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Vier wichtige Fragen zur Personalakte – und eine ganz wichtige zur Aufbewahrungsfrist!

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Von Günter Stein,

Ich habe mal gesammelt. Und zwar einige der häufigsten Fragen zur Personalakte. Hier sind die Antworten für Sie – plus ein ganz wichtiger Tipp zum Thema Aufbewahrungsfrist. Doch der Reihe nach:

 

Was tun Sie,

… wenn Ihr Mitarbeiter in die Akte sehen will?

Antwort: Hineingucken lassen. Denn das darf er. So steht es ausdrücklich in § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Beachten Sie hier: Obwohl das Einsichtsrecht im Betriebsverfassungsgesetz verankert ist, gilt es auch für Betriebe, die keinen Betriebsrat haben.
Was auch noch wichtig ist: Möchte einer Ihrer Mitarbeiter sein Einsichtsrecht ausüben, dann müssen Sie ihm die vollständige Akte vorlegen. Sie dürfen also keinerlei Inhalte sperren oder vorher entfernen. Ihr Mitarbeiter hat auch das Recht, sich einzelne Blätter oder auch die ganze Akte zu kopieren. Die Kopien muss der Arbeitnehmer sich allerdings auf seine Kosten machen.
Achtung:
Das Recht, Kopien zu machen, bedeutet nicht, dass er auch ein Recht auf Herausgabe der Personalakte hat. Sie müssen ihm also keineswegs die Akte mit nach Hause geben. Nimmt ein Mitarbeiter ohne Ihr Wissen und unbefugt Einblick in die Personalakte eines Kollegen, dann können Sie diesem Mitarbeiter ordentlich kündigen. Sie müssen ihn vorher auch nicht abmahnen, denn dafür ist der Vertrauensbruch einfach zu groß (ArbG Marburg, 2 Ca 514/93).

… wenn Dritte in die Akte sehen wollen?

Antwort: Sich genau anschauen, wer da hineinschauen möchte. Hinsichtlich des Betriebsrats gilt Folgendes: Bei seiner Einsichtnahme in die Akte kann Ihr Mitarbeiter auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das heißt aber nicht, dass der Betriebsrat ein eigenes Einsichtsrecht hat. Er kann also nicht an Sie herantreten und von sich aus Einsichtnahme in eine Personalakte fordern.
Außerdem: Wird ein Betriebsrat hinzugezogen, dann muss er bezüglich aller ihm bekannt werdenden Personaldaten Stillschweigen bewahren. Eine Ausnahme wird nur dann gemacht, wenn Ihr Arbeitnehmer den Betriebsrat von seiner Verschwiegenheitspflicht entbindet.
Weitere Personen sind beim Einsichtsrecht außen vor. Zugang zur Personalakte haben allenfalls Beschäftigte, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind. Und hier besteht ein Einsichtsrecht dann auch nur insoweit, wie dies zu Zwecken der Personalverwaltung nötig ist.

 

… wenn Sie Vermerke und Erklärungen hinzufügen bzw. aufnehmen müssen?

Dann tun Sie das auch. Ihr Mitarbeiter ist berechtigt, den Inhalt seiner Personalakte zu ergänzen oder eine Richtigstellung beizufügen. Relevant wird dies vor allem bei Ermahnungen und Abmahnungen. Eine entsprechende Gegendarstellung Ihres Arbeitnehmers müssen Sie auch dann in die Personalakte aufnehmen, wenn Sie sie für falsch halten.

… wenn Sie Unterlagen entfernen müssen?

Dies ist etwa der Fall, wenn Sie zu Unrecht eine Abmahnung in die Personalakte aufgenommen haben (ArbG Ulm, 10.3.2006, 7 Ca 348/05; ArbG Bielefeld, 7.3.2006, 2 Ca 3662/05). Neben ungerechtfertigten Abmahnungen kann Ihr Mitarbeiter aber auch die Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte verlangen, die missbilligende Äußerungen darstellen, ohne dass sie die Qualität einer Abmahnung haben. Die Unterlagen müssen dabei aber auch zumindest unrichtige oder unzutreffende Vorwürfe enthalten (LAG Köln, 20.2.2006, 14 (5) Sa 1401/05). Darüber hinaus kann ein Arbeitnehmer auch die Entfernung von solchen Unterlagen aus der Akte verlangen, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten, die seine Rechtsstellung und sein berufliches Fortkommen beeinträchtigen können (BAG, 1 AZR 322/71).

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