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Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

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Produktive Mitarbeitergespräche: Inhalte und Vorbereitung

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Von Günter Stein,

itarbeitergespräche sind vertraulich geführte Gespräche, die direkte Vorgesetzte mit ihren Mitarbeitern unter 4 Augen führen. Es geht darum, Leistungen und Verhalten zu beurteilen, Schwächen zu beseitigen und Stärken zu fördern. Für erfolgreiche Mitarbeitergespräche ist es jedoch zwingend notwendig, dass sich beide Seiten gut vorbereiten und offen miteinander reden.

Die Ziele eines Mitarbeitergespräches

Regelmäßige Feedbackgespräche sind ein wesentliches Instrument der modernen Personalführung und gehören mittlerweile zum Standard-Repertoire guter Führungskräfte.

Die Ziele eines Mitarbeitergespräches sind, über

  • Leistungen des Mitarbeiters,
  • die Zusammenarbeit im Team,
  • die gesamte berufliche Situation sowie
  • über neue Zielvereinbarungen

zu sprechen.

Dabei vergleichen beide Seiten ihre Erwartungen mit der aktuellen Ist-Situation. Auch treffen sie Verabredungen darüber, wie die festgestellten Stärken gefördert und die erkannten Schwächen abgebaut werden können.

Die Inhalte des Mitarbeitergespräches

Im Gespräch geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine sachliche Rückmeldung über seine laufende Arbeit, sein Verhalten gegenüber seinen Kollegen und mögliche berufliche Perspektiven. Das hilft nicht nur ihm, auch Sie und Ihr Unternehmen profitieren davon. In dem Feedbackgespräch:

  • benennen und diskutieren Sie die von Ihnen erkannten Stärken und Schwächen Ihres Mitarbeiters,
  • fragen die Arbeitszufriedenheit Ihres Mitarbeiters ab,
  • beurteilen die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Mitarbeiter und seinen Kollegen,
  • thematisieren auch Ihre gemeinsame Zusammenarbeit,
  • benennen Sie die Ziele und Aufgabenschwerpunkte für den kommenden Zeitraum (meist 12 Monate),
  • besprechen mit Ihrem Mitarbeiter seine individuellen fachlichen, beruflichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft,
  • legen Qualifizierungs-, Weiterbildungs- und Fördermaßnahmen fest und
  • halten zum Schluss gemeinsam die Ergebnisse des Jahresgespräches fest.

Die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches

Führen Sie die Feedbackgespräche mit Ihren Mitarbeitern unbedingt regelmäßig. Mindestens einmal im Jahr sollten Sie dazu mit Ihrem Mitarbeiter zusammenkommen. Üblicherweise ergreifen Sie hierfür die Initiative und nennen Ihrem Mitarbeiter 2 bis 3 Wochen vor dem eigentlichen Mitarbeitergespräch einen Terminvorschlag.

Damit das Jahresgespräch nicht zur unproduktiven Belastungsprobe zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter wird, sollten sowohl Sie sich gut auf den Termin vorbereiten, als auch Ihren Mitarbeiter dazu anhalten.

Für die wesentliche Vorbereitung und den Gesprächsablauf sind Sie zuständig:

  • Anstelle Ihres Chefbüros sollten Sie für das Mitarbeitergespräch einen neutralen und vor allem störungsfreien Ort wählen. Hierfür bieten sich z.B. der Konferenz- oder ein Besprechungsraum an. So ist eine ruhige und ungestörte Atmosphäre garantiert. Außerdem sollten Sie und Ihr Mitarbeiter sich als gleichwertige Partner gegenübersitzen.
  • Planen Sie von vornherein ausreichend Zeit für das Gespräch ein. Länger als ein bis 2 Stunden sollte ein Feedbackgespräch allerdings nicht dauern.
  • Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch fair geführt wird und Ihr Mitarbeiter im Gesprächsverlauf ausreichend zu Wort kommt.
  • Mitarbeitergespräche finden unter 4 Augen statt und haben einen vertraulichen Charakter. Sollen Inhalte an 3. Personen (z. B. an die Personalabteilung) weitergegeben werden, sollten Sie Ihrem Mitarbeiter dies zu Beginn des Gespräches mitteilen.

Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter sollten für das Jahresgespräch ein Konzept in Form eines Leitfadens haben. Daraus muss ersichtlich sein, wie das Feedbackgespräch abläuft und was der Inhalt ist. Nur so können Sie sicherstellen, dass der Termin auch mit einem greifbaren Ergebnis abgeschlossen wird. Vermeiden Sie allerdings eine zu starre Vorbereitung, z. B. durch einen zu engen Fragenkatalog. Dies könnte auf Ihren Mitarbeiter zu mechanisch wirken. Lassen Sie genügend Spielraum für spontane Fragen und Aspekte.

Mitarbeitergesprächs-Leitfaden für Mitarbeiter:

  • Rückschau: Was ist gut gelaufen? Was ist schlecht gelaufen?
  • Zielerreichung: Was sind die Ursachen für nicht erreichte Ziele? Waren Dritte involviert?
  • Arbeitszufriedenheit: Was kann der Mitarbeiter verbessern? Was kann der Vorgesetzte verbessern?
  • Zusammenarbeit: Gibt es Probleme mit Kollegen oder Vorgesetzten?
  • Welche Fragen hat Ihr Mitarbeiter an seine Vorgesetzten?
  • Welche Ziele hat der Mitarbeiter für die Zukunft?
  • Weiterbildungsbedarf: Welche Unterstützung wünscht sich der Mitarbeiter vom Unternehmen?
  • Entwicklungsmöglichkeiten: Wo möchte der Mitarbeiter längerfristig in der Firma arbeiten (Position, Abteilung)?

Mitarbeitergesprächs-Leitfaden für Vorgesetzte:

  • Den Termin mit einem Vorlauf von mindestens 2 Wochen vorher absprechen
  • Einen guten Gesprächsstart überlegen
  • Wie passen die erreichten Ziele Ihres Mitarbeiters in das Ergebnis der Abteilung bzw. der Firma?
  • Wie lassen sich Defizite Ihres Mitarbeiters beheben? Mögliche Weiterbildungsmaßnahmen?
  • Wie können Sie Ihren Mitarbeiter bei der Zielerreichung unterstützen?
  • Wie lassen sich Geschäfts- bzw. Abteilungsziele auf Ihren Mitarbeiter herunterbrechen?
  • Welche Ziele möchten Sie für das nächste Jahr vereinbaren?

 

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