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3 Regeln: So besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter professionell

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Von Astrid Engel,

Lesen Sie Ihre Ansage Ihrem Partner, einem Kollegen oder auch einem Mitarbeiter vor. Derjenige hört Ihre Anrufbeantworter-Ansage sozusagen als erster Kunde und kann Ihnen vielleicht noch Tipps geben. Bevor Sie den Text auf den Anrufbeantworter sprechen, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor. Die vorherige schriftliche Formulierung bringt 4 Vorteile:Sie können in Ruhe an der Aussage eines Anrufbeantworter-Textes feilen und vergessen nichts Wichtiges.Bei einer späteren Änderung, beispielsweise von Uhrzeiten, müssen Sie nicht alles neu formulieren, sondern ändern lediglich die entsprechenden Details.Einmal fertig gestellt, haben Sie für alle wiederkehrenden Situationen (zum Beispiel Urlaub, Weihnachten, Neujahrsgruß, Abwesenheit wegen Betriebsausflug) sofort einen

Mit einer inhaltlich durchdachten und freundlichen Anrufbeantworter-Ansage sichern Sie Ihrem  Unternehmen nicht nur Geschäftskontakte, sondern sorgen zugleich für ein positives Image und ein Stück Unternehmenskultur. Die folgenden 3 Regeln unterstützen Sie dabei, Ihre Ansage auf dem Anrufbeantworter so zu formulieren, dass Sie auch verwertbare Nachrichten erhalten.

Anrufbeantworter-Regel 1: Formulieren Sie Ihre Ansage zunächst schriftlich.

Lesen Sie Ihre Ansage Ihrem Partner, einem Kollegen oder auch einem Mitarbeiter vor. Derjenige hört Ihre Anrufbeantworter-Ansage sozusagen als erster Kunde und kann Ihnen vielleicht noch Tipps geben. Bevor Sie den Text auf den Anrufbeantworter sprechen, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor. Die vorherige schriftliche Formulierung bringt 4 Vorteile:

  • Sie können in Ruhe an der Aussage eines Anrufbeantworter-Textes feilen und vergessen nichts Wichtiges.
  • Bei einer späteren Änderung, beispielsweise von Uhrzeiten, müssen Sie nicht alles neu formulieren, sondern ändern lediglich die entsprechenden Details.
  • Einmal fertig gestellt, haben Sie für alle wiederkehrenden Situationen (zum Beispiel Urlaub, Weihnachten, Neujahrsgruß, Abwesenheit wegen Betriebsausflug) sofort einen Basistext zur Hand.
  • Wenn Ihr Anrufbeantworter eine begrenzte Ansagedauer hat, können Sie beim Sprechtest mithilfe einer Uhr von vornherein feststellen, ob Ihr Text zu lang ist. Aber Vorsicht: Sprechen Sie nicht zu schnell, um auch möglichst viele Informationen unterzubringen.


Anrufbeantworter-Regel 2: Rechnen Sie mit der Überraschung Ihrer Anrufer

Viele Ihrer Anrufer sind unkonzentriert oder überrascht, wenn sie den Anrufbeantworter am anderen Ende haben. Selbst geübte Telefonierer haben mal einen schlechten Tag und vergessen, ihre Rückrufnummer zu hinterlassen. Stellen Sie deshalb eine klare Handlungsanweisung in den Mittelpunkt Ihrer Ansage.

Anrufbeantworter- Regel 3: So einfach wie möglich

Halten Sie sich bei Ihrer Ansage an folgende Devise: Nur so viele Daten wie nötig und so simpel wie möglich. Vereinfachen Sie unübersichtliche Geschäftszeiten. Nennen Sie möglichst halbe Stunden. Volle Stunden sind optimal.


Beispiel für eine Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter:

„Guten Tag, Sandmann GmbH & Co. KG. Das ist der Anrufbeantworter von Petra Klein. Herzlichen Dank für Ihren Anruf. Sie erreichen mich Montag bis Freitag von 9.30 bis 12.30 Uhr und von 14.00 bis 17.30 Uhr. Nennen Sie bitte nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Ich rufe Sie dann umgehend zurück.

Leitfaden für Ihre Anrufbeantworter-Ansage

- Begrüßung
- Firma, Vorname, Nachname
- Entgegenkommen (Dank für den Anruf)
- eventuell Erreichbarkeit mit Uhrzeiten
- Daten und Zahlen langsam sprechen
- Handlungsaufforderung (dranbleiben, Nachricht sprechen)
- Nutzen der Handlung (schneller Rückruf)

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