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Wie Sie wichtige, aber lästige Anfragen mit Fingerspitzengefühl ablehnen

 

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Liebe Leserin, lieber Leser,

die Presse möchte ein Interview, ein Unternehmensberater und Trainer will sein Konzept für Mitarbeiterschulungen unbedingt persönlich erläutern, ein Bekannter fragt Ihren Chef, ob dieser einen Vortrag in seinem Verein halten kann. Solche Anfragen sind typische „time-eaters“, die versuchen, einem die Zeit zu stehlen – obwohl es da eigentlich gar nichts mehr zu stehlen gibt in einem eh schon überlasteten Sekretariat. Und doch darf man sie nicht einfach ignorieren, auch wenn sie einfach nur furchtbar lästig sind. Sie und Ihr Chef sind es dem Ruf Ihres Unternehmens schuldig, dass Sie angemessen reagieren.

Daher mein Tipp: Geben Sie sich dennoch zumindest ein wenig Mühe – auch in diesen oft unangenehmen Situationen! Vielleicht möchten Sie ja bei einer anderen Gelegenheit mit diesem Anfrager wieder zusammenarbeiten. Deshalb sollten Sie die Tür nicht genervt „zuknallen“, sondern behutsam und mit einem freundlichen Lächeln schließen.

Zuallererst müssen Sie aber dafür sorgen, dass die Kompetenzen bei Absagen innerhalb Ihres Unternehmens und innerhalb Ihrer Abteilung klar festgelegt sind! Was dürfen Sie selbst bestimmen? Welche Entscheidung behält sich Ihr Chef vor? Sinnvoll wäre es, wenn Sie bei häufig vorkommenden Anfragen rund um den Büroalltag selbst entscheiden, somit Ihren Chef entlasten und selbst effizient und ohne ständige Nachfragen entscheiden können.

Ich werde immer wieder gefragt: Muss ich eine Absage begründen? Wenn ja, kann ich offen den wirklichen Grund nennen oder muss ich bei bestimmten Gründen zu einer „Notlüge“ greifen?

Typische Gründe für Absagen, die Sie offen mitteilen können, sind:

  • Es besteht grundsätzlich oder im Augenblick kein Interesse.
  • Aus Zeitgründen ist es nicht möglich.
  • Aus finanziellen Gründen ist es nicht möglich.
  • Wir haben bereits einen Partner für dieses Anliegen gefunden.

Vermeiden Sie aber unnötige Rechtfertigungen und vor allen Dingen konkrete Angaben, z. B. bei Terminüberschneidungen. „Ich kann leider diesen Vortrag nicht halten, da ich an diesem Abend zu einer Geburtstagsfeier eingeladen bin.“ Was wird der Empfänger wohl denken? Dass Ihrem Chef der private Anlass wichtiger ist als die Einladung zu diesem Vortrag. „An diesem Abend habe ich bereits wichtige Verpflichtungen und kann beim besten Willen nicht zu Ihnen kommen“, ist neutral und wertschätzend. Auch von Sätzen wie „Wir glauben nicht, dass Sie derart anspruchsvolle Schulungen durchführen können“ würde ich unbedingt die Finger lassen.

Ob Sie Zweifel an der Seriosität eines Anbieters öffentlich äußern oder in einem Absageschreiben benennen sollten, sollten Sie sich sehr gut überlegen. Sie sind schneller als erwartet mitten in einer Diskussion oder sogar in einem Rechtsstreit wegen Geschäftsschädigung oder übler Nachrede. Denn so ein Satz wird auf jeden Fall Proteste hervorrufen. Ihr Ziel, einen „Zeitfresser“ loszuwerden, wird nicht erreicht. Im Gegenteil: Die zweite Runde wird garantiert heftiger und noch mehr Nerven kosten.

Sie sehen: Absagen müssen grundsätzlich mit viel Fingerspitzengefühl formuliert werden.

 

Sarah Kammberg
Chefredakteurin

Organisation & Zeitmanagement

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