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Aufgaben delegieren - aber richtig

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Urheber: DDRockstar | Fotolia

Von Astrid Engel,

Es klingt leicht, fällt vielen Unternehmer aber schwer. Dennoch: Als Unternehmer sollten Sie alle Aufgaben delegieren, die Ihren Betrieb nicht unmittelbar voranbringen. Nur so können Sie sich intensiv um die Entwicklung Ihres Betriebs kümmern.

Aufgaben, die Sie nicht nicht delegieren können, betreffen die betriebswirtschaftliche Planung, die Gewinnung neuer Kunden und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen. Auch Beschwerden von Kunden sollten Sie nicht delegieren - umso mehr lernen Sie daraus.

Anders bei Routinearbeiten: Belegerfassung, Posteingang oder Terminvereinbarungen sind Aufgaben, die Sie delegieren können. Überlassen Sie diese Aufgaben einem Mitarbeiter, zum Beispiel einem Minijobber oder Ihrem Steuerberater.

Aufgaben vollständig delegieren

Aufgaben, die Sie delegieren wollen, geben Sie in vollem Umfang ab! Es bringt nichts, sie doch wieder selbst zu erledigen, wenn Sie "Luft" dafür haben. Diese "Luft" wollen Sie ja gerade für Wichtigeres verwenden.

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Wenn Sie den Überblick über alle abzugebenden Aufgaben haben, entscheiden Sie:

  • Lohnt es sich, dafür eine Aushilfe oder einen Mitarbeiter einzustellen? Das hat neben dem Lohn dann auch Lohnnebenkosten und Arbeitgeberpflichten zur Folge - kalkulieren Sie das mit ein!
  • Oder können Sie sich andere Selbstständige ins Boot holen, die auf Rechnung für Sie tätig werden - z. B. einen Steuerberater, einen Büro-Service und/oder einen Werbeprofi? Das ist die flexiblere Lösung, die vor allem bei solchen Aufgaben die bessere ist, die größeres Fachwissen erfordern (was günstige Aushilfen nämlich nicht mitbringen).

Aufgaben delegieren: Genau erklären, unterstützen, kontrollieren

Beim Delegieren selbst achten Sie vor allem auf folgende Punkte:

Erklären Sie genau, was getan werden soll und wie Sie sich die Ausführung wünschen (z. B.: Briefe und E-Mails sollen geöffnet und gelesen werden. Geht es um Termine, sind diese in Ihren elektronischen Terminkalender einzutragen. Müssen Sie etwas veranlassen, ist Ihnen der Brief vorzulegen - mit Markierung der wichtigsten Passage - bzw. die E-Mail mit einem Kurzkommentar dazu weiterzuleiten.).

Bieten Sie in der Einarbeitungsphase Ihre Unterstützung an. Achten Sie aber darauf, dass Sie im Laufe der Zeit "loslassen" und die volle Verantwortung für die Aufgabe übertragen.

Kontrollieren Sie die Ergebnisse. Loben Sie gute Arbeit, das ist die beste Motivation. Probleme sollten Sie direkt ansprechen und dann gemeinsam nach einer Lösung suchen. Auch das dient dazu, die Motivation zu erhalten.

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