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So organisieren Sie Zeit und Aufgaben

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Von Martin Weyde,

Wenn Sie oder Ihre Kollegen Zeit und Aufgaben organisieren, dann haben davon alle unterschiedliche Vorstellungen. Und große Planung ist auch gar nicht immer erforderlich, weil vieles automatisch klappt und termingerecht erledigt wird.

Allerdings kann jeder in Situationen geraten, in denen Aufgaben nicht rechtzeitig zu schaffen sind. Dann müssen entweder andere Kollegen einspringen – das möchten die meisten nicht so gern. Oder aber der betroffene Kollege findet seinen persönlichen Trick.

Um Zeit und Aufgaben zu organisieren, gibt es verschiedene Methoden. Diese bauen zum Teil – ähnlich wie Kampfsportarten – aufeinander auf. Hier sind sechs davon – probieren Sie einfach aus, welche für Sie oder Ihre Kollegen am besten funktionieren.

1. To-Do-Listen: Tun oder Nichttun – das ist hier die Frage

To-Do- oder Not-To-Do-Listen sind der Ursprung vieler Methoden zum Zeitmanagement: Manche kümmern sich am liebsten zunächst um wichtige Dinge – andere sind glücklich, wenn sie erstmal unwichtige in die Tonne treten können. Hier gehts andersrum: Für den Pessimisten ist das Glas halbvoll – für den Optimisten halbleer.

2. Eisenhower: Prinzipien eines Generals

Der US-Präsident war mit To-Do unzufrieden und fand, dass Dinge nicht nur wichtig, sondern auch eilig sein können. Ergibt 4 Stufen von eilig-wichtig bis uneilig-unwichtig. Als Geheimrezept gilt: eilig-unwichtige Dinge delegieren. Schlechte Karten für Selbstständige.

3. ABC: Wirtschaftlich analysieren

Auch eine To-Do-Liste nach dringlich und wichtig von A bis C. Setzt die Prioritäten nach dem Aufwand/Nutzen-Verhältnis: Wenige Aufgaben sorgen für den meisten Nutzen – also diese zuerst erledigen. Als Ideal gilt das Pareto-Verhältnis von 80 Prozent Nutzen zu 20 Prozent Zeitaufwand.

4. ALPEN: Puffer müssen sein

Methoden lassen sich kombinieren – hier die To-Do-Liste und ABC.

  • A: Aufgaben – in To-Do-Liste festhalten
  • L: Länge – Aufgaben realistisch einschätzen
  • P: Puffer – nur die Hälfte der Zeit einplanen
  • E: Entscheidungen – Prioritäten setzen, etwa nach ABC
  • N: Nachkontrolle – To-Do-Liste fortsetzen

5. SMART: Ziel muss stimmen

Smarte Leute können sich selbst motivieren – und sind dadurch erfolgreich.

  • S: spezifisches, eigenes Ziel setzen – damit es passt
  • M: messbares Ziel setzen – damit es überprüfbar ist
  • A: attraktives Ziel setzen – damit es wünschenswert ist
  • R: realistisches Ziel setzen – damit es erreichbar ist
  • T: terminiertes Ziel setzen – damit es erreicht wird

6. GTD – Getting Things Done

Versuchen Sie, Ihren Kopf zu befreien. Hier geht es nicht nur um Ihre Arbeit, und auch nicht um Prioritäten – es geht um alles, was Sie mit sich herumtragen. Nehmen Sie Ihrem Gehirn die unnötige Arbeit ab, ständig alles für Sie vorzumerken – ob wichtig oder unwichtig. Halten Sie alle Vorhaben fest, und organisieren Sie Ihre Erinnerung. GTD ist ein spannendes und vielfältiges System. Denn unser Gehirn ist viel zu schade, um als Wecker benutzt zu werden. Der Computer vermutlich auch, aber der ist – im Gegensatz zum Gehirn – billig und problemlos austauschbar.

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