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So formulieren Sie die Bitte um einen Anruf freundlich und professionell

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Von Astrid Engel,

Wenn Sie vergeblich versucht haben, einen Geschäftspartner oder Kunden telefonisch zu erreichen, können Sie ihn per E-Mail bitten, sich bei Ihnen zu melden. Achten Sie aber auch bei einer kurzen Bitte um einen Anruf auf einen freundlichen und kundenorientierten Korrespondenzstil.

 

Vorher: So sollte Ihre Bitte um einen Anruf auf gar keinen Fall aussehen

"Sehr geehrte Frau Wetter,
Sie waren bisher bedauerlicherweise von uns telefonisch nicht zu erreichen.

Setzen Sie sich bitte mit mir unter der oben genannten Rufnummer in Verbindung.

Sie erreichen mich montags bis freitags von 7 bis 17 Uhr.


Mit freundlichen Grüßen

Sigrid Merschmann
Gerd Beimer GmbH"

Warum klingt diese Bitte um einen Anruf so unfreundlich?

Der erste Satz klingt sehr vorwurfsvoll. Stellen Sie sich einmal vor, Sie würden am Telefon so von einem Geschäftspartner angesprochen: "Ich habe den ganzen Vormittag versucht, Sie zu erreichen." Die meisten Menschen reagieren darauf mit: "Das kann überhaupt nicht sein, ich war die ganze Zeit am Platz!"

Die Schreiberin verwendet im zweiten Satz das berühmte Zauberwort. Allerdings ändert das "bitte" nichts daran, dass es sich um einen Imperativ (Befehl) handelt.

"Unter der oben genannten Rufnummer" - da muss der Empfänger die Telefonnummer erst noch suchen, bevor er anrufen kann. Immerhin wurde "oben genannt" nicht abgekürzt als "o. g.", aber das macht es auch nicht besser.

"In Verbindung setzen" - hört sich an, als wäre es in der heutigen Zeit schwierig, miteinander in Kontakt zu treten. Dabei ruft man einfach an oder schickt eine E-Mail. Also: "Rufen Sie mich an."

Nachher: So wirkt die Bitte um einen Anruf freundlich und modern

Sehr geehrte Frau Wetter,
ich hatte heute leider kein Glück, als ich versuchte, Sie telefonisch zu erreichen.

Da ich noch einige Details mit Ihnen besprechen möchte, seien Sie doch bitte so nett und rufen Sie mich an unter: 0521 995-332.

Sie erreichen mich heute bis 17 Uhr und morgen früh wieder ab 8 Uhr.


Mit freundlichen Grüßen

Gerd Beimer GmbH
Sigrid Merschmann

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