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Anrufbeantworter: 4 Ideen für Ihren Ansagetext "außerhalb der Bürozeiten"

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Von Astrid Engel,

Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter nicht nur mit einem Ansagetext für den Anruf "außerhalb der Bürozeiten" sondern denken Sie auch an individuelle Abwesenheitszeiten wie Urlaub oder ein verlängertes Wochenende. Hier sind einige Ideen für einen Ansagetext, den Ihr Anrufer hört, wenn er "außerhalb der Bürozeiten" anruft.

Ihr Anrufbeantworter hat in der Regel die Möglichkeit, verschiedene Ansagen zu speichern. Machen Sie davon Gebrauch, denn meistens reicht ein Ansagetext nicht aus. Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter nicht nur mit einem Ansagetext für den Anruf "außerhalb der Bürozeiten" sondern denken Sie auch an individuelle Abwesenheitszeiten wie Urlaub oder ein verlängertes Wochenende.

Hier sind einige Ideen für einen Ansagetext, den Ihr Anrufer hört, wenn er "außerhalb der Bürozeiten" anruft.

Textvorschlag 1: geeignet als Ansagetext für ein Unternehmen

Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantworter der Meier GmbH. Wir hätten Ihren Anruf gern persönlich entgegengenommen. Sagen Sie uns doch so konkret wie möglich, worum es sich handelt, dann haben wir bei unserem Rückruf schon eine Antwort für Sie parat. Hinterlassen Sie bitte Ihre Telefonnummer. Vielen Dank.

"Wir hätten Ihren Anruf gern persönlich entgegengenommen", ist die positive Formulierung zu "Leider können wir Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen". Diesen Ansagetext können Sie bei kurzen und längeren Abwesenheitszeiten verwenden.

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"Sagen Sie uns so konkret wie möglich ..." Diese Ansage wurde in der Praxis getestet. Der Hinweis "so konkret wie möglich ..." hat dazu geführt, dass die Anrufer tatsächlich konkrete Fragen gestellt haben, statt nur um Rückruf zu bitten. Sie wissen vielleicht aus eigener Erfahrung, dass, wenn Sie zurückrufen, der Anrufer erst dann seine Frage stellt, die man häufig nicht spontan beantworten kann. Also wird ein weiterer Anruf erforderlich. Sehr umständlich.

Textvorschlag 2: Ansagetext mit Hinweis auf Bürozeiten

Herzlich willkommen bei der Firma Schneider in Mühlendorf! Wir sind während der Woche von 8 bis 17:30 Uhr für Sie da. Bitte nennen Sie uns Ihre Telefonnummer, und sagen Sie uns so konkret wie möglich, was wir für Sie tun können, damit einer unserer Mitarbeiter Sie gleich morgen zurückrufen kann. Herzlichen Dank!

Die Begrüßung "Herzlich willkommen" ist eine schöne Alternative zum "Guten Tag". Statt zu bemerken, dass der Anruf außerhalb der Bürozeiten erfolgt, sagen Sie einfach kurz, wann die Bürozeiten sind.

Textvorschlag 3: Dezent ausgefallener Ansagetext - mit Hinweis auf Bürozeiten

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der elektronischen/virtuellen Empfangsdame der Meier GmbH. Ihren Wunsch oder Ihre Frage leite ich gern an meine Kollegin weiter, die Sie montags bis freitags von 8 bis 17:30 Uhr erreichen. Hinterlassen Sie bitte Ihre Telefonnummer, damit wir Sie gleich morgen früh zurückrufen können.

Eine originelle Ansage, die alle wesentlichen Infos enthält und die auch nach häufigerem Hören nicht nervt.

Textvorschlag 4: Origineller Ansagetext - nicht für jede Firma geeignet

Zu spät! Es ist nach 18 Uhr, und heute haben wir es geschafft, pünktlich Feierabend zu machen. Die Mitarbeiter der Mertens GmbH sind morgen früh ab 8:30 Uhr wieder für Sie da - durchgehend - ohne Mittagspause. Hinterlassen Sie uns bitte Ihren Wunsch; wir rufen gleich morgen früh zurück. Vielen Dank und auch Ihnen einen schönen Feierabend!

Mit dieser Ansage sorgen Sie garantiert für Aufmerksamkeit. Auf den Tagesgruß wurde hierbei ganz bewusst verzichtet.

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