Aufgaben delegieren - aber ohne Bumerangeffekt!

Wie oft haben Sie das schon von Ihrem Vorgesetzten gehört oder wie ein Mantra vor sich hin gemurmelt: „Zukünftig konzentriere ich mich auf das Wesentliche und werde Aufgaben delegieren“.

Meistens bleibt es dann aber bei den hehren Vorsätzen. Und zwar nicht, weil etwa das Arbeitspensum zurückgeht oder sich eine ausgeglichene Work-Life-Balance eingependelt hat. Sondern weil Sie das Projekt, wie einen Bumerang nach kurzer Zeit unfreiwillig wieder zurück auf Ihrem Schreibtisch haben, oder sich nach diversen Rückfragen und Abstimmungen irgendwann wieder verzweifelt selbst ans Werk machen.

Denn Aufgaben an Mitarbeiter zu übertragen, heißt auch, im Vorfeld gut zu planen und konzentriert durchzuhalten, auch wenn das Projekt etwas anders angegangen wird, als Sie es selbst gemacht hätten. Denn es bedeutet auch, Vertrauen zu haben und Freiheiten zu gewähren.

Welche Aufgaben delegieren?

Stellen Sie sich die Frage: Welche Aufgabe möchten Sie delegieren und welchen Zeitgewinn erwarten Sie dadurch. Aufgaben an Mitarbeiter weiterzugeben lohnt nur, wenn es sich nicht um einmalige Kleinigkeiten handelt. Formulieren Sie die Aufgabe schriftlich! Haben Sie Probleme, die Aufgabenstellung zu formulieren, ist das ein gutes Indiz dafür, dass diese Aufgabe zu delegieren nicht einfach wird. Denn das ist nur für Arbeitsschritte möglich, die klar von anderen abzugrenzen sind und möglichst wenige Schnittstellen mit anderen laufenden Projekten haben.

Wie kann man Aufgaben delegieren?

Stellen Sie alle Informationen zusammen, die Ihr Mitarbeiter benötigt! Dazu gehört auch die Festlegung eines Abgabetermins, die Formulierung des gewünschten Arbeitsergebnisses, und ganz wichtig: Legen Sie die Bedeutung des übertragenen Arbeitsschritts für das Gelingen des gesamten Projektes dar. So schaffen Sie ein Verantwortungsbewusstsein bei Ihrem Mitarbeiter und er fühlt sich durch die delegierte Aufgabe nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet, sondern wertgeschätzt, dass er Teil des Projektes sein darf.

An wen die Aufgaben übertragen?

Es geht nicht nur um die Frage, wer ist fachlich zur Bewältigung der Aufgabe fähig, sondern wer hat freie Kapazitäten und vernachlässigt nicht ggf. andere wichtige Aufgaben durch die neue Herausforderung. Beachten Sie aber auch das individuelle Teamgefüge. Fühlen sich andere Teammitglieder ggf. sogar zurückgesetzt, wenn Sie einen Kollegen auffordern, diese Aufgabe zu übernehmen? Das sollte Sie zwar nicht abhalten, aber es macht deutlich, welchen wichtigen Stellenwert die Kommunikation bei der Aufgabenweitergabe einnimmt.

Aufgaben delegieren heißt auch kontrollieren! Legen Sie mit Ihrem Mitarbeiter Meilensteine, also Projektabschnitte, fest, über die er Sie informiert, sobald diese erreicht sind oder wenn diese verfehlt werden. So haben Sie jederzeit Überblick über den Stand der Dinge und haben trotzdem Aufgaben delegiert.

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Aufgaben delegieren

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