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Wie versende ich eine korrekt formulierte Telefonnotiz per E-Mail?

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Von Astrid Engel,

Frage: Muss ich auf etwas Bestimmtes achten, wenn ich eine Telefonnotiz per E-Mail versende? Haben Sie einen Beispieltext, damit ich nicht in jeder Telefonnotiz dasselbe schreibe?

Frage: Muss ich auf etwas Bestimmtes achten, wenn ich eine Telefonnotiz per E-Mail versende? Haben Sie einen Beispieltext, damit ich nicht in jeder Telefonnotiz dasselbe schreibe?

Antwort: Für eine Telefonnotiz per E-Mail gelten die gleichen Regeln wie für jede andere geschäftliche E-Mail. Mittlerweile erhalten die meisten Büromenschen mehr E-Mail-Nachrichten als "normale" Post und versenden mehr E-Mails als "normale" Briefe. Und da Mailen so schnell geht, hat sich eine denkwürdige E-Mail-Unkultur eingeschlichen. Warum werden in E-Mails Tipp- und Grammatikfehler lässig hingenommen? Warum nimmt man sich nicht mal mehr die Zeit, einen Gruß zu ergänzen?


Hier die wichtigsten Do’s und Don’ts für eine Telefonnotiz per E-Mail

  • Auch für E-Mail-Nachrichten gilt die neue deutsche Rechtschreibung.
  • Eine E-Mail, in der alles klein geschrieben ist, ist ungehörig. So etwas sieht die deutsche Sprache nicht vor.
  • Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede. Selbst wenn es bei häufigem E-Mail-Kontakt nur ein "Hallo" ist.
  • Beenden Sie die E-Mail mit einem freundlichen Gruß.
  • Schreiben Sie nie "Mfg" anstelle einer Grußformel.
  • Unter jede E-Mail gehört eine vollständige Signatur. Sie machen es dem Empfänger sonst sehr schwer, Sie anders als per E-Mail zu erreichen.
  • "Anbei erhalten Sie" oder "anhängend finden Sie" klingt heutzutage altmodisch. Schreiben Sie lieber: "Wie versprochen schicke ich Ihnen" oder "Ich schicke Ihnen heute die Telefonnotiz vom ...".

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Unser Vorschlag für eine Telefonnotiz per E-Mail lautet:

Sehr geehrte Herren, zu Ihrer Information schicke ich Ihnen heute die Telefonnotiz über das Gespräch von Frau ... und Herrn .... von der Firma XYZ, Offenburg vom 20.01.2009.

Mit freundlichen Grüßen (Name einfügen)


Telefonnotiz

Telefongespräch zwischen Frau (Name und Firma einfügen) und Herrn (Name einfügen) der Firma XYZ, Offenburg, vom 20.01.2009 (wenn möglich auch die genaue Uhrzeit angeben): (Hier Text einfügen)

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