nicht nur den Lesefluss verbessert, sondern obendrein Ihren Geschäftsbrief viel lebendiger wirken lässt.

Schlechter LeseflussGuter Lesefluss
“Wir bitten Sie um die Beachtung unserer Hausregeln.”“Bitte beachten Sie unsere Hausregeln.”
“Wir möchten Sie an das Senden der erforderlichen Dokumente erinnern.”“Wir möchten Sie daran erinnern, dass Sie uns bitte die erforderlichen Dokumente zusenden.”
“Bezüglich der Einfindung morgen möchten wir Sie darüber informieren, dass diese am Empfang stattfindet.”“Finden Sie sich morgen bitte am Empfang ein.”

Wie formulieren Sie eine moderne Betreffzeile?

Eine moderne Betreffzeile in einem Geschäftsbrief sollte prägnant, informativ und ansprechend sein. Ziel sind Betreffzeilen, die Aufmerksamkeit erregen, das Hauptthema klar kommunizieren und gleichzeitig den Leser dazu anregen, den Brief zu öffnen und sich mit dem Inhalt auseinanderzusetzen.

Beispiele für moderne Betreffzeilen

  1. “Zukunftsweisende Partnerschaft: Digitale Innovationen in der Zusammenarbeit”
  2. “Besprechungstermin: Optimierungsmöglichkeiten für unsere Prozesse”
  3. “Kooperation: Wie wir gemeinsam neue Maßstäbe setzen”
  4. “Entwicklungsperspektiven: Ideenaustausch für Zusammenarbeit”
  5. “Maßgeschneiderte Lösungen: Ihr individuelles Angebot!”
  6. “Wichtige Ankündigung: Effizientere Ressourcennutzung “
  7. “Gemeinsam Stark: Strategie für nachhaltigen Geschäftserfolg”
  8. “Neue Wege gehen: Impulse für eine erfolgreiche Kooperation”
  9. “Zielgerichtet in die Zukunft: Steigern Sie ihre Wettbewerbsfähigkeit”

Wie sieht eine moderne Anrede aus?

Eine moderne Anrede in geschäftlichen Kontexten sollte ansprechend, respektvoll und gleichzeitig zeitgemäß sein. Der Klassiker ist natürlich: “Sehr geehrte Damen und Herren”

Besser ist es jedoch, die Kunden oder Geschäftspartner persönlich anzusprechen – also wenigstens mit: “Sehr geehrter Herr Müller” oder “Sehr geehrte Frau Meier”.

Wenn der Empfänger ein langjähriger Stammkunde ist, darf es auch ein “Lieber Herr Müller” oder “Liebe Frau Meier” sein.

Die Anrede als “Eheleute Müller” oder “Familie Müller” ist veraltet und nicht empfehlenswert, sondern die getrennte Ansprache: “Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller”.

Wie sehen moderne Einstiegssätze für Geschäftsbriefe aus?

Der gute Einstieg in E-Mails und Geschäftsbriefen ist wichtig, nur leider nicht so einfach. Deshalb flüchtet man sich oft in “gut klingende” Floskeln. Diese sind aber inhaltsleer und schaffen unnötige Distanz zum Empfänger.

Deshalb sollten Sie die vorhin thematisierten Tipps verinnerlichen und richtig anwenden, so wie in den folgenden Beispielen:

Anfrage eines Kunden

  • Hier sind die versprochenen Unterlagen für Sie.
  • Danke für Ihre Anfrage. Gerne schicke ich Ihnen die gewünschten Prospekte.
  • Nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen sofort für Sie zusammengestellt.
  • Sie baten um schnelle Antwort – gern: 
  • Versprochen ist versprochen. Sie erhalten heute

Angebot

  • Danke für das nette und informative Gespräch gestern. Ich habe die Leistungen gleich kalkuliert und für Sie zum Angebot zusammengestellt:
  • Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir an:

Reklamation eines Kunden

  • Es tut mir sehr Leid, dass Ihre (Leistung) nicht einwandfrei (berechtigt) funktioniert.
  • Ich habe mir gestern die (Leistung) noch einmal genau angesehen. Sie haben Recht: (Fehler beschreiben und Behebung anbieten)

Terminprobleme

  • Leider können wir nicht wie vorgesehen am (Datum) die (Leistung) montieren. Denn: (Begründung angeben, dann Ersatztermin nennen)
  • Heute morgen habe ich es erfahren: Die Fertigung Ihrer (Leistung) wird länger dauern als geplant, weil (Begründung)

