Geschäftskorrespondenz die wichtigste Visitenkarten Ihres Unternehmens

Geschäftskorrespondenz bestimmt unseren unternehmerischen Alltag. In Zeiten von E-Mail und Onlinekommunikation hat die schriftliche die telefonische Kommunikation weit hinter sich gelassen. Das bringt Änderungen und Anpassungen für Ihre Geschäftskorrespondenz mit sich.

Geschäftskorrespondenz unter Kollegen

Leider hat sich die Qualität mit zunehmender Quantität der internen Korrespondenz verschlechtert. Schnell ist die E-Mail getippt, ohne Anrede, Satzzeichen und ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung.  Was auf der einen Seite wie eine große Arbeitserleichterung aussieht und eigentlich für viel klarere interne Absprachen sorgen müsste, sorgt immer häufiger für genau das Gegenteil.

Große Verteiler – die man zu Zeiten der Aktennotiz viel überschaubarer gehalten hätte – führen oft dazu, dass sich gar keiner mehr direkt angesprochen fühlt, das Projekt voranzutreiben. Insofern ist es manchmal von Vorteil, sich auch mit den neuen Kommunikationsmitteln an die alten Regeln der Geschäftskorrespondenz zu halten.

Geschäftskorrespondenz, die Ihr Unternehmen verlässt

Gerade bei Schriftstücken, die Ihr Unternehmen verlassen, sollten weiterhin klare Formvorschriften eingehalten werden. Schließlich vermitteln alle Schriftstücke – ganz gleich, ob in gedruckter oder digitaler Form – einen ersten Eindruck von den Mitarbeitern, deren Qualifikation und in erster Linie vom Unternehmen.

Viele Unternehmen haben sich darauf geeinigt, dass Geschäftskorrespondenz grundsätzlich DIN-gerecht nach DIN 5008 gestaltet wird. Damit ist eine Richtlinie festgelegt, wie ein Anschreiben aufgebaut sein muss und welche Angaben es zwingend enthalten muss. Ein erster Schritt, damit alle ausgehende Korrespondenz bestimmten Mindestanforderungen genügt.

Nicht nur die Formvorschriften müssen einwandfrei sein, um einen ersten guten Eindruck zu vermitteln, auch Rechtschreib- und Grammatikfehler müssen so weit wie möglich vermieden werden.

Zum Abschluss: E-Mail-Signatur ist Pflicht

Entspricht Ihre E-Mail-Signatur nicht den gesetzlichen Vorgaben, drohen schlimmstenfalls sogar Ordnungsstrafen. Leider kommt es immer häufiger vor, dass missgünstige Mitbewerber nur nach einem Fehler in Ihrer Signatur suchen, um Sie dann abmahnen zu lassen.

Welche  Pflichtangaben Ihre E-Mail-Signaturen enthalten müssen, richtet sich danach, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Geben Sie deshalb unbedingt feste Regeln für die Inhalte von Signaturen für ausgehende E-Mails vor und kommunizieren Sie diese an alle Mitarbeiter. Neben dem rechtlichen Aspekt macht es auch einen viel professionelleren Eindruck, wenn alle E-Mails, die Ihr Unternehmen verlassen, einheitlich aufgebaut sind.

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