Können Sie jeden Mitarbeiter gleich behandeln? Nein! Um wirklich erfolgreich zu delegieren, sollten Sie die Aufgabenart sowie die Genauigkeit der Informationen über das zu Erledigende auf die Fähigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter abstimmen.
Ein ganz einfaches, aber sehr wirkungsvolles Instrument dafür ist das Jupp-Modell, das die Mitarbeiter in vier „Kategorien“ einteilt. Je nach „Jupp-Kategorie“ können Sie dann bestimmte Aufgaben auf passende Art und Weise delegieren. Und so geht’s:
Jupp 1: Erledigt Massenaufgaben
Ein Arbeitsauftrag an einen Jupp 1 hört sich beispielsweise so an:
„Nehmen Sie dieses Werkzeug und graben Sie morgen früh ab 8 Uhr eine Grube mit den Maßen zehn mal drei Meter, zwei Meter tief. Um 10 Uhr komme ich vorbei. Um 12 Uhr sind Sie damit fertig.“
- Jupp 1 erhält von Ihnen das Werkzeug, die Anfangs- und Endzeit sowie – je nach Umfang des Auftrags – eine Zwischenkontrolle.
- Er selbst hat nur noch die Durchführungsverantwortung.
- An Mitarbeiter vom Typ Jupp 1 können Sie nur Massenaufgaben delegieren. Sonst ist der Delegationsaufwand im Vergleich mit der geleisteten Arbeit zu groß, und Sie selbst werden nicht wirklich entlastet.
Jupp 2: Bearbeitet Massen- und Routineaufgaben
Ein Arbeitsauftrag an einen Jupp 2 hört sich beispielsweise so an:
„Beginnen Sie morgen um 8 Uhr mit dem Ausheben der Grube zehn mal drei Meter, zwei Meter tief. Um 12 Uhr sind Sie fertig. Bei Schwierigkeiten bin ich gegen 10 Uhr erreichbar.“
- Der Jupp 2 bekommt zwar noch Anfangs- und Endzeit genannt, hat aber die Gestaltungsverantwortung.
- Das heißt, er entscheidet selbst, wie der Auftrag durchgeführt wird.
- Neben Massenaufgaben können Sie an den Typus Jupp 2 auch Routinetätigkeiten delegieren.
Jupp 3: Bearbeitet Spezial- oder Detailaufgaben
Ein Arbeitsauftrag an einen Jupp 3 hört sich beispielsweise so an:
„Um 13 Uhr kommt der Betonmischer, um das Fundament zu machen. Bitte sorgen Sie dafür, dass bis dahin die Grube fertig ist – zehn mal drei Meter, zwei Meter tief.“
- Diesem Mitarbeiter reicht es zu wissen, welches der nächste Schritt in der Prozesskette ist. Er hat die Zielverantwortung.
- An ihn delegieren Sie am besten Spezial- oder Detailaufgaben.
- Stichprobenartig sollten Sie aber trotzdem noch kontrollieren.
Jupp 4: Bearbeitet eigenständig Projekte
Ein Arbeitsauftrag an einen Jupp 4 hört sich beispielsweise so an:
„Hier ist das Projekt Kläranlage. Halten Sie die Zeit- und Kostenvorgaben ein. Sie haben die Projektverantwortung.“
- Jupp 4 trägt also die komplette Projektverantwortung.
- An ihn oder sie sollten Sie komplexe Aufgaben bzw. Projekte delegieren.
- Kontrolle ist fast nicht mehr nötig.
Sagt Ihnen das Modell zu? Dann überlegen Sie sich bei jedem Ihrer Mitarbeiter, mit welchem Jupp Sie es zu tun haben:
Haben Sie Ihre Mitarbeiter bisher eher unterfordert (einen Jupp 3 wie einen Jupp 2 behandelt) oder überfordert (einen Jupp 2 mit Projektverantwortung betraut)? Beides wirkt auf Dauer demotivierend und führt zur Rückdelegation. Wenn Sie sich selbst auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren wollen, delegieren Sie Jupp-gerecht!
Bedenken Sie dabei aber, dass viele Ihrer Mitarbeiter sich – je nach Position und Aufgabenfeld – verändern (und verändern sollen): Aktualisieren Sie die Jupp-Zuordnung dann entsprechend.
