Auch wenn Sie als Führungskraft für den Fehler womöglich vor Ihren Vorgesetzten geradestehen müssen: Zügeln Sie Ihr Bedürfnis danach, Frust abzulassen, und konzentrieren Sie sich in erster Linie auf die Fehleranalyse und die Lösung.
Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter ruhig, dass die Situation ernst sei oder Sie betroffen seien. Aber legen Sie den Fokus auf die folgenden Fragen: Wie reduzieren wir die Konsequenzen? Wie vermeiden wir diesen Fehler in Zukunft?
Lassen Sie den Mitarbeiter die folgenden 10 Fragen detailliert und schriftlich beantworten
Gehen Sie anschließend das Ergebnis gemeinsam durch, und legen Sie Maßnahmen und Kontrollen schriftlich fest.
- Wo liegt die Quelle des Fehlers? Wo ist der Anfang der Handlungskette, der letztendlich für den Fehler ursächlich ist?
- Hat der Mitarbeiter den Fehler zum ersten Mal oder bereits vorher schon gemacht?
- Ist dieser Fehler auch schon anderen Mitarbeitern passiert?
- Gibt es in dem Bereich, in dem der Fehler begangen wurde, Qualitätssicherungsmaßnahmen, die Fehler verhindern sollen?
- Wo ist die Lücke in der Qualitätssicherung?
- Gibt es noch weitere Mitarbeiter, die in die Ursachenkette für den Fehler eingebunden sind?
- Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um alle Ursachen für den Fehler auszuschalten?
- Welche Abläufe müssen konkret geändert werden, damit der Fehler in Zukunft ausgeschlossen werden kann?
- Liegen mögliche Fehlerursachen in der Organisationstruktur des Unternehmens, und was muss geändert werden?
- Welche Kontrolle muss eingeschaltet werden, damit alle Maßnahmen zeitnah umgesetzt werden und so schnell wie möglich greifen?
Fazit: Mit diesem Fragenkatalog kann Ihr Mitarbeiter seinem Fehler systematisch auf den Grund gehen und sofort Maßnahmen für eine künftige Fehlervermeidung erarbeiten. Der Vorteil: Sie gehen sofort in die Handlungsoffensive und vergeuden keine Zeit mit Schuldzuweisungen und Rechtfertigungen.
