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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wie formuliere ich taktvolle Absagen auf Einladungen?

 
Urheber: Drazen | Fotolia.de

Von Astrid Engel,

Sie bekommen eine Einladung, die Sie leider nicht annehmen können? Insbesondere bei Einladungen von treuen Kunden, langjährigen Geschäftspartnern oder von ganz besonderen Anlässen, ist es nicht leicht, eine Absage zu formulieren. Denn niemand wird gerne mit einer Absage konfrontiert. Die Folge: Ihr Gegenüber ist gekränkt. Erfahren Sie daher im folgenden Artikel, wie Sie taktvolle Absagen formulieren, die keine Verärgerung hervorrufen.

So formulieren Sie eine taktvolle Absage auf eine Einladung

Frage: Ich habe immer das Problem, dass ich nicht weiß, wie ich Absagen auf Einladungen abwechslungsreich und taktvoll formulieren soll.

  • "Wegen eines zwingenden Termins kann ich der Einladung leider nicht folgen ..."
  •  "Leider werde ich an der Feier nicht teilnehmen können ..."

oder gibt es da nicht auch was mit Pfiff?

Erfolgsfaktor einer taktvollen Absage: Zeigen Sie Bedauern, dass Sie die Einladung nicht annehmen können

Manchmal sind es gerade die Dreizeiler, die uns Kopfzerbrechen bereiten. Vor allem, wenn es um Absagen auf Einladungen geht. Niemand wird gern mit einer Absage konfrontiert.

Deswegen sollten Sie gerade bei persönlichen Anfragen und Einladungen im kleineren Kreis Ihr Bedauern zeigen:

  • "Ich hätte gern geholfen."
  • "Ich wäre gern mit dabei."

Überlegen Sie, ob Sie eine Alternative anbieten können, um Ihr Interesse glaubhaft zu machen, etwa:

  • "Ich kann Sie zwar nicht beim Workshop unterstützen, doch wie wäre es, wenn ich beim Vorbereiten helfe?"

4  Mustertexte für höfliche Absagen auf Einladungen

1. Ich habe mich sehr über Ihre Einladung gefreut. Bitte seien Sie nicht böse, aber ich kann leider nicht kommen. Ausgerechnet am ... habe ich einen wichtigen Termin, der sich nicht verschieben lässt ...

2. Gern wäre ich gekommen, doch im Augenblick gibt es so viel zu tun, dass ich die Firma unmöglich allein lassen kann. Darum klappt es dieses Mal leider nicht. Beim nächsten Mal wäre ich gern wieder dabei.

3. Vielen Dank für Ihre Einladung. Ich hätte mich nicht nur gefreut, Sie einmal persönlich zu treffen, es gibt auch einige Detailfragen zur letzten Sitzung, die ich gern mit Ihnen geklärt hätte. Leider fesselt mich ein kurzer Krankenhausaufenthalt ans Bett, sodass ich Ihre Einladung absagen muss. Aber aufgeschoben ist nicht aufgehoben; ich melde mich, sobald mein Arzt mir "grünes Licht" gibt und das Geschäftsleben mich zurück hat ...

4. Auf ein gemeinsames Treffen mit Ihnen hatte ich mich besonders gefreut. Daraus wird leider nichts. Ich mache mich bestimmt sehr unbeliebt, aber ich werde Sie versetzen müssen. Mir ist ein wichtiger Geschäftstermin dazwischengekommen ...

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