Geschäftskorrespondenz die wichtigste Visitenkarten Ihres Unternehmens

Geschäftskorrespondenz bestimmt unseren unternehmerischen Alltag. In Zeiten von E-Mail und Onlinekommunikation hat die schriftliche die telefonische Kommunikation weit hinter sich gelassen. Das bringt Änderungen und Anpassungen für Ihre Geschäftskorrespondenz mit sich.

Geschäftskorrespondenz unter Kollegen

Leider hat sich die Qualität mit zunehmender Quantität der internen Korrespondenz verschlechtert. Schnell ist die E-Mail getippt, ohne Anrede, Satzzeichen und ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung.  Was auf der einen Seite wie eine große Arbeitserleichterung aussieht und eigentlich für viel klarere interne Absprachen sorgen müsste, sorgt immer häufiger für genau das Gegenteil.

Große Verteiler – die man zu Zeiten der Aktennotiz viel überschaubarer gehalten hätte – führen oft dazu, dass sich gar keiner mehr direkt angesprochen fühlt, das Projekt voranzutreiben. Insofern ist es manchmal von Vorteil, sich auch mit den neuen Kommunikationsmitteln an die alten Regeln der Geschäftskorrespondenz zu halten.

Geschäftskorrespondenz, die Ihr Unternehmen verlässt

Gerade bei Schriftstücken, die Ihr Unternehmen verlassen, sollten weiterhin klare Formvorschriften eingehalten werden. Schließlich vermitteln alle Schriftstücke – ganz gleich, ob in gedruckter oder digitaler Form – einen ersten Eindruck von den Mitarbeitern, deren Qualifikation und in erster Linie vom Unternehmen.

Viele Unternehmen haben sich darauf geeinigt, dass Geschäftskorrespondenz grundsätzlich DIN-gerecht nach DIN 5008 gestaltet wird. Damit ist eine Richtlinie festgelegt, wie ein Anschreiben aufgebaut sein muss und welche Angaben es zwingend enthalten muss. Ein erster Schritt, damit alle ausgehende Korrespondenz bestimmten Mindestanforderungen genügt.

Nicht nur die Formvorschriften müssen einwandfrei sein, um einen ersten guten Eindruck zu vermitteln, auch Rechtschreib- und Grammatikfehler müssen so weit wie möglich vermieden werden.

Zum Abschluss: E-Mail-Signatur ist Pflicht

Entspricht Ihre E-Mail-Signatur nicht den gesetzlichen Vorgaben, drohen schlimmstenfalls sogar Ordnungsstrafen. Leider kommt es immer häufiger vor, dass missgünstige Mitbewerber nur nach einem Fehler in Ihrer Signatur suchen, um Sie dann abmahnen zu lassen.

Welche  Pflichtangaben Ihre E-Mail-Signaturen enthalten müssen, richtet sich danach, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Geben Sie deshalb unbedingt feste Regeln für die Inhalte von Signaturen für ausgehende E-Mails vor und kommunizieren Sie diese an alle Mitarbeiter. Neben dem rechtlichen Aspekt macht es auch einen viel professionelleren Eindruck, wenn alle E-Mails, die Ihr Unternehmen verlassen, einheitlich aufgebaut sind.

Gratis-Download

Sie finden in Ihren Unterlagen den Brief eines Geschäftspartners oder eines Kunden, den Sie eigentlich schon längst hätten beantworten müssen. Ein…

Jetzt downloaden
Geschäftskorrespondenz

| Günter Stein - Ein Urteil, das auf den ersten Blick nur den Online-Versandhandel betrifft, wird die Welt von vielen Selbstständigen und Betrieben mehr… Artikel lesen

Gratis-Download
Geschäftsbrief vergessen

Sie finden in Ihren Unterlagen den Brief eines Geschäftspartners oder eines Kunden, den Sie… Zum Download

| Claudia Marbach - Motivation, das wissen Sie selbst auch, erfolgt nicht nur über ein gutes Gehalt. Ob man sich in einem Unternehmen wohlfühlt, hat auch viel mit Respekt… Artikel lesen