Beispiele für veraltete und moderne Einleitungen in Geschäftsbriefen

Die nachfolgende Tabelle zeigt noch einmal schlechte Einstiegssätze und welche Einleitungen Sie stattdessen formulieren sollten:

Altmodische Formulierung von EinleitungenModerne Formulierung der Einleitung
Wir bestätigen den Eingang Ihres Schreibens vom …Vielen Dank für Ihren Brief vom …
Vielen Dank für den freundlichen Empfang unseres Herrn xy in Ihrem Hause.Vielen Dank, dass Sie sich am 12. März Zeit für ein persönliches Gespräch mit unserem Prokuristen Dieter Schlau genommen haben.
Beiliegend erhalten Sie …Sie erhalten heute Informationsmaterial über …
Nach nochmaliger sorgfältiger Prüfung unserer  Unterlagen mussten wir nunmehr feststellen, dass Ihre Rechnung bereits am … ausgeglichen worden war.Sie haben Recht – die Rechnung war schon lange bezahlt.
Wir möchten Sie auf folgendes Angebot aufmerksam machen: …Diesen Monat erwartet Sie ein besonderes Angebot: …
 In der Anlage überreichen wir Ihnen …Die gewünschten Prospekte erhalten Sie heute zusammen mit den Informationen über/zu …
 Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten.Wir freuen uns, dass Sie auf die Kompetenz der xy-GmbH im Bereich xy setzen.
Bezugnehmend auf Ihre Anfrage vom xy überreichen wir Ihnen in der Anlage unser Angebot.Sie haben um ein Angebot gebeten – dieses haben wir schnell, für Sie maßgeschneidert, erstellt.
Nach Prüfung meinerseits teile ich Ihnen hiermit jedoch mit, dass ich keine weiteren Ergänzungen wünsche.Bitte schicken Sie mir keine weiteren Ergänzungen.

Wie verfassen Sie moderne Schlussformulierungen für Geschäftsbriefe?

Ebenso wie der erste wirkt auch der letzte Satz eines Schreibens beim Empfänger besonders nach. Versuchen Sie deshalb, einen positiven und verbindlichen Ausstieg für Ihre Geschäftsbriefe zu finden.

Vermeiden Sie auf jeden Fall abgedroschene und unsinnige Floskeln wie: “Für Rückfragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung”.

Verwenden Sie lieber moderne Schlusssätze wie diese für Ihre Geschäftsbriefe:

  • Falls Sie Fragen haben: Sie erreichen mich täglich von 8 bis 10 Uhr im Büro unter Tel.: …, danach mobil unter …
  • Haben Sie noch Fragen? Gerne beantworte ich sie telefonisch unter … oder schaue zu einem persönlichen Gespräch bei Ihnen vorbei.
  • Wir würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen und sichern Ihnen eine fach- und termingerechte Ausführung zu.
  • Ich verstehe Ihren Ärger – wir werden unser Bestes tun, um Sie zufrieden zu stellen.
  • Nochmals danke für Ihr Verständnis. Als kleine Entschädigung für den ausgestandenen Ärger übersende ich Ihnen ein (kleine Aufmerksamkeit).
  • Wir freuen uns, dass Sie auf unsere langjährige Erfahrung im Bereich xy vertrauen.

Ersetzen Sie auch folgende veraltete Schlussformulierungen:

Veraltete SchlussformulierungModerne Schlussformulierung
Es wäre schön, wenn Sie bzw. Ihr Büro sich diesbezüglich mit mir in Verbindung setzen könnten.Bitte geben Sie mir unter der Telefonnummer 0123 456789 Bescheid, ob Sie an diesem Tag Zeit haben. Danke schön.
Aus gegebenem Anlass weisen wir darauf hin …Wir erinnern daran: …
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.Sie haben noch Fragen? Zögern Sie nicht, mich anzurufen: 089 1234-567

Wie verfassen Sie eine moderne Grußformel?

“Mit freundlichen Grüßen” sind Sie natürlich immer auf der sicheren Seite. Haben Sie ein längeres, gutes Verhältnis zu Ihrem Geschäftspartner, sollte sich das allerdings auch in einer persönlicheren Grußformel niederschlagen:

  • Herzliche Grüße
  • Mit freundlichen Grüßen nach (Büro-/Wohnort des Empfängers)
  • Mit den besten Grüßen aus (Ihr Wohn-/Betriebsort)
  • Mit freundlichen Grüßen und Vorfreude auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit
  • Herzliche Grüße und auf gemeinsame Erfolge in unserer Partnerschaft
  • Beste Grüße und optimistisch in die gemeinsame Zukunft blickend