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Zeitmanagement optimieren: Auch Sie können delegieren!

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Vielen fällt es schwer, Arbeiten abzugeben. Doch niemand kann alles allein schaffen. Wer das versucht, dem wächst sein Zeitmanagement schnell über den Kopf. Delegieren heißt die Devise.

Vielen fällt es unglaublich schwer, Arbeiten abzugeben. Doch niemand kann alles allein schaffen. Wer das versucht, dem wachsen die Dinge schnell über den Kopf.

Erstaunlicherweise halten gerade vielbeschäftigte und überarbeitete Menschen nichts davon, anderen Aufgaben zu übertragen. Warum? Hier sind eine Menge Vorurteile im Spiel:

  • „Das wirkt, als ob ich mein Pensum nicht schaffe.“
  • „Es ist nicht fair, die anderen mit meinen Aufgaben zu belasten.“
  • „Das macht sowieso keiner besser und schneller als ich.“
  • „Bevor ich alles lang und breit erkläre, mache ich es lieber selbst.«
  • „Wenn es schiefgeht, muss ich den riesigen Scherbenhaufen aufkehren.“
  • „Außer mir weiß keiner, wie das genau geht.“
  • „Ich finde ja doch niemanden, der mir das abnehmen kann.“

Ertappen Sie sich auch manchmal bei solchen oder ähnlichen Gedanken? Wer so denkt, wird niemals aufhören, Überstunden zu machen, am Wochenende zu arbeiten oder Pausen und Urlaub ausfallen zu lassen. Da hilft nur eins: gleich im Büro übernachten. Oder aber lernen, wie man delegiert!

Noch nicht überzeugt? Dann sollten Sie Folgendes einmal lesen:

Delegieren lernen: Mit täglich 1 Stunde 5 Wochen gewinnen

Nehmen wir an, Sie arbeiten an 200 Tagen im Jahr. Wenn Sie es schaffen, durch cleveres Delegieren 1 Stunde am Tag einzusparen, dann wären das 200 Stunden pro Jahr. Bei einer normalen 40-Stunden-Woche würden Sie volle 5 Arbeitswochen gewinnen. 5 Wochen mehr Zeit – einfach so. Das Fazit: Delegieren lohnt sich! Am besten, Sie rechnen gleich nach, wie viel Zeit Sie gewinnen könnten, wenn Sie die eine oder andere Aufgabe abgeben – das motiviert!

Delegieren ist also das Zauberwort, wenn es darum geht, dem Dauerstress zu entkommen. Aber welche Aufgaben kann man überhaupt abtreten? Und an wen?

Delegieren am Arbeitsplatz – auch ohne Sekretärin

Jeder kann delegieren – dazu braucht man keinen Assistenten und keine Sekretärin. Wie wäre es beispielsweise, wenn Sie Aufgaben mit Kollegen tauschen? Setzen Sie sich zusammen und überlegen Sie, wer was am besten kann. Verteilen Sie dann die Aufgaben neu, sodass Sie sich gegenseitig in Ihren Stärken ergänzen. Niemand kann in allen Bereichen gleich gut sein. Manche Dinge beherrschen andere einfach besser. Und das ist nicht schlimm, im Gegenteil: Es ist Ihre Chance, ein schlagkräftiges Team aufzubauen, in dem jeder das tut, was ihm wirklich liegt!

Ein Praktikant kostet nicht viel

Sie arbeiten mit Stressfaktor 10, und die Aufgaben nehmen kein Ende? Lernen Sie, rechtzeitig um Mithilfe zu bitten. Fragen Sie z. B. bei Ihrem Chef nach, ob Sie nicht eine Praktikantin oder einen Praktikanten bekommen können. Das kostet wenig, bringt aber viel! Und wenn Sie Ihr eigener Boss sind – noch besser! Überlegen Sie, ob sich ein Praktikant für Sie rechnet. Und denken Sie daran: Zeit ist eigentlich unbezahlbar!

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Welche Aufgaben sich sehr einfach delegieren lassen

Gut zu delegieren: Routineaufgaben

Routineaufgaben sind ideal zum Delegieren. Gerade Führungskräfte sollten hier rigoros sein. Wenn Sie sich in erster Linie mit Routinedingen beschäftigen, sind Sie nur ein hochbezahlter Sachbearbeiter. Achtung: Wenn es ungeliebte Routinetätigkeiten zu verteilen gibt, müssen Sie dafür sorgen, dass es nicht immer dieselben Leute trifft – sonst kommt ganz schnell Frust auf!

Gut zu delegieren: Technikaufgaben

Mitarbeiter, Kollegen oder Freunde können uns eine Menge abnehmen. Doch auch Technik, Software und Co. können uns ungemein entlasten – oder werden beim Delegieren oft vergessen. Lassen Sie in Zukunft praktische technische Helfer für sich arbeiten.

Gut zu delegieren: Einmalaufgaben

Auch einmalige Aufgaben, wie das Verschicken einer Postwurfsendung oder die Organisation eines Meetings, lassen sich delegieren. Allerdings sollte der Erklärungsbedarf nicht allzu groß sein. Doch wenn das Verhältnis von Aufwand und Nutzen stimmt, dann heißt es: nicht lange zögern und Einmalaufgaben abgeben.

