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Endlich nicht mehr "selbst und ständig" arbeiten

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Von Astrid Engel,

Haben Sie manchmal den Eindruck, dass Sie zu viele Aufgaben selbst und "auf die Schnelle" angehen, statt sie zu delegieren? Damit befinden Sie sich in guter Gesellschaft mit vielen Unternehmern.

So klappt das Delegieren auch bei Ihnen 

Aber ebenso wie diese bringen Sie sich um die Möglichkeit, sich intensiv um die Entwicklung Ihres Betriebs zu kümmern. Sie sollten - wenn irgendwie möglich - nur solche Aufgaben selbst erledigen, die Ihren Betrieb wirklich voranbringen. Dazu gehört z. B., dass Sie sich persönlich um die betriebswirtschaftliche Planung sowie die Gewinnung neuer Kunden und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen kümmern. Auch Beschwerden von Kunden sollten Sie selbst bearbeiten, um daraus zu lernen.

Wenn es dagegen um Routinearbeiten geht, etwa die Bestellung von Büro- oder Verbrauchsmaterialien, Belegerfassung, Posteingang oder Terminvereinbarungen, müssen Sie nicht zwingend selbst aktiv werden. Haben Sie wenig Zeit, dann überlassen Sie diese Aufgaben einem Mitarbeiter, einer 400-Euro-Kraft oder Ihrem Steuerberater. 

So entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie delegieren können 

Erstellen Sie zuerst eine Übersicht mit allen Arbeiten, die Sie aktuell ausführen. Falls Ihnen nicht sofort alles einfällt, nehmen Sie die Liste für einige Zeit mit an Ihren Arbeitsplatz, und ergänzen Sie sie dort fortlaufend.

Ist die Liste vollständig, werten Sie sie aus. Stellen Sie sich zu jeder Tätigkeit 2 Fragen: 

  1. Hilft mir die Erledigung dieser Aufgabe unmittelbar, meinen Erfolg (Gewinn) zu sichern und zu steigern?
  2. Muss ich diese Aufgabe unbedingt selbst übernehmen, oder könnte das jemand anders genauso gut tun?

Beantworten Sie eine oder beide Fragen mit ja, sollten Sie die Arbeit selbst übernehmen. Treffen beide Aussagen nicht zu, übertragen Sie die entsprechende Arbeit an jemand anders.

Aufgaben im Zweifel zerlegen 

Es gibt Aufgaben, bei denen die Beantwortung der beiden Fragen vom Einzelfall abhängt. Dann machen Sie 2 oder mehrere Aufgaben daraus, um die Frage nach der Delegation sicher zu entscheiden.

Beispiel: Kleinere Reparaturen können Sie an einen Mitarbeiter delegieren, größere Reparaturen oder solche bei wichtigen Kunden wollen Sie nach wie vor selbst ausführen. 

So delegieren Sie richtig 

Geben Sie Aufgaben, die Sie delegieren wollen, in vollem Umfang ab! Es bringt nichts, sie doch wieder selbst zu erledigen, wenn Sie "Luft" dafür haben. Diese "Luft" wollen Sie ja gerade für Wichtigeres verwenden.

Wenn Sie den Überblick über alle abzugebenden Aufgaben haben, entscheiden Sie:

  • Lohnt es sich, dafür eine Aushilfe oder einen Mitarbeiter einzustellen? Das hat neben dem Lohn dann auch Lohnnebenkosten und Arbeitgeberpflichten zur Folge - kalkulieren Sie das mit ein!
  • Oder können Sie sich andere Selbstständige ins Boot holen, die auf Rechnung für Sie tätig werden - z. B. einen Steuerberater, einen Büro-Service und/oder einen Werbeprofi? Das ist die flexiblere Lösung, die vor allem bei solchen Aufgaben die bessere ist, die größeres Fachwissen erfordern (was günstige Aushilfen nämlich nicht mitbringen). 

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Worauf es noch ankommt 

Achten Sie beim Delegieren selbst vor allem auf folgende Punkte: 

  • Erklären Sie genau, was getan werden soll und wie Sie sich die Ausführung wünschen (z. B.: Briefe und E-Mails sollen geöffnet und gelesen werden. Geht es um Termine, sind diese in Ihren elektronischen Terminkalender einzutragen. Müssen Sie etwas veranlassen, ist Ihnen der Brief vorzulegen - mit Markierung der wichtigsten Passage - bzw. die E-Mail mit einem Kurzkommentar dazu weiterzuleiten.).
  • Bieten Sie in der Einarbeitungsphase Ihre Unterstützung an. Achten Sie aber darauf, dass Sie im Laufe der Zeit "loslassen" und die volle Verantwortung für die Aufgabe übertragen.
  • Kontrollieren Sie die Ergebnisse. Loben Sie gute Arbeit, das ist die beste Motivation. Probleme sollten Sie direkt ansprechen und dann gemeinsam nach einer Lösung suchen. Auch das dient dazu, die Motivation zu erhalten.

 

 

 

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