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Zeitmanagement: Manager verschwenden zu viel Zeit

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Zeitmanagement

Von Günter Stein,

Wie und wo wird in Unternehmen Zeit verschwendet? Proudfoot Consulting fand durch 1.900 Fallstudien und Interviews mit 800 Führungskräften in 19 Ländern heraus, dass Arbeitszeit in erster Linie durch schlechte Organisation verschwendet wird.

In deutschen Unternehmen wurden 2005 32,5 Arbeitstage pro Mitarbeiter verschwendet – mehr als Urlaubstage. Dies ist zwar, wie die Unternehmensberatung Proudfoot Consulting in ihrer jährlichen Produktivitätsstudie herausfand, eine deutliche Verbesserung zum Vorjahr (43 Tage), aber immer noch schlummern in deutschen Unternehmen Produktivitätsreserven, die zu wenig genutzt werden. Auf 20 % schätzen die Berater das Potenzial, das in nicht genutzter Arbeitszeit schlummert.

Aber wie und wo wird in Unternehmen Zeit verschwendet? Proudfoot Consulting fand durch 1.900 Fallstudien und Interviews mit 800 Führungskräften in 19 Ländern heraus, dass Arbeitszeit in erster Linie durch schlechte Organisation verschwendet wird.

Merkmale einer schlechten Organisation sind:

  • Strukturen sind nicht transparent genug.
  • Aufgaben werden unklar umrissen.
  • Doppelarbeiten sind an der Tagesordnung.
  • Chefs delegieren zu wenig an fachkundige Mitarbeiter.
  • Systeme für Verbesserungsvorschläge sind nicht installiert.
  • Die Kommunikation ist nicht effizient.

Zeitmanagement: Produktivitätsfallen Meetings und E-Mails

So stellten die Berater fest, dass Kommunikation in Unternehmen zwar stattfindet, aber wenig effektiv ist. Die größte Zeitverschwendung, so die Proudfoot-Berater, finde in Meetings statt, in denen die falschen Information an die falschen Personen weitergegeben werden und die ohne Ergebnis endeten.

Eine weitere Produktivitätsfalle seien E-Mails. Sie erweckten den Anschein einer Kommunikation, ermöglichten aber keinen Dialog. E-Mails – meist auch noch mit großem Verteiler – seien kommunikative Einbahnstraßen, die Mitarbeiter dazu verleiteten, Verantwortung abzulehnen beziehungsweise gar nicht zu übernehmen.

Produktiver können Unternehmen auch werden, wenn sie ihr Berichtswesen vereinfachen. Hier gilt die Devise: Weniger ist mehr. 2 bis 3 Kennzahlen pro Tag wie Stillstände, Ausschuss und Produktion reichen aus, um den Mitarbeitern in einem Fertigungsbetrieb z. B. vor Augen zu führen, wo es im Augenblick hapert.

Zeitmanagement: Produktivitätsreserven orten

Aber offenbar haben einige Unternehmen die Produktivitätsreserven bereits geortet. So strukturieren Großunternehmen wie Degussa, Daimler-Chrysler oder Intel ihre Verwaltungen um, streichen ganze Hierarchieebenen und Stellen im Management. Damit werden Kommunikations- und Entscheidungswege zwangsläufig kürzer.

Im kontinentalen Vergleich allerdings schneidet Europa – trotz bisher ungenutzter Potenziale – nicht so schlecht ab. Proudfoot Consulting stellte fest, dass in Asien mehr unproduktive Arbeitszeit anfalle als in Europa oder den USA.

Die 15 EU-Staaten seien im Durchschnitt 16-mal so produktiv wie China oder Indien. Das bedeutet allerdings im Umkehrschluss auch, dass in den asiatischen Unternehmen die schlummernden Produktivitätsreserven noch um ein Vielfaches größer sind als in Europa.

Weitere Informationen zum Thema Zeitmanagement und richtige Organisation finden Sie im Beitrag "Entscheidungsfindung".

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