Natürlich: Das Delegieren von Einmalaufgaben kostet ein bisschen Zeit. Denken Sie aber immer an die Zukunft. Ein Kollege, der einmal gelernt hat, wie man eine bestimmte Tabelle erstellt, kann Ihnen auch beim nächsten Mal zur Hand gehen. Nehmen Sie sich Zeit, Leute einzuarbeiten – die vermeintlich verlorenen Stunden holen Sie schnell wieder rein.

Gut zu delegieren: Teilaufgaben

Zwar ist es oft nicht machbar und auch nicht sinnvoll, ein wichtiges Projekt voll und ganz einem anderen zu überlassen. Das ist aber noch lange kein Grund, alles komplett selbst zu erledigen. Delegieren Sie Teilschritte.

Es genügt, wenn Sie die Fäden in der Hand behalten – um die Details können sich Mitarbeiter und Kollegen kümmern. Von der Stoffsammlung für die Präsentation bis zum Aktualisieren der Teilnehmerliste für die Pressekonferenz: Überlegen Sie, welche einfachen, überschaubaren Teilaufgaben Sie getrost anderen überlassen können.

Gut zu delegieren: Fremdaufgaben

Vom Fußballstar bis zur Operndiva: Fast alle Menschen, die aufgrund herausragender Leistungen berühmt geworden sind, verdanken dies der Fähigkeit, sich voll und ganz auf ein Spezialgebiet zu konzentrieren. Delegieren Sie deshalb alle Aufgaben, die nicht zum Kern Ihrer Tätigkeit gehören. Verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichem. Erledigen Sie wichtige Dinge selbst und mit Nachdruck, und geben Sie Unwichtiges konsequent ab.

Gut zu delegieren: Spezialaufgaben

Wenn Sie von vornherein wissen, dass Sie eine bestimmte Aufgabe nicht besonders gut erledigen können, sollten Sie hier erst gar nicht aktiv werden. Ob Buchhaltung, Steuererklärung oder PC-Probleme: Ein Spezialist kann das Ganze nicht nur besser, sondern auch viel schneller erledigen als Sie selbst.

Optimal und sicher delegieren: So klappt die Umsetzung

1. Praxis-Tipp: Geben Sie alle nötigen Informationen

Wenn Delegationsprojekte kläglich scheitern, liegt das meist an der unprofessionellen Prozedur bei der„Stabübergabe“: Auch schwierige Aufgaben werden oft einfach zwischen Tür und Angel oder nur auf Zuruf übertragen.

Dabei ist es ganz einfach, Pannen beim Delegieren zu verhindern: Seien Sie bei der Abklärung von Ziel, Umfang, Zweck und Frist einer Aufgabe so konkret wie nur möglich. Schließen Sie einen Delegationsvertrag. Die folgenden 5 W-Fragen helfen Ihnen beim Ab- und Weitergeben:

  1. Was muss gemacht werden und warum?
  2. Wer soll es tun?
  3. Wann muss es erledigt werden?
  4. Wie soll es gemacht werden?
  5. Wer informiert wen, wenn etwas nicht nach Plan läuft?

Frage Nummer 5 ist Ihr Joker, damit ganz sicher nichts misslingen kann: Es ist wichtig, schon im Vorfeld zu regeln, was zu tun ist, wenn Schwierigkeiten auftauchen.

2. Praxis-Tipp: Lassen Sie Ihren Helfern Raum

Wenn man eine Aufgabe abtritt, muss man auch den Mut haben, dem anderen nicht ständig über die Schulter zu schauen. Das demotiviert und verhindert Eigeninitiative. Oder, wie Theodore Roosevelt formulierte:„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“

Was zählt, ist das Ergebnis. Wie es erreicht wird, sollte man nicht haarklein vorgeben. Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, zum Ziel zu kommen – nicht nur Ihren Weg! Lassen Sie Ihren Helfern also Raum für eigene Entscheidungen. Delegieren soll schließlich keine Beschäftigungsmaßnahme sein, sondern Ihnen echte Entlastung bringen.

3. Praxis-Tipp: Sorgen Sie für ein Happy End

Sparen Sie nicht mit Lob, wenn alles geklappt hat. Leider kommt dieser Punkt im schnellen Tagesgeschäft oft zu kurz. Doch ein ehrliches Lob ist unglaublich motivierend. Sagen Sie aber nicht lediglich „Danke, damit bin ich sehr zufrieden!“. Das ist zwar nett, aber nicht gerade aussagekräftig. Werden Sie konkret: „Ich bin ganz begeistert, wie Sie den Kunden von den Vorteilen des Produkts überzeugt haben!“

Manchmal läuft beim Delegieren nicht alles rund. Doch das ist kein Grund, frustriert die Segel zu streichen und wieder alles selbst zu erledigen! Sprechen Sie offen an, was das Problem ist, geben Sie ein konstruktives Feedback. Sagen Sie ganz ehrlich, was weniger gut und vielleicht auch falsch war. Sammeln Sie gemeinsam Ideen, was in Zukunft besser gemacht werden kann.

Tipp: Andere zu kritisieren und sie dabei nicht zu verletzen ist nicht immer leicht. Es gibt aber einen guten Trick: Servieren Sie Ihre Kritik als Sandwich – verpacken Sie die „kritischen“ Punkte zwischen Lob. Das sorgt für eine positive Grundstimmung und hilft dem anderen, Ihre Kritik besser anzunehmen.

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