Gratis-Download
Leitfaden: Unterschriftenregelung

Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der… Zum Download

| Astrid Engel - Ist es Ihnen auch schon passiert, dass ein Geschäftspartner oder Kunde Sie angerufen hat, um zu fragen, ob Sie seine E-Mail, die er gerade vor einer… Artikel lesen

| Astrid Engel - Wenn Sie eine Tagung oder einen Kongress besuchen, ist das Netzwerken ein wichtiger Aspekt dabei. Meist kommen Sie mit einem Bündel Visitenkarten von… Artikel lesen

| Astrid Engel - Haben Sie zu einigen Ihrer Geschäftspartner ein besonders enges Verhältnis? Sind Sie sogar per Du? Dann finden Sie es vielleicht etwas merkwürdig, in… Artikel lesen

| Astrid Engel - Wird Ihr Schreibtisch an Weihnachten und Neujahr auch von Weihnachtskarten und -briefen überflutet? Und können Sie sich noch daran erinnern, wer Ihnen… Artikel lesen

- Lesen Sie hier, welche Fehler beim Informationsmanagement immer wieder gemacht werden und wie Sie sie ganz einfach vermeiden. Artikel lesen

| Astrid Engel - Schon vor Ihrer offiziellen Geschäftseröffnung benötigen Sie die ersten Werbemittel: Visitenkarten, Briefpapier, Anzeigen und Prospekte. Die… Artikel lesen

| Astrid Engel - Im englischen Sprachraum wird das Wort "Christmas" gern zu "Xmas" verkürzt. Auch hierzulande hat dieser Begriff längst Einzug gehalten: Einzelhändler… Artikel lesen

| Astrid Engel - Wenn einem beim Small Talk gar nichts anderes einfällt, heißt es, dann ist immer noch das Wetter die letzte Rettung. Allerdings ist dieser Anker jedem… Artikel lesen

| Astrid Engel - Im Prinzip müsste man den ganzen Tag nur noch lesen: Briefe, Berichte, E-Mails, Zeitung usw. Das kostet Zeit. Es gibt eine Vielzahl von… Artikel lesen

| Astrid Engel - Aufbewahrungsfristen bei Dokumenten kennt jeder, aber wie sieht es bei digitalen Exemplaren aus? Artikel lesen

| Astrid Engel - Das Passiv schleicht sich schnell in einen Brief ein. Statt "wir schicken Ihnen zu" schreibt man "wird Ihnen zugeschickt". Das wirkt unpersönlich und… Artikel lesen

| Astrid Engel - Vielleicht gönnen Sie sich ja in den nächsten Wochen auch ein wenig Urlaub. Dann werden Sie sicher den Abwesenheits-Assistenten von Outlook… Artikel lesen

| Astrid Engel - Zufriedene Kunden und gute Geschäftspartner sind neben engagierten Mitarbeitern das Wertvollste für Ihr Unternehmen. Zeigen Sie ihnen diese… Artikel lesen

| Astrid Engel - Schriftliche Bestätigungen halten viele Selbstständige für lästig und überflüssig, gerade wenn doch mündlich alles ausführlich besprochen wurde. Doch… Artikel lesen

| Astrid Engel - Ob Sie mit Ihrem Werbebrief Erfolg haben, hängt auch vom richtigen Zustelltag ab. Untersuchungen von Werbeforschern kommen immer wieder zu den… Artikel lesen

| Astrid Engel - Am Telefon wird so manches Geschäft vorbereitet oder gar abgeschlossen. Oft entscheiden vermeintliche Kleinigkeiten darüber, ob es zu einer… Artikel lesen

| Astrid Engel - Keine Frage: Es ist unangenehm, Kunden eine schlechte Nachricht mitteilen zu müssen, etwa dass sich ein zugesagter Liefertermin verschiebt oder Sie… Artikel lesen

| Astrid Engel - Ihre Ausdrucksweise entscheidet mit darüber, wie Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner Sie sehen: Als entschlossen oder zögerlich, als motivierend… Artikel lesen

Produktempfehlungen

111 ausgewählte Ideen für ein einfacheres Leben

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

einfacher arbeiten – gelassener leben

Magazin für professionelles Büromanagement

Mehr Stabilität, Sicherheit und Leistung für Ihren PC

Jobs